Katru mēnesi es pārskatu simtiem peļņas un zaudējumu (P&L) aprēķinu. Zināt, kas man vienmēr liek saraukt uzacis? Regulārie juridiskie maksājumi. Tās ir visīstākās novecojušās izmaksas — maksāt no £300 līdz £500 stundā profesionālim, lai viņš atvērtu Microsoft Word un iekopētu punktus no veidnes, ko uzrakstījis pirms desmit gadiem. Ja meklējat tūlītēju MI ieviešanas uzvaru mazajā biznesā, pievērsiet uzmanību saviem ikdienas juridiskajiem un atbilstības rēķiniem. Ļaujiet man pastāstīt, kā vidēja mēroga īpašumu pārvaldīšanas uzņēmums nesen izdarīja tieši to, samazinot savus juridiskos izdevumus par 80%, vienlaikus uzlabojot darbu izpildes ātrumu.
Kad mēs pirmo reizi apsēdāmies, lai izvērtētu viņu darbību, dibinātājs bija stresa nomākts. Viņi pārvaldīja aptuveni 400 dzīvojamo un komerciālo telpu. Katru reizi, kad ievācās jauns īrnieks, kad komerctelpu nomas līgumam bija nepieciešams īpašs pielikums par mājdzīvniekiem vai kad vietējā pašvaldība atjaunināja drošības noteikumus, viņiem nācās zvanīt savam ārējam juridiskajam padomdevējam.
Nebija tā, ka juristi darītu kaut ko nepareizi. Vienkārši tradicionālais juridiskā biznesa modelis nav paredzēts efektīvai un racionālai (lean) darbībai. Viņi maksāja augstākās likmes par ikdienas administratīvo darbu, kas bija nomaskēts kā juridiskā ekspertīze. Kad mēs veicām viņu tipisko juridisko pakalpojumu izmaksu auditu, realitāte bija skarba: 85% no tā, par ko viņi maksāja, bija tikai rutīnas dokumentu sastādīšana un pamata noteikumu pārbaude.
85% no viņu juridiskā darba nebija vajadzīgs jurists. Viņiem bija nepieciešama sistēma.
Katalizators MI ieviešanas panākumiem mazajā biznesā
Lūzuma punkts šim dibinātājam pienāca jaunu īres noteikumu atjauninājumu viļņa laikā. Uzņēmums saņēma rēķinu par £8,000 tikai par to, lai viņu juridiskā komanda pārbaudītu standarta nomas līguma veidni atbilstoši jaunajiem noteikumiem un atjauninātu trīs rindkopas.
Astoņi tūkstoši mārciņu. Par trim rindkopām.
Tā bija diena, kad nolēmām pārstrukturēt visu viņu pieeju juridiskajam un atbilstības darbam. Mērķis nebija atlaist viņu juristus — jums joprojām ir absolūti nepieciešami kvalificēti juridiskie padomdevēji sarežģītiem strīdiem, dalībai tiesā un augsta līmeņa stratēģiskajai strukturēšanai. Mērķis bija pārtraukt maksāt juristiem par algoritma darba veikšanu.
Lūk, tieši kā mēs sadalījām viņu novecojušās izmaksas un aizstājām tās ar procesu, kura pamatā ir MI.
1. solis: Nomas līgumu ģenerēšanas automatizācija
Lielākais laika un naudas patēriņš bija nomas līgumu sagatavošana. Viņiem bija milzīga īrnieku daudzveidība: dažiem bija mājdzīvnieki, citiem bija nepieciešami īpaši autostāvvietu nosacījumi, dažām komerctelpām bija īpaši līguma laušanas noteikumi. Iepriekš īpašumu pārvaldnieki sūtīja e-pastu advokātu birojam ar mainīgajiem datiem, un pēc trim dienām atgriezās sagatavots nomas līgums ar pievienotu rēķinu par £400.
Mēs aizstājām visu šo darbplūsmu, apzinot viņu īpašuma juridisko ietaupījumu potenciālu un izveidojot strukturētu MI dokumentu sagatavošanas sistēmu.
