¿Alguna vez ha contabilizado cuántas llamadas perdidas recibe su salón o spa en un sábado ajetreado?
Hablo con muchos propietarios de negocios en el sector de la belleza. En su mayoría, están exhaustos. Gestionan a los estilistas, piden inventario, manejan quejas y, de alguna manera, intentan dirigir un negocio rentable. Pero, ¿qué es lo que realmente les quita el sueño? Los mensajes directos de Instagram a las 11:00 p.m. preguntando: "¿Tienen algo disponible para mañana?".
Si no responde de inmediato, ese cliente se irá al salón de la otra calle. Si responde, estará trabajando gratis en pijama, actuando como un contestador automático humano.
Aquí es donde comienza la transformación. Si desea conocer las mejores herramientas de IA para la industria de la belleza, no necesita buscar brazos robóticos para cortar el cabello o extraños espejos de realidad virtual. Necesita mirar directamente a su recepción.
Su recepción es el motor de sus ingresos, pero gestionarla a la antigua (con un ser humano tecleando frenéticamente en un sistema de reservas mientras un cliente espera de pie para pagar) es una fuga de dinero. Es hora de reestructurar. Veamos cómo construir una recepción impulsada primero por la IA que funcione las 24 horas del día, los 7 días de la semana, que nunca duplique reservas y que cueste una fracción de su configuración actual.
Por qué su recepción está perdiendo dinero
Antes de examinar las herramientas, quiero que se haga una pregunta: Si la IA pudiera gestionar cada reserva, cancelación y pregunta básica mañana, ¿seguiría pagando a un humano para que lo haga?
Muchos propietarios de salones me dicen que necesitan un recepcionista humano para darle el "toque personal". Entiendo ese instinto. Pero seamos honestos sobre lo que realmente hace un recepcionista durante el 80% de su día:
- Responder al teléfono para decir: "No, Kelly no tiene ningún hueco a las 2 p.m.".
- Mover las citas manualmente cuando alguien llega tarde.
- Tomar los datos de las tarjetas de crédito por teléfono.
- Responder a las mismas preguntas sobre aparcamiento y precios en Instagram.
Eso no es un "toque personal". Eso es entrada de datos. El verdadero toque personal es saludar a un cliente por su nombre, ofrecerle un café y hacerle sentir mimado. La IA no puede entregarle un capuchino a nadie. Pero la IA sí puede encargarse de la entrada de datos, liberando a su personal para que realmente pueda mirar a los ojos a sus clientes.
El manual: Las mejores herramientas de IA para la industria de la belleza
A continuación le explicamos exactamente cómo puede sustituir las operaciones de su anticuada recepción con IA, desglosado por función.
1. El agente de voz de IA 24/7 (Gestión de llamadas y reservas)
Hemos llegado al punto en el que la IA puede responder a su teléfono, hablar con una voz humana de sonido natural, comprender solicitudes complejas y anotar la cita directamente en su calendario.
Imagine a un cliente llamando a las 7:00 a.m. de un domingo. En lugar de saltar el buzón de voz, escucha: "Hola, gracias por llamar a The Studio. Soy Penny, la asistente virtual. ¿En qué le puedo ayudar hoy?" "Hola, necesito que Sarah me retoque las raíces la semana que viene en algún momento después de las 5 p.m." "Déjeme revisar el calendario de Sarah. Tiene un hueco libre el jueves a las 5:30 p.m., o el viernes a las 6:00 p.m. ¿Le va bien alguna de estas opciones?"
Las herramientas a utilizar:
- TrueLark: Este es un peso pesado específico del sector. Gestiona las llamadas perdidas a través de mensajes de texto y de voz, se integra a la perfección con los principales programas de reservas (como Mindbody, Phorest y Zenoti), y captura ingresos que, de otro modo, habría perdido en el buzón de voz.
- Bland AI / Vapi: Si desea construir un agente de voz personalizado desde cero, estas plataformas le permiten crear una IA de voz increíblemente realista que se conecta directamente a su CRM. Es más económico por minuto, aunque requiere una configuración un poco más técnica.
Consejo de experto: Antes de acoplar un agente de IA a un sistema de software desordenado y costoso, consulte nuestra guía completa sobre cómo evaluar sus costes de software de belleza y cuidado personal. Asegúrese de que su motor de reservas principal realmente justifique su cuota mensual.
2. El gestor omnicanal de mensajes de texto y directos (DM)
Los clientes ya no solo llaman. Le envían mensajes por Instagram, Facebook, WhatsApp y Google My Business. Revisar cinco bandejas de entrada diferentes es una pérdida enorme de su tiempo.
La IA puede unificar estas bandejas de entrada y responder automáticamente a las preguntas rutinarias. Si alguien pregunta: "¿Cuánto cuesta un balayage?", la IA lee su documento de precios y responde al instante. Si dicen: "Quiero reservar", la IA les envía un enlace directo de reserva.
