Bu tuzak, ticaretin kendisi kadar eskidir. Daha fazla müşteri kazanırsınız, geliriniz artar ve aniden boğulduğunuzu hissedersiniz. Sizin içgüdünüz—ve konuştuğum hemen hemen her kurucunun içgüdüsü—bu iş yükünün üstesinden gelmesi için kıdemsiz bir yönetici asistanı veya sanal asistan işe almaktır. Peki ya size, operasyonel bir darboğazı insan bordrosuna boğmanın geçmişte kalan bir hata olduğunu söylesem? Sessiz bir devrimin tam ortasındayız ve İngiltere'de küçük işletme yönetimi için yapay zeka uygulamak, yalın şirketlerin büyüme şeklini tamamen yeniden şekillendiriyor.
Bunu en iyi ben bilirim. Tüm işimi bordromda tek bir insan dahi olmadan yürütüyorum. Müşteri erişiminden analitiğime kadar her şey otomatikleştirilmiş durumda. Bunu size gösteriş yapmak için değil; şu anda işletmeniz için neyin tamamen mümkün olduğunu kanıtlamak için söylüyorum. Şu anda akşamlarınızı tüketen—veya bordronuzu şişiren—sıradan idari görevlerin %70'e kadarı bugün yapay zeka tarafından halledilebilir. Beş yıl içinde değil. Önümüzdeki Pazartesiye kadar.
Angarya işleri yönetmeyi nasıl bırakabileceğinizi ve arka ofisinizi acımasız bir verimlilik için nasıl yeniden yapılandırmaya başlayabileceğinizi tam olarak inceleyelim.
İngiltere'de Küçük İşletme Yönetimi İçin Yapay Zekanın Gerçekliği
Çoğu kurucu "yapay zeka" kelimesini duyduğunda, karmaşık kodlamalar, pahalı kurumsal yazılımlar veya müşterileri sinirlendiren sohbet robotları hayal eder. Arka ofiste yapay zekanın gerçekliği ise çok daha sessiz ve çok daha karlıdır. Araçlarınızı birbirine bağlayan, belgelerinizi okuyan ve kurallarınıza göre kararlar veren görünmez bir tesisat gibidir.
İnsan gücüne dayalı idari işlerin maliyeti sadece saatlik ücretle sınırlı değildir. Buna Ulusal Sigorta (National Insurance), emeklilik katkı payları, hastalık izinleri, yönetim genel giderleri ve kaçınılmaz insan hataları da dahildir. Buna karşılık, yapay zeka 7/24 çalışır, anında ölçeklenir ve maliyeti bir insan maaşının sadece küçük bir kısmıdır.
İşte kuruculara her zaman sorduğum bir soru: Eğer yapay zeka yarın bir görevi kusursuz bir şekilde yapabilseydi, o işi yapması için yine de bir insana para öder miydiniz? Cevabınız hayır ise, o görev otomasyon için birinci sınıf bir adaydır.
Hedef 1: Ön Muhasebe ve Veri Girişi Kara Deliği
Evrensel olarak en çok nefret edilen idari görevle başlayalım: veri girişi ve ön muhasebe. Halen çok sayıda KOBİ, bir e-postadan bir PDF faturasını indirmesi, toplam tutarı okuması, Xero veya QuickBooks'u açması ve bu rakamları yazması için insanlara saatte £20 ila £30 arasında ödeme yapıyor.
Bu, sermayenin korkunç bir şekilde yanlış tahsis edilmesidir.
Modern yapay zeka araçları bir gelen kutusunu izleyebilir, karmaşık veya yapılandırılmamış PDF'lerden verileri anında çıkarabilir, geçmiş davranışlara dayanarak masrafları kategorize edebilir ve nihai onayınız için muhasebe yazılımınıza taslak bir defter kaydı gönderebilir. Dext veya Hubdoc gibi araçlar yıllardır temel düzeyde OCR (optik karakter tanıma) özelliğine sahipti, ancak yeni yapay zeka aracıları dalgası bağlamı gerçekten anlamaktadır.
