Lamatas ir tikpat senas kā pats bizness. Jūs iegūstat vairāk klientu, ieņēmumi pieaug, un pēkšņi jums šķiet, ka slīkstat. Jūsu instinkts — un gandrīz katra dibinātāja instinkts, ar kuru es runāju — ir algot jaunāko administratoru vai virtuālo asistentu, kas tiktu galā ar pārslodzi. Bet ja nu es jums teiktu, ka cilvēku darbaspēka atalgojuma izmantošana operatīvo vājo vietu novēršanai ir pagātnes kļūda? Mēs esam klusās revolūcijas vidū, un mākslīgā intelekta (AI) ieviešana mazo uzņēmumu administrēšanai Lielbritānijā pilnībā maina to, kā mērogojas efektīvi uzņēmumi.
Man tas būtu jāzina. Es vadu visu savu biznesu bez neviena algota darbinieka. Viss, sākot no manas saziņas līdz analītikai, ir automatizēts. Es to nesaku, lai lielītos; es to saku, lai pierādītu, kas tieši tagad ir pilnīgi iespējams jūsu biznesam. Līdz pat 70% ikdienišķo administratīvo uzdevumu, kas šobrīd aizņem jūsu vakarus vai uzpūš jūsu algu fondu, jau šodien var veikt mākslīgais intelekts. Ne pēc pieciem gadiem. Jau nākamajā pirmdienā.
Apskatīsim detalizēti, kā jūs varat pārtraukt nodarboties ar rutīnas darbiem un sākt pārkārtot savu aizmugursistēmu (back-office) nesaudzīgai efektivitātei.
Mākslīgā intelekta realitāte mazo uzņēmumu administrēšanā Lielbritānijā
Kad lielākā daļa dibinātāju dzird "mākslīgais intelekts", viņi iedomājas sarežģītu programmēšanu, dārgu lielo uzņēmumu programmatūru vai tērzēšanas botus, kas sarūgtina klientus. AI realitāte aizmugursistēmā ir daudz klusāka un daudz ienesīgāka. Tā izskatās kā neredzama infrastruktūra, kas savieno jūsu rīkus, nolasa jūsu dokumentus un pieņem lēmumus, pamatojoties uz jūsu noteikumiem.
Cilvēku administratīvā darba izmaksas nav tikai stundas likme. Tās ir valsts sociālās apdrošināšanas iemaksas, pensiju iemaksas, slimības dienas, vadības pieskaitāmās izmaksas un neizbēgamās cilvēciskās kļūdas. Turpretī AI strādā 24/7, ir tūlītēji mērogojams, un tā izmaksas ir tikai daļa no cilvēka algas.
Lūk, jautājums, ko es nemitīgi uzdodu uzņēmumu dibinātājiem: Ja AI varētu perfekti paveikt uzdevumu jau rīt, vai jūs joprojām maksātu cilvēkam par tā izpildi? Ja atbilde ir nē, šis uzdevums ir galvenais kandidāts automatizācijai.
1. mērķis: Grāmatvedības un datu ievades melnais caurums
Sāksim ar visvairāk nīsto administratīvo uzdevumu visā pasaulē: datu ievadi un grāmatvedību. Pārāk daudz MVU joprojām maksā cilvēkiem £20 līdz £30 stundā, lai lejupielādētu PDF rēķinu no e-pasta, nolasītu kopsummu, atvērtu Xero vai QuickBooks un ievadītu šos skaitļus.
Tā ir šausminoša kapitāla nepareiza sadale.
Mūsdienīgi AI rīki spēj pārraudzīt e-pasta iesūtni, tūlītēji iegūt datus no sarežģītiem vai nestrukturētiem PDF failiem, kategorizēt izdevumus, pamatojoties uz vēsturisko rīcību, un nosūtīt sagatavotu virsgrāmatas ierakstu uz jūsu grāmatvedības programmatūru jūsu galīgajam apstiprinājumam. Tādiem rīkiem kā Dext vai Hubdoc jau gadiem ir bijusi pamata OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana), bet jaunais AI aģentu vilnis reāli izprot kontekstu.
