Har du noen gang registrert hvor mange ubesvarte anrop salongen eller spaet ditt får på en travel lørdag?
Jeg snakker med mange bedriftseiere i skjønnhetsbransjen. De fleste er utslitte. De leder stylister, bestiller varer, håndterer klager og prøver på en eller annen måte å drive en lønnsom virksomhet. Men det som virkelig holder dem våkne om natten? Instagram-meldingene (DM) klokken 23:00 som spør: "Har dere noe ledig i morgen?"
Hvis du ikke svarer umiddelbart, går den kunden til salongen nede i gaten. Hvis du svarer, jobber du gratis i pysjamasen og fungerer som en menneskelig telefonsvarer.
Det er her transformasjonen begynner. Hvis du vil vite om de beste AI-verktøyene for bedrifter i skjønnhetsbransjen, trenger du ikke å se etter robotarmer som klipper hår, eller merkelige virtual reality-speil. Du må se rett på resepsjonen din.
Resepsjonen er selve hjertet i inntektsstrømmen din, men å drive den på den gammeldagse måten – med et menneske som febrilsk skriver inn i et bestillingssystem mens en kunde står og venter på å betale – er å tape penger. Det er på tide å omstrukturere. La oss se på hvordan du kan bygge en AI-drevet resepsjon som jobber 24/7, aldri dobbeltbooker, og som koster en brøkdel av ditt nåværende oppsett.
Hvorfor resepsjonen din taper penger
Før vi ser på verktøyene, vil jeg at du stiller deg selv et spørsmål: Hvis AI kunne håndtere hver eneste bestilling, avbestilling og enkle spørsmål i morgen, ville du fortsatt betalt et menneske for å gjøre det?
Mange salongeiere forteller meg at de trenger en menneskelig resepsjonist for det "personlige preget". Jeg forstår det instinktet. Men la oss være ærlige om hva en resepsjonist faktisk bruker 80 % av arbeidsdagen sin på:
- Svare i telefonen for å si: "Nei, Kelly har ingen ledige timer klokken 14:00."
- Manuelt flytte på avtaler når noen er forsinket.
- Ta imot kredittkortdetaljer over telefonen.
- Svare på nøyaktig de samme spørsmålene om parkering og priser på Instagram.
Det er ikke et "personlig preg". Det er dataregistrering. Et genuint personlig preg er å hilse på kunden ved navn, tilby dem en kaffe og få dem til å føle seg bortskjemt. AI kan ikke gi noen en cappuccino. Men AI kan håndtere dataregistreringen, noe som frigjør tid for de ansatte slik at de faktisk kan se kundene inn i øynene.
Strategien: Beste AI-verktøy for skjønnhetsbransjen
Her er nøyaktig hvordan du kan erstatte utdaterte resepsjonsrutiner med AI, brutt ned etter funksjon.
1. Den døgnåpne AI-taleagenten (håndtering av anrop og bestillinger)
Vi har nå kommet til et punkt der AI kan svare på telefonen din, snakke med en naturlig, menneskelig stemme, forstå komplekse forespørsler og registrere avtalen direkte i kalenderen din.
Forestill deg en kunde som ringer klokken 07:00 på en søndag. I stedet for å komme til telefonsvareren, hører de: "Hei, takk for at du ringer The Studio. Jeg er Penny, den virtuelle assistenten. Hvordan kan jeg hjelpe deg i dag?" "Hei, jeg trenger å farge etterveksten hos Sarah en gang i neste uke etter klokken 17:00." "La meg sjekke kalenderen til Sarah. Hun har en ledig time på torsdag klokken 17:30, eller fredag klokken 18:00. Passer noen av disse for deg?"
Verktøyene du kan bruke:
- TrueLark: Dette er en bransjespesifikk tungvekter. Den håndterer ubesvarte anrop via tekstmelding og tale, integreres sømløst med de største bestillingssystemene (som Mindbody, Phorest og Zenoti), og fanger opp inntekter du ellers ville ha tapt til telefonsvareren.
- Bland AI / Vapi: Hvis du vil bygge en skreddersydd taleagent fra bunnen av, lar disse plattformene deg lage utrolig realistisk tale-AI som kobles direkte til ditt CRM-system. Det er billigere per minutt, selv om det krever litt mer teknisk oppsett.
Innsidetips: Før du kobler en AI-agent til et rotete og dyrt programvaresystem, bør du sjekke ut vår komplette guide om evaluering av programvarekostnader for skjønnhet og personlig pleie. Forsikre deg om at kjernebestillingssystemet ditt faktisk rettferdiggjør den månedlige avgiften.
2. Omnikanal-håndtering for tekst og DM
Kundene ringer ikke bare lenger. De sender deg meldinger på Instagram, Facebook, WhatsApp og Google Min bedrift. Å sjekke fem forskjellige innbokser er et massivt sluk av tid.
AI kan samle disse innboksene og automatisk svare på rutinespørsmål. Hvis noen spør: "Hvor mye koster en balayage?", leser AI-en i prislisten din og svarer umiddelbart. Hvis de sier: "Bestill en time til meg", sender AI-en dem en direkte bestillingslenke.
