Käyn kuukausittain läpi satoja tuloslaskelmia. Tiedättekö, mikä saa minut aina irvistämään? Jatkuvat lakipalvelusopimukset.
Se on äärimmäinen vanhentunut kulu – maksetaan £300–£500 tunnissa ammattilaiselle siitä, että hän avaa Microsoft Wordin ja kopioi lausekkeita kymmenen vuotta sitten kirjoittamastaan mallipohjasta. Jos etsitte välitöntä tekoälyn käyttöönoton onnistumista pienyrityksessä, rutiininomaiset laki- ja vaatimustenmukaisuuslaskut ovat oikea kohde. Kerron teille, kuinka eräs keskisuuri kiinteistöjohtamisyritys teki äskettäin juuri näin. He leikkasivat lakikulujaan 80 prosentilla ja paransivat samalla oikeudellisten asiakirjojen läpimenoaikaa.
Kun istuimme ensimmäistä kertaa alas tarkastelemaan heidän toimintaansa, perustaja oli stressaantunut. He hallinnoivat noin 400 asuin- ja liikehuoneistoa. Aina kun uusi vuokralainen muutti sisään, liiketilavuokrasopimus vaati räätälöidyn lemmikkiliitteen tai paikallinen kunta päivitti turvallisuusmääräyksiä, heidän piti soittaa ulkopuoliselle asianajajalleen.
Kyse ei ollut siitä, että lakimiehet olisivat tehneet jotain väärin. Perinteistä lakialan liiketoimintamallia ei vain ole suunniteltu ketterään toimintaan. He maksoivat huippuhintoja rutiininomaisesta hallinnollisesta työstä, joka oli puettu juridisen asiantuntemuksen muotoon. Kun tarkastimme heidän tyypilliset lakipalvelukustannuksensa, totuus oli karu: 85 % heidän maksamastaan työstä oli vain rutiininomaista asiakirjojen kokoamista ja perussääntöjen tarkistamista.
He eivät tarvinneet lakimiestä 85 prosenttiin juridisesta työstään. He tarvitsivat järjestelmän.
Pienyrityksen tekoälyn käyttöönoton onnistumisen katalysaattori
Tämän perustajan käännekohta tapahtui uusien vuokrasäännöspäivitysten aallon aikana. Yritys sai £8,000 laskun pelkästään siitä, että heidän lakitiiminsä tarkisti vakiosopimuspohjan suhteessa uusiin säännöksiin ja päivitti kolme kappaletta.
Kahdeksantuhatta puntaa. Kolmesta kappaleesta.
Sinä päivänä päätimme uudistaa heidän koko lähestymistapansa laki- ja vaatimustenmukaisuustyöhön. Tavoitteena ei ollut antaa potkuja heidän lakimiehilleen – päteviä oikeudellisia neuvonantajia tarvitaan edelleen ehdottomasti monimutkaisiin riitoihin, oikeudenkäynteihin ja korkean tason strategiseen rakennesuunnitteluun. Tavoitteena oli lopettaa lakimiesten maksaminen algoritmin tekemästä työstä.
Tässä on tarkalleen, kuinka purimme heidän vanhentuneet kulunsa ja korvasimme ne tekoäly edellä -toimintamallilla.
Vaihe 1: Vuokrasopimusten luomisen automatisointi
Suurin ajan ja rahan nielu oli vuokrasopimusten laatiminen. Heillä oli valtavasti erilaisia vuokralaisia: joillakin oli lemmikkejä, jotkut tarvitsivat erityisiä pysäköintilausekkeita, ja joihinkin liiketiloihin tarvittiin räätälöityjä irtisanomisehtoja. Aiemmin kiinteistöpäälliköt lähettivät sähköpostia asianajotoimistolle muuttujien kera, ja kolme päivää myöhemmin luonnosteltu vuokrasopimus palautui £400 laskun kera.
Korvasimme tämän koko työnkulun kartoittamalla heidän kiinteistöjen lakikustannusten säästöpotentiaalinsa ja rakentamalla strukturoidun tekoälypohjaisen luonnostelujärjestelmän.