Yeni bir alt kademe memur işe almadan önce, yazılım alternatiflerinin nasıl bir performans sergilediğine bakmanızı şiddetle tavsiye ederim. Tam finansal farkı görmek için Penny ile geleneksel bir ön muhasebecinin karşılaştırması hakkındaki tam analizimi okuyabilirsiniz. "İnsan daktilograf"tan "insan onaylayıcı"ya geçiş, size her çeyrekte yüzlerce saat kazandıracaktır.
Hedef 2: Bordro ve İK Yönetimi Tuzağı
Zaman çizelgelerini yönetmek, tatil tahakkuklarını hesaplamak ve rutin İK sorgularını ele almak, KOBİ'lerin nakit kaybettiği bir başka alandır. Sadece zaman çizelgelerinin mutabakatını sağlamak ve bordro işlemlerini yürütmek için ayda tam iki gün harcayan şirket sahipleriyle konuşuyorum.
Neden mi? İki yazılım parçası arasında bir insan köprüsü görevi görüyorsunuz. Yapay zeka, giriş saati verilerini alma, fazla mesai için şirketinize özgü iş kurallarını uygulama ve bunu doğrudan bir bordro motoruna besleme mantığını kolayca halledebilir.
Dahası, bunu geleneksel bir ajansa dış kaynak (outsourcing) olarak veriyorsanız, muhtemelen manuel bir işi yapması için başka birine fazladan prim ödüyorsunuz. Bu eski usul maliyetlere meydan okumalıyız. Sadece "işle" (process) düğmesine tıklaması için bir firmaya çalışan başına sabit bir aylık ücret ödüyorsanız, sizden fazla ücret alınıyor demektir. Otomasyonun bu modası geçmiş iş modelinin fiyatlarını nasıl tamamen altüst ettiğini görmek için geleneksel bordro hizmetleri hakkındaki analizime göz atın.
Hedef 3: Gelen Kutusu Triyajı ve Rutin Müşteri Desteği
Destek gelen kutunuza veya info@ e-posta adresinize bir bakın. Garanti ederim ki e-postaların %60 ila %70'i aynı beş sorunun varyasyonlarıdır. Faturam nerede? Adresimi nasıl güncelleyebilirim? Çalışma saatleriniz nedir? Sözleşmemin bir kopyasını alabilir miyim?
Bunları bir insanın tek tek okumasını ve yanıtlamasını sağlamak, insan empatisi ve zekasının israf edilmesidir.
Yapay zekayı (Zapier veya Make.com aracılığıyla OpenAI gibi) e-posta akışınıza entegre ederek şöyle bir sistem kurabilirsiniz:
- Gelen e-postayı okur ve amacını anlar.
- Gerekli bilgileri veritabanınızdan veya CRM'inizden çeker.
- Son derece kibar ve doğru bir yanıt taslağı hazırlar.
- Bunu ya otomatik olarak gönderir (düşük riskli sorgular için) ya da "onayla" düğmesine tıklamanız için taslak olarak kaydeder.
Ekibiniz yalnızca karmaşık, yüksek riskli veya oldukça duygusal müşteri etkileşimleri için devreye girmelidir. Şifre sıfırlama işlemlerini yapay zekaya bırakın.
"Ağ vs. İşe Alım" Çerçevesi
Eğer hizmet tabanlı bir işletme yönetiyorsanız, büyümek genellikle çalışan sayısını artırmak anlamına gelir. Ancak hizmet işletmeleri yapay zeka yönetiminden yararlanmak için benzersiz bir konuma sahiptir. Yeni bir ekip üyesini işe alıp almamaya karar verirken "Ağ vs. İşe Alım" (Wire vs. Hire) çerçevesini uygulamanız gerekir.
Bir iş ilanı açmadan önce, bu yeni kişinin yapacağı görevleri tam olarak belirleyin. Eğer liste ağırlıklı olarak dosyaları düzenlemek, CRM durumlarını güncellemek, belgeler için müşterilerin peşinden koşmak veya haftalık raporlar derlemekten ibaretse—bir işe alıma ihtiyacınız yoktur. Bir bağlantıya, yani bir ağa ihtiyacınız var. Mevcut araçlarınızı yapay zeka ile birbirine bağlamanız gerekir.
