Ha mai monitorato quante chiamate perse riceve il Suo salone o la Sua spa in un sabato di grande affluenza?
Parlo con molti titolari di aziende nel settore della bellezza. Per lo più, sono esausti. Gestiscono gli stilisti, ordinano le scorte, si occupano dei reclami e, in qualche modo, cercano di mandare avanti un'attività redditizia. Ma qual è la cosa che davvero toglie loro il sonno? I messaggi diretti su Instagram alle 23:00 che chiedono: "Avete disponibilità per domani?"
Se non risponde immediatamente, quel cliente andrà nel salone in fondo alla strada. Se risponde, sta lavorando gratis in pigiama, comportandosi come una segreteria telefonica umana.
È qui che inizia la trasformazione. Se desidera conoscere i migliori strumenti di intelligenza artificiale per il settore della bellezza, non ha bisogno di guardare a bracci robotici per il taglio dei capelli o a strani specchi in realtà virtuale. Deve guardare direttamente alla Sua reception.
La reception è il cuore pulsante delle Sue entrate, ma gestirla alla vecchia maniera — con un essere umano che digita freneticamente in un sistema di prenotazione mentre un cliente aspetta in piedi di pagare — fa perdere denaro. È tempo di ristrutturare. Vediamo come creare una reception basata innanzitutto sull'intelligenza artificiale (AI-first), che funzioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7, che non registri mai doppie prenotazioni e che costi una frazione della Sua attuale configurazione.
Perché la Sua reception sta perdendo denaro
Prima di esaminare gli strumenti, vorrei che si ponesse una domanda: Se da domani l'IA potesse gestire ogni prenotazione, cancellazione e domanda di base, pagherebbe ancora un essere umano per farlo?
Molti titolari di saloni mi dicono di aver bisogno di un addetto alla reception umano per il "tocco personale". Comprendo questo istinto. Ma siamo onesti su ciò che un addetto alla reception fa effettivamente per l'80% della sua giornata:
- Rispondere al telefono per dire: "No, Kelly non ha disponibilità alle 14:00."
- Spostare manualmente gli appuntamenti quando qualcuno è in ritardo.
- Prendere i dati della carta di credito al telefono.
- Rispondere esattamente alle stesse domande sul parcheggio e sui prezzi su Instagram.
Questo non è un "tocco personale". Questo è inserimento dati. Il vero tocco personale è salutare un cliente per nome, offrirgli un caffè e farlo sentire coccolato. L'IA non può servire un cappuccino a nessuno. Ma l'IA può gestire l'inserimento dei dati, liberando il Suo personale affinché possa guardare i clienti negli occhi.
Il piano d'azione: i migliori strumenti di IA per il settore della bellezza
Ecco esattamente come può sostituire le operazioni obsolete della Sua reception con l'IA, suddivise per funzione.
1. L'agente vocale IA 24/7 (Gestione chiamate e prenotazioni)
Siamo ormai giunti al punto in cui l'IA può rispondere al telefono, parlare con una voce umana dal suono naturale, comprendere richieste complesse e inserire l'appuntamento direttamente nel calendario.
Immagini un cliente che chiama alle 7:00 del mattino di domenica. Invece di far scattare la segreteria telefonica, sente: "Salve, grazie per aver chiamato The Studio. Sono Penny, l'assistente virtuale. Come posso aiutarla oggi?" "Salve, avrei bisogno di un ritocco alle radici con Sarah la prossima settimana dopo le 17:00." "Controllo subito il calendario di Sarah. Ha una disponibilità giovedì alle 17:30 o venerdì alle 18:00. Le andrebbe bene uno di questi orari?"
Gli strumenti da utilizzare:
- TrueLark: Si tratta di un colosso specifico del settore. Gestisce le chiamate perse tramite messaggi di testo e voce, si integra perfettamente con i principali software di prenotazione (come Mindbody, Phorest e Zenoti) e recupera entrate che altrimenti avrebbe perso a causa della segreteria telefonica.
- Bland AI / Vapi: Se desidera creare un agente vocale personalizzato da zero, queste piattaforme consentono di creare un'IA vocale incredibilmente realistica che si collega direttamente al Suo CRM. È più economica al minuto, anche se richiede una configurazione tecnica leggermente maggiore.
Il consiglio dell'esperto: Prima di agganciare un agente IA a un sistema software disordinato e costoso, consulti la nostra guida completa sulla valutazione dei costi del software per la bellezza e la cura della persona. Si assicuri che il Suo motore di prenotazione principale giustifichi effettivamente il suo canone mensile.
2. Il gestore omnicanale per testi e DM
I clienti non si limitano più a chiamare. Le inviano messaggi su Instagram, Facebook, WhatsApp e Google My Business. Controllare cinque caselle di posta diverse è un enorme dispendio di tempo.
L'IA può unificare queste caselle di posta e rispondere automaticamente alle domande di routine. Se qualcuno chiede: "Quanto costa un balayage?", l'IA legge il Suo listino prezzi e risponde all'istante. Se dicono: "Vorrei prenotare", l'IA invia loro un link diretto per la prenotazione.
