Yoğun bir Cumartesi günü salonunuzun veya spanızın kaç cevapsız çağrı aldığını hiç takip ettiniz mi?
Güzellik sektöründeki pek çok işletme sahibiyle konuşuyorum. Çoğunlukla tükenmiş durumdalar. Stilistleri yönetiyor, stok siparişi veriyor, şikayetlerle ilgileniyor ve bir şekilde kârlı bir işletme yürütmeye çalışıyorlar. Ancak onları asıl uykusuz bırakan şey nedir? Gece saat 11:00'de Instagram üzerinden gelen "Yarına boş yeriniz var mı?" mesajlarıdır.
Eğer hemen cevap vermezseniz, o müşteri sokağın aşağısındaki başka bir salona gider. Eğer cevap verirseniz, pijamalarınızın içinde ücretsiz olarak çalışır ve canlı bir telesekreter görevi görürsünüz.
İşte dönüşüm tam da burada başlıyor. Eğer güzellik sektörü işletmeleri için en iyi yapay zeka araçlarını bilmek istiyorsanız, robotik saç kesme kollarına veya tuhaf sanal gerçeklik aynalarına bakmanıza gerek yok. Doğrudan resepsiyonunuza bakmalısınız.
Resepsiyonunuz gelirinizin kalbidir; ancak burayı eski usullerle—bir müşteri ödeme yapmak için beklerken rezervasyon sistemine telaşla veri giren bir insanla—yönetmek para kaybettirir. Artık yeniden yapılanma zamanı. Gelin; 7/24 çalışan, asla çifte rezervasyon yapmayan ve mevcut düzeninizin çok küçük bir maliyetine denk gelen, yapay zeka odaklı bir resepsiyonun nasıl kurulacağına bir göz atalım.
Resepsiyonunuz Neden Para Kaybettiriyor?
Araçlara geçmeden önce kendinize şu soruyu sormanızı istiyorum: Eğer yapay zeka yarından itibaren her bir rezervasyonu, iptali ve temel soruyu halledebilseydi, yine de bu işi yapması için bir insana ödeme yapar mıydınız?
Pek çok salon sahibi, "kişisel dokunuş" için insan bir resepsiyoniste ihtiyaç duyduklarını söylüyor. Bu içgüdüyü anlıyorum. Ancak bir resepsiyonistin gününün %80'ini aslında ne yaparak geçirdiği konusunda dürüst olalım:
- Telefona cevap verip "Hayır, Kelly'nin saat 14:00'te boş yeri yok," demek.
- Biri geç kaldığında randevuları manuel olarak kaydırmak.
- Telefonda kredi kartı bilgilerini almak.
- Instagram'da otopark ve fiyatlandırma ile ilgili tamamen aynı soruları yanıtlamak.
Bu "kişisel dokunuş" değildir. Bu veri girişidir. Gerçek kişisel dokunuş, bir müşteriyi ismiyle karşılamak, ona bir kahve ikram etmek ve kendini şımartılmış hissetmesini sağlamaktır. Yapay zeka birine cappuccino ikram edemez. Ancak yapay zeka veri girişini halledebilir ve böylece personelinizin müşterilerinizin gözünün içine bakabilmesi için zaman yaratır.
Strateji Rehberi: Güzellik Sektörü İçin En İyi Yapay Zeka Araçları
İşte çağdışı kalmış resepsiyon operasyonlarınızı işlevlerine göre ayrılmış şekilde yapay zeka ile tam olarak nasıl değiştirebileceğiniz.
1. 7/24 Yapay Zeka Sesli Asistanı (Çağrıları ve Rezervasyonları Yönetmek)
Artık yapay zekanın telefonunuza cevap verebildiği, kulağa doğal gelen bir insan sesiyle konuşabildiği, karmaşık talepleri anlayabildiği ve randevuyu doğrudan takviminize yazabildiği bir noktadayız.
Bir müşterinin Pazar sabahı saat 07:00'de aradığını hayal edin. Telesekretere bağlanmak yerine şunu duyarlar: "Merhaba, The Studio'yu aradığınız için teşekkürler. Ben sanal asistan Penny. Bugün size nasıl yardımcı olabilirim?" "Merhaba, önümüzdeki hafta saat 17:00'den sonra Sarah'dan dip boyası için bir randevu almam gerekiyor." "Hemen Sarah'nın takvimini kontrol edeyim. Perşembe saat 17:30'da veya Cuma saat 18:00'de boşluğu var. Bunlardan herhangi biri sizin için uygun mu?"