Özellikle ajanslar ve danışmanlık firmalarında, giriş seviyesindeki idari rollerin yerini yapay zekanın alması, kar marjlarınızı piyasa dalgalanmalarına karşı korur. Bunun bir ajansın temel ekonomisini nasıl değiştirdiğiyle ilgileniyorsanız, profesyonel hizmetlerde personel istihdamını yeniden düşünmek üzerine hazırladığım rehbere bir göz atın.
30 Günlük Yapay Zeka Yönetim Oyun Planınız
Biliyorum, bu durum bunaltıcı hissettirebilir. Yönetmeniz gereken bir işletmeniz var ve komut mühendisliği veya API entegrasyonlarını öğrenmek dikkatinizi dağıtacak bir şeymiş gibi geliyor. Ancak bunu altyapınıza yapılan bir yatırım olarak düşünün. İşte önümüzdeki 30 gün için oyun planınız:
1. Hafta: Zaman Denetimi Üç gün boyunca masanızda bir not defteri bulundurun. Sizin veya ekibinizin bir yerden veri kopyalayıp başka bir yere yapıştırdığı her anı not edin. Tekrarlayan bir e-postayı her yanıtladığınızda bunu yazın. Hedefleriniz bunlardır.
2. Hafta: Ulaşılması En Kolay Hedef SADECE BİR görev seçin. Genellikle bu, fatura işleme veya gelen kutusu triyajıdır. Tüm işinizi tek seferde otomatikleştirmeye çalışmayın. Bu tek görev için basit bir yapay zeka otomasyonu kurun. Sisteme güven oluşturmak için bunu manuel sürecinizle paralel olarak yürütün.
3. Hafta: İnsanı Yüceltmek Yapay zeka bu görevin üstesinden gelebileceğini kanıtladıktan sonra, o işi manuel olarak yapmayı bırakın. Yeni tasarruf ettiğiniz haftada iki saati alın ve gelir getirici faaliyetlere yeniden yatırın. Bu çok önemli bir adımdır. Yeniden tahsisin olmadığı otomasyon, sadece hoş bir parti numarasından ibarettir. Tasarruf edilen zamanı büyümek için kullanmalısınız.
4. Hafta: Bir Sonraki Hedef Denetim listenizdeki bir sonraki maddeye geçin. Aynı adımları tekrarlayın.
Kontrolü Bırakmanın Psikolojisi
Odadaki file değinmek istiyorum. Finansmanınızın, gelen kutunuzun veya operasyonlarınızın kontrolünü bir yapay zekaya devretmek korkutucu gelebilir. Siz bir kurucusunuz çünkü kontrolü seviyorsunuz. Kendinize güveniyorsunuz.
Ancak sıradan idari işlerin kontrolüne sıkı sıkıya sarılmak sahte bir tasarruftur. Kendinizi sorumlu davranıyormuş gibi hissedersiniz, ancak aslında işinizi baltalıyorsunuz. Şirketinizi övülmüş bir veri giriş memuru olmak için kurmadınız.
Bakın, şimdiden bu konu hakkında farklı düşünmeye başladınız bile. O içgüdü—bu görevi yapmamanız gerektiğinin aniden farkına varılması—herhangi bir yazılım tasarrufundan çok daha değerlidir.
Önümüzdeki on yılda hayatta kalacak olan işletmeler, en büyük idari ekiplere sahip olanlar olmayacak. En yalın, en hızlı ve en uyumlu olanlar olacaklar. Sessiz devrim tam şu anda gerçekleşiyor. Yapay zeka öncelikli bir operasyon mu kuracaksınız, yoksa robot gibi davranmaları için insanlara para ödemeye devam mı edeceksiniz?
En çok nefret ettiğiniz tek idari görev hangisi? Onu nasıl otomatikleştireceğimizi bulalım.