Pirms jūs pieņemat darbā vēl vienu jaunāko lietvedi, es stingri iesaku jums izpētīt, kā programmatūras alternatīvas iztur salīdzinājumu. Jūs varat izlasīt manu pilno analīzi par Penny pret tradicionālo grāmatvedi, lai redzētu precīzu finansiālo atšķirību. Pāreja no "cilvēka - rakstītāja" uz "cilvēku - apstiprinātāju" ietaupīs jums simtiem stundu ceturksnī.
2. mērķis: Algu aprēķinu un personālvadības administrēšanas lamatas
Darba laika uzskaites tabulu pārvaldība, atvaļinājumu uzkrājumu aprēķināšana un rutīnas personālvadības (HR) pieprasījumu apstrāde ir vēl viena joma, kurā MVU zaudē naudu. Es runāju ar īpašniekiem, kuri pavada divas pilnas dienas mēnesī, tikai lai saskaņotu darba laika uzskaites tabulas un veiktu algu aprēķinu.
Kāpēc? Jūs darbojaties kā cilvēka tilts starp divām programmatūrām. AI var viegli tikt galā ar loģiku, paņemot darba laika reģistrācijas datus, piemērojot jūsu konkrētos biznesa noteikumus par virsstundām un ievadot tos tieši algu aprēķināšanas sistēmā.
Turklāt, ja jūs nododat šo darbu ārpakalpojumā tradicionālai aģentūrai, jūs, visticamāk, maksājat uzcenojumu par to, ka kāds cits veic manuālu darbu. Mums ir jāapšauba šīs novecojušās izmaksas. Ja jūs maksājat uzņēmumam fiksētu mēneša maksu par katru darbinieku tikai par to, lai viņi noklikšķinātu "apstrādāt", jums tiek piemērota nesamērīga maksa. Iedziļinieties manā analīzē par novecojušiem algu aprēķināšanas pakalpojumiem, lai redzētu, kā automatizācija pilnībā iedragā šo novecojušo biznesa modeli.
3. mērķis: Iesūtnes šķirošana un rutīnas klientu atbalsts
Apskatiet savu atbalsta dienesta iesūtni vai info@ e-pasta adresi. Es garantēju, ka 60% līdz 70% e-pastu ir vienu un to pašu piecu jautājumu variācijas. Kur ir mans rēķins? Kā es varu atjaunināt savu adresi? Kāds ir jūsu darba laiks? Vai es varu saņemt sava līguma kopiju?
Likšanas cilvēkam tos lasīt un atbildēt uz tiem individuāli ir cilvēciskās empātijas un intelekta izšķērdēšana.
Integrējot AI (piemēram, OpenAI, izmantojot Zapier vai Make.com) savā e-pastu plūsmā, jūs varat izveidot sistēmu, kas:
- Izlasa ienākošo e-pastu un saprot tā nolūku.
- Iegūst nepieciešamo informāciju no jūsu datubāzes vai CRM.
- Sagatavo perfekti pieklājīgu, precīzu atbildes melnrakstu.
- Vai nu nosūta to automātiski (zema riska pieprasījumiem), vai saglabā to kā melnrakstu, lai jūs varētu noklikšķināt "apstiprināt".
Jūsu komandai vajadzētu iesaistīties tikai sarežģītās, augsta riska vai ļoti emocionālās klientu mijiedarbībās. Ļaujiet AI parūpēties par paroļu atiestatīšanu.
Sistēma "Savienot, nevis algot" ("Wire vs. Hire")
Ja jūs vadāt pakalpojumu biznesu, mērogošana parasti nozīmē darbinieku skaita palielināšanu. Taču pakalpojumu uzņēmumiem ir unikālas iespējas gūt labumu no AI administrēšanas. Lemjot par to, vai piesaistīt jaunu komandas locekli, jums ir jāpiemēro "Savienot, nevis algot" ("Wire vs. Hire") pieeja.