Otimme heidän päävuokrasopimuspohjansa – ne, joiden aukottomaksi tekemisestä he olivat jo vuosia sitten maksaneet lakimiehille – ja latasimme ne turvalliseen, yksityiseen tekoälyympäristöön. Sen jälkeen loimme yksinkertaisen sisäisen lomakkeen kiinteistöpäälliköille. He syöttävät muuttujat: vuokralaisen nimi, vuokran määrä, sopimuksen kesto ja erityisehdot (esim. "Vuokralaisella on kaksi kissaa, edellyttää ammattimaista siivousta pois muutettaessa").
Tekoäly ottaa nämä muuttujat välittömästi, valitsee oikeat, juridisesti hyväksytyt lausekkeet pääkirjastosta ja luo täydellisen, allekirjoitusvalmiin vuokrasopimuksen.
Tulos: Vuokrasopimuksen laatiminen muuttui kolmen päivän ja £400 prosessista 45 sekuntia kestäväksi toimenpiteeksi, joka maksaa vain pennin murto-osia API-laskentakuluina.
Vaihe 2: Rutiininomaisten vaatimustenmukaisuustarkistusten uudistaminen
Kiinteistöjohtaminen on vaatimustenmukaisuuden miinakenttä. Kaasuturvallisuustodistukset, sähkötarkastukset, HMO-lisenssimääräykset (House in Multiple Occupation) ja vuokraoikeuden tarkistukset (right-to-rent). Yhdenkin tällaisen laiminlyönti voi johtaa valtaviin sakkoihin.
Historiallisesti he maksoivat vaatimustenmukaisuuskonsultille ja lakitiimilleen jatkuvasta sopimuksesta tiedostojen säännöllisestä tarkastamisesta. Se oli manuaalista, hidasta ja altista inhimillisille virheille – koska ihmiset kyllästyvät lukiessaan 400 turvallisuustodistusta.
Siirsimme tämän tekoälyohjattuun työnkulkuun. Autoimme perustamaan automaattisen järjestelmän käsittelemään heidän kiinteistöjen vaatimustenmukaisuustarkistuksiaan suoraan. Näkökykyisten tekoälymallien avulla järjestelmä lukee nyt automaattisesti jokaisen ladatun kaasu-, sähkö- ja turvallisuustodistuksen. Se poimii vanhenemispäivät, tarkistaa todistusnumerot odotettuja muotoja vasten ja merkitsee kaikki poikkeavuudet.
Vielä tärkeämpää on, että syötimme tekoälylle paikallisen kunnan uusimmat asuntomääräykset. Nyt, aina kun yritys laatii irtisanomisilmoituksen tai vuokrankorotusilmoituksen, tekoäly ristiinvertailulla tarkistaa asiakirjan voimassa olevia paikallisia lakeja vasten varmistaakseen, että irtisanomisajat ovat lainmukaisia ennen lähettämistä.
Jos tekoäly havaitsee ristiriidan, se merkitsee sen ihmisen tarkistettavaksi. Jos se on vaatimustenmukainen, se hyväksytään. Ihmisen rooli kiinteistöpäällikkönä säilyy edelleen hallitsevana, mutta nyt hän toimii pikemminkin muokkaajana kuin luojana.
Teknologiapino (Mitä he todella käyttivät)
Saatat ajatella, että tämä vaatii räätälöidyn, £100,000 maksavan yritysohjelmistoratkaisun. Se ei pidä paikkaansa. Se on nykyisen tekoälymaailman kauneus.
Rakensimme koko tämän järjestelmän käyttämällä valmiita työkaluja:
- Claude 3.5 Sonnet: Käytimme Anthropicin Claudea raskaaseen työhön. Sen valtava konteksti-ikkuna tekee siitä uskomattoman hyvän lukemaan 50-sivuisia lakiasiakirjoja ja löytämään sen yhden lausekkeen, joka on ristiriidassa paikallisen lain kanssa. Käytimme Team-tilausta varmistaaksemme tietosuojan (jotta vuokralaisten tietoja ei käytetä julkisten mallien kouluttamiseen).
- Make.com: Käytimme Makea yhdistämään heidän kiinteistöjohtamisen CRM-järjestelmänsä tekoälyyn. Kun vuokralaisen tila muuttuu CRM:ssä muotoon 'Hyväksytty', Make laukaisee tekoälyn laatimaan vuokrasopimuksen.