Kullanılabilecek Araçlar:
- TrueLark: Sektöre özel, oldukça güçlü bir araçtır. Cevapsız çağrıları mesaj ve sesli yanıt yoluyla yönetir, büyük rezervasyon yazılımlarıyla (Mindbody, Phorest ve Zenoti gibi) sorunsuz bir şekilde entegre olur ve aksi takdirde telesekreter yüzünden kaybedeceğiniz geliri yakalar.
- Bland AI / Vapi: Eğer sıfırdan özel bir sesli asistan oluşturmak istiyorsanız, bu platformlar doğrudan CRM'inize bağlanan inanılmaz derecede gerçekçi bir sesli yapay zeka yaratmanıza olanak tanır. Dakika başına daha ucuzdur, ancak biraz daha teknik kurulum gerektirir.
İçeriden İpucu: Bir yapay zeka asistanını karmaşık ve pahalı bir yazılım sistemine monte etmeden önce, güzellik ve kişisel bakım yazılım maliyetlerinizi değerlendirme üzerine hazırladığımız kapsamlı rehberimize göz atın. Temel rezervasyon motorunuzun aylık ücretini gerçekten hak ettiğinden emin olun.
2. Çok Kanallı (Omnichannel) Mesaj ve DM Yöneticisi
Müşteriler artık sadece aramıyor. Size Instagram, Facebook, WhatsApp ve Google My Business üzerinden de mesaj gönderiyorlar. Beş farklı gelen kutusunu kontrol etmek, zamanınızı devasa ölçüde tüketir.
Yapay zeka bu gelen kutularını birleştirebilir ve rutin sorulara otomatik olarak yanıt verebilir. Biri "Balyaj ne kadar?" diye sorarsa, yapay zeka fiyatlandırma belgenizi okur ve anında yanıt verir. "Bana randevu al" derlerse, yapay zeka onlara doğrudan bir rezervasyon bağlantısı gönderir.
Kullanılabilecek Araçlar:
- GlossGenius: Eğer daha küçük bir salonsanız veya bağımsız bir stüdyo sahibiyseniz, GlossGenius doğrudan platformlarına entegre ettiği mükemmel yapay zeka özellikleriyle otomatik mesaj pazarlamasını ve müşteri iletişimini zahmetsizce yönetir.
- ManyChat + ChatGPT: Daha ileri düzey pazarlamacılar için ManyChat'i Instagram DM'lerinize bağlamak ve bir yapay zeka entegrasyonu kullanmak, sosyal medya randevu dönüşüm hunilerinizi tamamen otomatikleştirebileceğiniz anlamına gelir.
3. Otomatik Müşteri Takipleri ve "Geri Kazanma" Kampanyaları
Hani saç kesimi için gelip çok beğenen, tekrar randevu alacağını söyleyen ve sonra... ortadan kaybolan o müşteriyi bilirsiniz değil mi? İnsan bir resepsiyonistin, veritabanını manuel olarak denetlemek ve 8 haftadır gelmeyen kişilerle iletişime geçmek için nadiren zamanı olur. Yapay zekanın ise vardır.
Kullanılabilecek Araçlar:
- Phorest: "Client Reconnect" (Müşteri Yeniden Bağlantı) özelliği, bireysel müşteri rezervasyon alışkanlıklarını anlamak için makine öğrenimini kullanır. Eğer Jane tırnaklarını genellikle 3 haftada bir yaptırıyorsa ve 4 hafta olmuşsa, sistem Jane'e otomatik olarak randevu almasını teşvik eden sıcak ve kişiselleştirilmiş bir mesaj gönderir. İnsan müdahalesine gerek yoktur.
4. Öngörücü Envanter Yönetimi
Cuma öğleden sonra oksidan bitmesi tam bir kabustur. Rafta tozlanan perakende şampuanlardan gereğinden fazla sipariş vermek ise nakit israfıdır.
Yapay zeka, yaklaşan rezervasyonlarınızı analiz edebilir, geçmiş kullanımınızı hesaba katabilir ve bu hafta tam olarak ne sipariş etmeniz gerektiğini size söyleyebilir.