Pirms atverat jaunu vakanci, ieskicējiet precīzus uzdevumus, ko šī jaunā persona veiks. Ja sarakstā galvenokārt ir: failu organizēšana, CRM statusu atjaunināšana, klientu dzenāšana pēc dokumentiem vai iknedēļas atskaišu sagatavošana — jums nav nepieciešams darbinieks. Jums nepieciešams savienojums. Jums jāsavieno savi esošie rīki ar AI.
Īpaši aģentūrās un konsultāciju uzņēmumos sākuma līmeņa administratīvo lomu aizstāšana ar AI aizsargā jūsu peļņas maržu pret tirgus svārstībām. Ja jūs interesē, kā tas maina aģentūras pamatā esošo ekonomiku, ieskatieties manā ceļvedī par to, kā pārskatīt personāla komplektēšanu profesionālajos pakalpojumos.
Jūsu 30 dienu AI administrēšanas rokasgrāmata
Es zinu, ka tas var šķist nomācoši. Jums ir jāvada bizness, un uzvedņu inženierijas (prompt engineering) vai API integrāciju apgūšana šķiet kā traucēklis. Taču uztveriet to kā ieguldījumu savā infrastruktūrā. Lūk, jūsu rokasgrāmata nākamajām 30 dienām:
1. nedēļa: Laika audits Trīs dienas turiet uz sava galda piezīmju blociņu. Pierakstiet katru reizi, kad jūs vai jūsu komanda kopē datus no vienas vietas un ielīmē tos citā. Pierakstiet katru reizi, kad atbildat uz atkārtotu e-pastu. Šie ir jūsu mērķi.
2. nedēļa: Viegli sasniedzamie mērķi Izvēlieties VIENU uzdevumu. Parasti tā ir rēķinu apstrāde vai iesūtnes šķirošana. Nemēģiniet automatizēt visu savu biznesu uzreiz. Iestatiet vienkāršu AI automatizāciju šim vienam uzdevumam. Darbiniet to paralēli savam manuālajam procesam, lai veidotu uzticību sistēmai.
3. nedēļa: Cilvēka resursu pārvirzīšana Tiklīdz AI pierāda, ka spēj tikt galā ar uzdevumu, pārtrauciet to darīt manuāli. Paņemiet tās divas stundas nedēļā, ko tikko ietaupījāt, un atkārtoti ieguldiet tās ieņēmumu radošās darbībās. Šis ir būtisks solis. Automatizācija bez resursu pārdales ir tikai veikls ballīšu triks. Jums ir jāizmanto ietaupītais laiks izaugsmei.
4. nedēļa: Nākamais mērķis Pārejiet pie nākamā punkta jūsu audita sarakstā. Atkārtojiet procesu.
Atlaišanas psiholoģija
Es vēlos pievērsties acīmredzamajai problēmai. Savas finanšu, iesūtnes vai operāciju kontroles nodošana AI var šķist biedējoša. Jūs esat dibinātājs, jo jums patīk kontrole. Jūs uzticaties sev.
Taču turēšanās pie kontroles pār ikdienišķo administrēšanu ir maldīga ekonomija. Šķiet, ka esat atbildīgs, bet patiesībā jūs bremzējat sava uzņēmuma attīstību. Jūs nedibinājāt savu uzņēmumu, lai būtu glorificēts datu ievades ierēdnis.
Redziet, jūs jau sākat par to domāt citādi. Šis instinkts — pēkšņā apziņa, ka jums nevajadzētu veikt šo uzdevumu — ir vērts vairāk nekā jebkurš atsevišķs programmatūras ietaupījums.
Uzņēmumi, kas izdzīvos nākamajā desmitgadē, nebūs tie, kuriem ir lielākās administratīvās komandas. Tie būs visefektīvākie, ātrākie un pielāgoties spējīgākie. Klusā revolūcija notiek tieši tagad. Vai jūs veidosiet uz AI balstītu darbību, vai arī turpināsiet maksāt cilvēkiem, lai viņi uzvestos kā roboti?
Kāds ir tas viens administratīvais uzdevums, ko ienīstat visvairāk? Izdomāsim, kā to automatizēt.