- DocuSign API:t: Kun tekoäly laatii vuokrasopimuksen ja ihmispäällikkö napsauttaa 'hyväksy', se lähtee automaattisesti digitaaliseen allekirjoitukseen.
Ohjelmistojen kokonaiskustannukset? Alle £150 kuukaudessa.
Taloudellinen vaikutus: 80 prosentin voitto
Katsotaanpa lukuja, sillä tässä teoria muuttuu todeksi.
Ennen tekoälyä heidän kuukausittainen laki- ja vaatimustenmukaisuuspalvelusopimuksensa oli keskimäärin £6,500. Tämä kattoi vuokrasopimusten muutokset, vakioilmoitusten laatimisen, vaatimustenmukaisuuden auditoinnit ja yleiset "nopeat kysymykset" heidän neuvonantajilleen.
Tekoälytyönkulkujen käyttöönoton jälkeen rajoitimme lakimiehet tiukasti vain eskalaatioihin – todellisiin vuokralaisriitoihin, jotka ovat menossa sovitteluun, ja korkean tason yritysjärjestelyihin.
Heidän keskimääräiset kuukausittaiset lakikulunsa putosivat £1,200:aan.
Se on yli £60,000 vuodessa lisättynä suoraan takaisin heidän viivan alle. Mutta taloudellinen säästö oli vain puolet voitosta. Toiminnan nopeus muutti liiketoiminnan. Kun mahdollinen vuokralainen haluaa asunnon, räätälöidyn vuokrasopimuksen ojentaminen 10 minuuttia taustatarkistuksen läpäisemisen jälkeen on valtava kilpailuetu. Kauppa lukitaan välittömästi.
Kuinka voit toisintaa tämän tekoälyn käyttöönoton strategian pienyrityksessäsi
Sinun ei tarvitse toimia kiinteistöalalla käyttääksesi tätä toimintamallia. Jos johdat toimistoa, konsulttiyritystä, vähittäiskauppaa tai logistiikkayritystä, sinulla on vakioituja toimintatapoja, sopimuksia ja vaatimustenmukaisuussääntöjä.
Jos haluat lopettaa vanhojen lakikulujen ylikompensoinnin, tässä on välitön toimintasuunnitelmasi:
- Tee "Ctrl+C" -auditointi: Katso kolmea viimeistä lakilaskuasi. Korosta jokainen rivi, jossa lakimies on käytännössä täyttänyt tyhjiä kenttiä, rastittanut vakioruutuja tai luonut vakioilmoituksia. Tämä on tekoälyn kohdelistasi.
- Keskitä mallipohjasi: Kokoa jokainen vankka, lakimiehen hyväksymä sopimus, salassapitosopimus (NDA) ja sopimusasiakirja, jota tällä hetkellä käytät. Nämä muodostavat tekoälysi "totuuskirjaston".
- Aloita pienimmästä riskistä: Älä aloita automatisoimalla suuririskisintä asiakassopimustasi. Aloita salassapitosopimuksista. Aloita itsenäisten toimeksisaajien sopimuksista. Anna tekoälyn laatia ne, tarkista ne itse ja katso, kuinka hyviä ne ovat.
- Hyväksy "Human-in-the-Loop" -lähestymistapa: Tavoitteena ei ole antaa tekoälyn laukoa lakiasiakirjoja sokeasti. Tavoitteena on, että tekoäly tekee 95 % raskaasta työstä, jotta ihmitiimisi tarvitsee tehdä vain 5 minuutin lopputarkistus.
Tekoäly ei aio korvata loistavia lakimiehiä, jotka pystyvät navigoimaan monimutkaisissa neuvotteluissa tai edustamaan sinua oikeudessa. Mutta se on ehdottomasti ja pysyvästi korvannut tarpeen maksaa satoja puntia tunnissa asiakirjojen kokoamisesta.
On aika katsoa lakilaskujasi. Jos maksat ihmiselle siitä, että hän toimii kuin robotti, menetät rahaa vanhentuneelle järjestelmälle. Lopeta kopioi-liitä-veron maksaminen ja ala rakentaa tekoäly edellä -toimintaasi.