Kullanılabilecek Araçlar:
- SalonIQ / Vish: Vish özellikle renk yönetimine odaklanır. Karıştırılan boya ile kullanılan boya miktarını tam olarak takip etmek için verileri kullanır; israfı önemli ölçüde azaltır ve ekstra ürün kullanımının müşterinin faturasına otomatik olarak eklenmesini sağlamak için resepsiyon yazılımınızla entegre olur. Artık stilistlerin o ekstra bir kase açıcıyı hesaba katmayı "unutmaları" gibi bir durum yaşanmaz.
Gizli Tuzak: Eski Tip Yazılımlar ve Ödemeler
Resepsiyonunuzu otomatikleştirmeye başladıkça, mevcut rezervasyon yazılımınızın, yapay zekanın artık kuruşlar karşılığında yapabileceği özellikler için sizden yüksek ücretler talep ettiğini muhtemelen fark edeceksiniz.
Ayrıca, otomatik ve çevrimiçi odaklı bir rezervasyon modeline (yapay zekanın ödeme bağlantıları gönderdiği veya mesaj yoluyla depozito aldığı) geçtiğinizde, ödeme işlem hacminiz değişecektir. Yönetici işgücünden tasarruf ederek yarattığınız kâr marjlarını, çağdışı kalmış sanal pos komisyonlarının yiyip bitirmesine izin vermeyin.
Herhangi bir yapay zeka dönüşümüyle birlikte ödeme işlem maliyetlerinizi de gözden geçirmenizi şiddetle tavsiye ederim. İşlem ücretlerindeki %1'lik bir fark, yılda binlerce pound veya dolara eşit olabilir.
(Bu sektörde operasyonel fazlalıkları nerelerden kesebileceğinize dair daha geniş bir bakış açısı için kapsamlı güzellik ve kişisel bakım tasarruf rehberimizi okuyun.)
30 Günlük Resepsiyon Dönüşüm Planınız
Yarın her şeyi bir anda değiştirmeye çalışmayın. Bu, personel paniğine ve müşteri kafa karışıklığına yol açacak bir reçetedir. Bunun yerine, konuya bir stratejist gibi yaklaşın:
1. Hafta: Kaçırılan fırsatlarınızı denetleyin. Tam olarak kaç çağrının telesekretere düştüğünü veya kaç DM'in 2 saatten fazla yanıtsız kaldığını takip edin. Ortalama bilet/hizmet tutarını hesaplayın. Bunu kaçırılan fırsatlarla çarpın. İşte "Yapay Zeka bütçeniz" budur.
2. Hafta: Önce DM'leri otomatikleştirin. Instagram ve Facebook için temel SSS'leri (Sıkça Sorulan Sorular) yanıtlayan ve doğrudan bir rezervasyon bağlantısı sağlayan bir yapay zeka otomatik yanıtlayıcısı kurun. Bu düşük riskli ve oldukça etkilidir.
3. Hafta: Cevapsız Çağrıya Otomatik Mesaj Sistemini uygulayın. Tamamen "Sesli Yapay Zeka"ya geçmeden önce, bir çağrıyı kaçırdığınızda müşteriye anında mesaj gönderen bir araç kullanın: "Merhaba, The Studio'ya ulaştınız! Şu anda bir müşteriyle ilgileniyoruz. Nasıl yardımcı olabiliriz? [Rezervasyon bağlantısı]"
4. Hafta: Yapay Zeka Sesli Asistanını tanıtın. Kendinizi rahat hissettiğinizde, yoğun dönemlerdeki çağrı akışını yönetmek için bir yapay zeka resepsiyonisti devreye alın. Görüşme dökümlerini izleyin. Müşterilerin akıllı bir asistanla rezervasyon yapmaya ne kadar kolay uyum sağladığını görün.
İşin Özü
Güzellik sektörü, insanları harika hissettirmek üzerine kuruludur. Sizin veya ekibinizin manuel veri girişi yaparak, telefon trafiğiyle uğraşarak veya saç boyası kutularını sayarak geçirdiği her saat, müşteri deneyiminden çalınmış bir saattir.
Bu araçları benimseyen işletme sahipleri "kişisel dokunuşlarını" kaybetmiyorlar. Yapay zekayı robotik işleri halletmek için kullanıyorlar; böylece yanlarında çalışan insanlar nihayet tekrar insan olmaya geri dönebiliyorlar.
Resepsiyonda yapmaktan en çok nefret ettiğiniz görev nedir? Yarın, işe onu otomatikleştirerek başlayın. Bırakın o vardiyayı yapay zeka devralsın.