Mēs paņēmām viņu pamatveidnes — tās pašas, par kurām viņi jau pirms gadiem bija samaksājuši juristiem, lai tās padarītu dzelžainas, — un ielādējām tās drošā, privātā MI vidē. Pēc tam izveidojām vienkāršu iekšējo veidlapu īpašumu pārvaldniekiem. Viņi ievada mainīgos datus: īrnieka vārdu, īres maksu, termiņa ilgumu, īpašos nosacījumus (piemēram, "Īrniekam ir divi kaķi, nepieciešams iekļaut punktu par profesionālu tīrīšanu izbraucot").
MI nekavējoties paņem šos mainīgos datus, izvēlas pareizos juridiski apstiprinātos punktus no galvenās bibliotēkas un ģenerē perfektu, parakstīšanai gatavu nomas līgumu.
Rezultāts: Nomas līguma sagatavošana vairs neprasa 3 dienas un neizmaksā £400, bet gan aizņem 45 sekundes un izmaksā mazāk par peniju API skaitļošanas izmaksās.
2. solis: Ikdienas atbilstības pārbaužu pārveidošana
Īpašumu pārvaldīšana ir atbilstības mīnu lauks. Gāzes drošības sertifikāti, elektrības pārbaudes, HMO (kopīpašuma vai vairāku personu apdzīvotu mājokļu) licencēšanas noteikumi, tiesību īrēt pārbaudes. Ja kaut viens no tiem tiek palaists garām, tas var novest pie milzīgiem naudas sodiem.
Vēsturiski viņi maksāja atbilstības konsultantam un savai juridiskajai komandai fiksētu maksu par periodisku savu failu auditu. Tas bija manuāls, lēns process, kurā bija iespējamas cilvēciskās kļūdas — jo cilvēkiem kļūst garlaicīgi lasīt 400 drošības sertifikātus.
Mēs pārgājām uz MI vadītu darbplūsmu. Mēs izveidojām automatizētu sistēmu, lai tieši veiktu viņu īpašuma atbilstības pārbaudes. Izmantojot vizuāli spējīgus MI modeļus, sistēma tagad automātiski nolasa katru augšupielādēto gāzes, elektrības un drošības sertifikātu. Tā iegūst derīguma termiņus, pārbauda sertifikātu numurus atbilstoši paredzētajiem formātiem un atzīmē jebkādas anomālijas.
Vēl svarīgāk ir tas, ka mēs nodrošinājām MI datus ar vietējās pašvaldības jaunākajiem mājokļu noteikumiem. Tagad, ikreiz, kad uzņēmums sagatavo paziņojumu par īres līguma uzteikumu vai paziņojumu par īres maksas paaugstināšanu, MI pirms tā nosūtīšanas salīdzina dokumentu ar spēkā esošajiem vietējiem likumiem, lai pārliecinātos, ka uzteikuma termiņi ir juridiski atbilstoši.
Ja MI konstatē neatbilstību, tas to atzīmē cilvēka pārbaudei. Ja tas ir atbilstošs, tas tiek apstiprināts. Īpašumu pārvaldnieks (cilvēks) joprojām visu kontrolē, taču tagad viņš darbojas kā redaktors, nevis kā satura veidotājs.
Tehnoloģiju pakotne (Ko viņi faktiski izmantoja)
Jūs varētu domāt, ka tam nepieciešams īpaši izstrādāts uzņēmuma programmatūras risinājums par £100,000. Tā nav. Tā ir pašreizējās MI vides priekšrocība.
Mēs izveidojām visu šo sistēmu, izmantojot jau gatavus rīkus:
- Claude 3.5 Sonnet: Mēs izmantojām Anthropic izstrādāto Claude smagākā darba veikšanai. Tā milzīgais konteksta logs padara to par neticami noderīgu, lai izlasītu 50 lapu garus juridiskos dokumentus un atrastu to vienu punktu, kas ir pretrunā ar vietējiem likumiem. Mēs izmantojām Team plānu, lai nodrošinātu datu privātumu (lai īrnieku dati netiktu izmantoti publisko modeļu apmācībai).
- Make.com: Mēs izmantojām Make, lai savienotu viņu īpašumu pārvaldības CRM ar MI. Kad īrnieka statuss CRM mainās uz 'Apstiprināts', Make aktivizē MI nomas līguma sagatavošanai.