Verktøyene du kan bruke:
- GlossGenius: Hvis du er en mindre salong eller uavhengig leietaker av salongplass, bygger GlossGenius inn fremragende AI-funksjoner direkte i plattformen sin. Dette håndterer automatisert tekstmarkedsføring og kundekommunikasjon helt uanstrengt.
- ManyChat + ChatGPT: For de mer avanserte markedsførerne vil det å koble ManyChat til Instagram-innboksen (DM) og bruke en AI-integrasjon bety at du kan fullautomatisere avtaletraktene dine i sosiale medier.
3. Automatisk kundeoppfølging og "Vinn-tilbake"-kampanjer
Du vet den kunden som kom inn for en klipp, elsket det, sa de skulle bestille ny time, og deretter... forsvant? En menneskelig resepsjonist har sjelden tid til å manuelt gjennomgå databasen og følge opp personer som ikke har vært innom på 8 uker. AI har tid.
Verktøyene du kan bruke:
- Phorest: Deres "Client Reconnect"-funksjon bruker maskinlæring til å forstå individuelle kunders bestillingsmønstre. Hvis Jane vanligvis får fikset neglene sine hver 3. uke, og det har gått 4 uker, sender systemet automatisk en hyggelig, personlig tekstmelding som oppfordrer henne til å bestille time. Ingen menneskelig inngripen kreves.
4. Prediktiv lagerstyring
Å gå tom for fargeutvikler på en fredag ettermiddag er et mareritt. Å overbestille sjampo for videresalg som bare samler støv på hyllen, er bortkastede penger.
AI kan analysere dine kommende bestillinger, ta hensyn til historisk forbruk og fortelle deg nøyaktig hva du trenger å bestille denne uken.
Verktøyene du kan bruke:
- SalonIQ / Vish: Vish fokuserer spesifikt på fargehåndtering. Systemet bruker data til å spore nøyaktig hvor mye farge som blandes kontra hva som brukes, noe som reduserer svinn dramatisk. Det integreres også med resepsjonsprogramvaren for å sikre at ekstra produktbruk automatisk legges til på kundens regning. Det er slutt på at stylister "glemmer" å ta betalt for den ekstra bollen med blekemiddel.
Den skjulte fellen: Foreldet programvare og betalinger
Etter hvert som du begynner å automatisere resepsjonen din, vil du sannsynligvis innse at den nåværende bestillingsprogramvaren din tar premium-priser for funksjoner AI nå kan gjøre for småpenger.
Videre, når du bytter til en automatisert, nettbasert bestillingsmodell (der AI sender betalingslenker eller tar imot depositum via tekstmelding), vil volumet av betalingstransaksjoner endre seg. Ikke la utdaterte innløsergebyrer spise opp marginene du nettopp skapte ved å spare på administrative oppgaver.
Jeg anbefaler på det sterkeste at du gjennomgår dine kostnader for betalingsbehandling i forbindelse med enhver AI-transformasjon. En forskjell på 1 % i transaksjonsgebyrer kan tilsvare tusenvis av pund eller dollar i året.
(For et bredere perspektiv på hvor du kan kutte overflødige driftskostnader i denne sektoren, les vår komplette spareguide for skjønnhet og personlig pleie.)
Din 30-dagers transformasjonsplan for resepsjonen
Ikke prøv å endre alt i morgen. Det er en oppskrift på panikk blant de ansatte og forvirring blant kundene. Tilnærm deg heller dette som en strateg:
Uke 1: Gjennomgå dine tapte muligheter. Registrer nøyaktig hvor mange anrop som går til telefonsvarer, eller hvor mange DM-er som står ubesvart i mer enn 2 timer. Beregn den gjennomsnittlige salgssummen per kunde. Multipliser det med antall tapte muligheter. Det er ditt "AI-budsjett".
Uke 2: Automatiser DM-ene først. Sett opp et AI-autosvar for Instagram og Facebook som besvarer grunnleggende, ofte stilte spørsmål (FAQ), og som gir en direkte lenke for bestilling. Dette innebærer lav risiko og er svært effektivt.
Uke 3: Implementer automatisk SMS ved ubesvarte anrop. Før du går over til full "Tale-AI", bruk et verktøy som umiddelbart sender en tekstmelding til kunden hvis du ikke får svart på anropet: "Hei, dette er The Studio! Vi er opptatt med en kunde akkurat nå. Hvordan kan vi hjelpe deg? [Lenke til bestilling]"
Uke 4: Introduser AI-taleagenten. Når du føler deg komfortabel med det, kan du ta i bruk en AI-resepsjonist til å håndtere overskuddsanrop i travle perioder. Overvåk utskriftene av samtalene. Se hvor lett kundene tilpasser seg det å bestille hos en smart taleagent.
Konklusjon
Skjønnhetsbransjen er bygget på å få folk til å føle seg fantastiske. Hver time du eller teamet ditt bruker på manuell dataregistrering, å ringe frem og tilbake til kunder for å få tak i dem, eller å telle esker med hårfarge, er en time stjålet fra kundeopplevelsen.
Bedriftseierne som omfavner disse verktøyene mister ikke sitt "personlige preg". De bruker AI til å håndtere det robotaktige arbeidet, slik at menneskene endelig kan gå tilbake til å være mennesker.
Hvilken resepsjonsoppgave hater du aller mest å gjøre? Start med å automatisere akkurat den i morgen. La AI ta over vakten.