Gli strumenti da utilizzare:
- GlossGenius: Se possiede un piccolo salone o uno studio indipendente, GlossGenius sta integrando eccellenti funzionalità di IA direttamente nella propria piattaforma, gestendo il marketing automatizzato tramite messaggi e la comunicazione con i clienti in modo fluido.
- ManyChat + ChatGPT: Per gli esperti di marketing più avanzati, collegare ManyChat ai messaggi diretti (DM) di Instagram e utilizzare un'integrazione IA significa poter automatizzare completamente i funnel di appuntamento sui social media.
3. Follow-up automatici e "Win-Back" dei clienti
Ha presente quel cliente che è venuto per un taglio, ne è rimasto entusiasta, ha detto che avrebbe prenotato di nuovo e poi... è sparito? Un addetto alla reception umano raramente ha il tempo di controllare manualmente il database e fare follow-up con le persone che non si fanno vedere da 8 settimane. L'IA sì.
Gli strumenti da utilizzare:
- Phorest: La sua funzione "Client Reconnect" utilizza il machine learning per comprendere i modelli di prenotazione dei singoli clienti. Se di solito Jane fa la manicure ogni 3 settimane, e ne sono passate 4, il sistema invia automaticamente a Jane un messaggio caloroso e personalizzato invitandola a prenotare. Nessun intervento umano richiesto.
4. Gestione predittiva dell'inventario
Rimanere senza ossigeno un venerdì pomeriggio è un incubo. Ordinare troppo shampoo da rivendita che poi prende polvere sugli scaffali è uno spreco di denaro.
L'IA può analizzare le Sue prenotazioni future, prendere in considerazione il consumo storico e dirLe esattamente cosa è necessario ordinare questa settimana.
Gli strumenti da utilizzare:
- SalonIQ / Vish: Vish si concentra specificamente sulla gestione del colore. Utilizza i dati per tracciare esattamente quanto colore viene miscelato rispetto a quello utilizzato, riducendo drasticamente gli sprechi e integrandolo con il software della reception per garantire che l'utilizzo di prodotto extra venga automaticamente aggiunto al conto del cliente. Mai più stilisti che "dimenticano" di far pagare quella ciotola extra di decolorante.
La trappola nascosta: software obsoleto e pagamenti
Iniziando ad automatizzare la Sua reception, probabilmente si renderà conto che l'attuale software di prenotazione Le addebita tariffe premium per funzionalità che l'IA oggi può svolgere per pochi centesimi.
Inoltre, passando a un modello di prenotazione automatizzato e incentrato sull'online (in cui l'IA invia link di pagamento o preleva caparre tramite SMS), il volume di elaborazione dei pagamenti cambierà. Non permetta che commissioni di merchant obsolete erodano i margini appena creati risparmiando sul lavoro amministrativo.
Consiglio vivamente di rivedere i costi di elaborazione dei pagamenti parallelamente a qualsiasi trasformazione guidata dall'IA. Una differenza dell'1% nelle commissioni di transazione può equivalere a migliaia di sterline o dollari all'anno.
(Per una visione più ampia su dove sia possibile ridurre gli sprechi operativi in questo settore, legga la nostra guida completa ai risparmi per la bellezza e la cura della persona.)
Il Suo piano di trasformazione della reception in 30 giorni
Non cerchi di cambiare tutto domani. Sarebbe la ricetta perfetta per scatenare il panico tra il personale e la confusione tra i clienti. Affronti invece la situazione come uno stratega:
Settimana 1: Verifichi le Sue opportunità perse. Tracci esattamente quante chiamate finiscono in segreteria o quanti messaggi diretti rimangono senza risposta per più di 2 ore. Calcoli il prezzo medio di uno scontrino. Lo moltiplichi per le opportunità perse. Quello è il Suo "budget per l'IA".
Settimana 2: Automatizzi prima i DM. Imposti un risponditore automatico basato sull'IA per Instagram e Facebook che risponda alle domande frequenti di base e fornisca un link diretto per la prenotazione. Questa soluzione è a basso rischio e altamente efficace.
Settimana 3: Implementi la risposta via SMS alle chiamate perse. Prima di passare a un'IA completamente vocale, utilizzi uno strumento che invii immediatamente un messaggio di testo al cliente in caso di chiamata persa: "Salve, qui è The Studio! Al momento siamo impegnati con un cliente. Come possiamo aiutarla? [Link per prenotare]"
Settimana 4: Introduca l'agente vocale IA. Una volta acquisita familiarità, inserisca un addetto alla reception IA per gestire le chiamate in eccesso durante i periodi di punta. Monitori le trascrizioni. Osservi con quanta facilità i clienti si adattano a prenotare con un agente intelligente.
In conclusione
Il settore della bellezza si basa sul far sentire le persone incredibilmente bene. Ogni ora che Lei o il Suo team trascorrete inserendo manualmente dati, rincorrendovi al telefono o contando scatole di tinture per capelli è un'ora rubata all'esperienza del cliente.
I titolari d'azienda che adottano questi strumenti non perdono il loro "tocco personale". Utilizzano l'IA per gestire il lavoro robotico, in modo che i loro dipendenti possano finalmente tornare a essere umani.
Qual è l'attività di reception che odia di più fare? Inizi ad automatizzarla domani. Lasci che sia l'IA a fare il turno.