- DocuSign APIs: Tiklīdz MI sagatavo nomas līgumu un pārvaldnieks nospiež 'Apstiprināt', tas automātiski tiek nosūtīts digitālajai parakstīšanai.
Kopējās programmatūras izmaksas? Mazāk nekā £150 mēnesī.
Finansiālā ietekme: 80% uzvara
Paskatīsimies uz skaitļiem, jo tieši šeit teorija kļūst par realitāti.
Pirms MI viņu mēneša juridiskās un atbilstības fiksētās izmaksas bija vidēji £6,500. Tas sedza nomas līgumu izmaiņas, standarta paziņojumu sagatavošanu, atbilstības auditus un vispārīgus "ātros jautājumus" savam juridiskajam padomdevējam.
Pēc MI darbplūsmu ieviešanas mēs juristu piesaisti stingri ierobežojām tikai eskalācijām — reāliem īrnieku strīdiem, kas nonāk mediācijā, un augsta līmeņa korporatīvajai strukturēšanai.
Viņu vidējie ikmēneša juridiskie izdevumi samazinājās līdz £1,200.
Tas ir vairāk nekā £60,000 gadā, kas pievienoti tieši viņu peļņai. Taču finansiālie ietaupījumi bija tikai puse no uzvaras. Operacionālais ātrums pārveidoja biznesu. Kad potenciālais īrnieks vēlas īrēt telpas, pielāgota nomas līguma iesniegšana viņam 10 minūtes pēc tam, kad viņš ir izgājis pagātnes pārbaudi, sniedz milzīgas konkurences priekšrocības. Jūs noslēdzat darījumu uzreiz.
Kā jūs varat atkārtot šo MI ieviešanas stratēģiju mazajam biznesam
Jums nav jādarbojas īpašumu pārvaldīšanas jomā, lai izmantotu šo rokasgrāmatu. Ja vadāt aģentūru, konsultāciju uzņēmumu, mazumtirdzniecības uzņēmumu vai loģistikas firmu, jums ir standarta operāciju procedūras, līgumi un atbilstības noteikumi.
Ja vēlaties pārtraukt pārmaksāt par novecojušām juridiskajām izmaksām, šeit ir jūsu tūlītējās rīcības plāns:
- Veiciet "Ctrl+C" auditu: Apskatiet savus pēdējos trīs juridiskos rēķinus. Izceliet jebkuru pozīciju, kurā jurists būtībā aizpildīja tukšumus, atzīmēja standarta rūtiņas vai ģenerēja standarta paziņojumus. Tas ir jūsu MI mērķu saraksts.
- Centralizējiet savas veidnes: Apkopojiet katru uzticamu, juristu apstiprinātu līgumu, NDA (konfidencialitātes līgumu) un vienošanos, ko pašlaik izmantojat. Tie veido jūsu MI "patiesības bibliotēku."
- Sāciet ar mazāko risku: Nesāciet ar sava vissvarīgākā klienta līguma automatizāciju. Sāciet ar NDA. Sāciet ar neatkarīgu darbuzņēmēju līgumiem. Ļaujiet MI tos sagatavot, pārskatiet tos paši un redziet, cik labi tie ir.
- Pieņemiet "Cilvēks procesā" (Human-in-the-Loop) principu: Mērķis nav ļaut MI akli sūtīt juridiskos dokumentus. Mērķis ir ļaut MI paveikt 95% no smagā darba, lai jūsu cilvēku komandai būtu jāveic tikai 5 minūšu ilga galīgā pārbaude.
MI neaizstās izcilus juristus, kuri spēj orientēties sarežģītās sarunās vai pārstāvēt jūs tiesā. Taču tas ir absolūti, neatgriezeniski aizstājis nepieciešamību maksāt simtiem mārciņu stundā par dokumentu sastādīšanu.
Ir pienācis laiks pārskatīt savus juridiskos rēķinus. Ja jūs maksājat cilvēkam, lai viņš rīkotos kā robots, jūs zaudējat naudu novecojušas sistēmas dēļ. Pārtrauciet maksāt "kopēt-ielīmēt" nodokli un sāciet veidot savu MI balstīto darbību.