Las herramientas a utilizar:
- GlossGenius: Si usted es un salón más pequeño o propietario de una cabina independiente, GlossGenius está integrando excelentes funciones de IA directamente en su plataforma, gestionando el marketing por mensajes de texto automatizado y la comunicación con el cliente sin esfuerzo.
- ManyChat + ChatGPT: Para los profesionales del marketing más avanzados, conectar ManyChat a sus mensajes directos de Instagram y utilizar una integración de IA significa que puede automatizar por completo sus embudos de citas en las redes sociales.
3. Seguimientos automatizados de clientes y "Recuperaciones"
¿Conoce a ese cliente que vino a cortarse el pelo, le encantó, dijo que volvería a reservar y luego... desapareció? Un recepcionista humano rara vez tiene tiempo para auditar manualmente la base de datos y hacer un seguimiento de las personas que no han venido en 8 semanas. La IA sí lo tiene.
Las herramientas a utilizar:
- Phorest: Su función "Client Reconnect" utiliza el aprendizaje automático para comprender los patrones de reserva individuales de cada cliente. Si Jane suele arreglarse las uñas cada 3 semanas, y han pasado 4 semanas, el sistema le envía automáticamente a Jane un mensaje de texto cálido y personalizado animándola a reservar. No requiere intervención humana.
4. Gestión predictiva de inventario
Quedarse sin revelador de color un viernes por la tarde es una pesadilla. Pedir en exceso champús para la venta que acumulan polvo en la estantería es un desperdicio de dinero.
La IA puede analizar sus próximas reservas, tener en cuenta su consumo histórico e indicarle exactamente lo que necesita pedir esta semana.
Las herramientas a utilizar:
- SalonIQ / Vish: Vish se centra específicamente en la gestión del color. Utiliza datos para hacer un seguimiento exacto de la cantidad de color que se mezcla frente a la que se utiliza, reduciendo drásticamente el desperdicio e integrándose con su software de recepción para garantizar que el uso de producto adicional se añada automáticamente a la factura del cliente. Se acabó el que los estilistas "se olviden" de cobrar por ese bol extra de decolorante.
La trampa oculta: Software y pagos heredados
A medida que comience a automatizar su recepción, probablemente se dará cuenta de que su actual software de reservas le está cobrando tarifas premium por funciones que la IA ahora puede hacer por unos pocos céntimos.
Además, cuando pase a un modelo de reservas automatizado y principalmente online (donde la IA envía enlaces de pago o toma depósitos a través de mensajes de texto), su volumen de procesamiento de pagos cambiará. No permita que unas tarifas comerciales obsoletas se coman los márgenes que acaba de crear al ahorrar en mano de obra administrativa.
Le recomiendo encarecidamente que revise sus costes de procesamiento de pagos junto con cualquier transformación de IA. Una diferencia del 1% en las comisiones de las transacciones puede equivaler a miles de libras o dólares al año.
(Para obtener una visión más amplia de dónde puede reducir los excesos operativos en este sector, lea nuestra guía de ahorro en belleza y cuidado personal completa).
Su plan de transformación de la recepción en 30 días
No intente cambiarlo todo mañana. Esa es la receta para el pánico del personal y la confusión de los clientes. En lugar de eso, aborde esto como un estratega:
Semana 1: Audite sus oportunidades perdidas. Haga un seguimiento exacto de cuántas llamadas van al buzón de voz o cuántos mensajes directos quedan sin respuesta durante más de 2 horas. Calcule el precio medio del ticket. Multiplíquelo por las oportunidades perdidas. Ese es su "presupuesto para IA".
Semana 2: Automatice primero los mensajes directos. Configure un autorespondedor de IA para Instagram y Facebook que responda a las preguntas frecuentes básicas y proporcione un enlace de reserva directo. Es de bajo riesgo y altamente efectivo.
Semana 3: Implemente el mensaje de texto de devolución de llamada perdida. Antes de adoptar por completo la "IA de Voz", utilice una herramienta que envíe inmediatamente un mensaje de texto a un cliente si pierde su llamada: "¡Hola, somos The Studio! Estamos con un cliente en este momento. ¿En qué le podemos ayudar? [Enlace para reservar]"
Semana 4: Introduzca el agente de voz de IA. Una vez que se sienta cómodo, implemente un recepcionista de IA para gestionar el desbordamiento de llamadas durante los periodos de mayor afluencia. Supervise las transcripciones. Observe la facilidad con la que los clientes se adaptan a reservar con un agente inteligente.
En conclusión
La industria de la belleza se basa en hacer que las personas se sientan increíbles. Cada hora que usted o su equipo dedican a introducir datos manualmente, a jugar al gato y al ratón por teléfono o a contar cajas de tinte para el cabello es una hora robada a la experiencia del cliente.
Los propietarios de negocios que adoptan estas herramientas no están perdiendo su "toque personal". Están utilizando la IA para encargarse del trabajo robótico, para que sus humanos puedan, por fin, volver a ser humanos.
¿Cuál es la tarea de recepción que más odia hacer? Comience por automatizarla mañana. Deje que la IA tome el turno.