أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي لقطاع التجميل: أتمتة مكتب الاستقبال

هل سبق لك أن تتبعت عدد المكالمات الفائتة التي يتلقاها الصالون أو المنتجع الصحي الخاص بك في يوم سبت مزدحم؟

أتحدث إلى الكثير من أصحاب الأعمال في قطاع التجميل. وفي الغالب، هم منهكون. إنهم يديرون مصففي الشعر، ويطلبون المخزون، ويتعاملون مع الشكاوى، ويحاولون بطريقة ما إدارة عمل تجاري مربح. ولكن ما الذي يبقيهم مستيقظين حقاً في الليل؟ رسائل Instagram المباشرة في الساعة 11:00 مساءً التي تسأل: "هل لديكم أي مواعيد متاحة غداً؟"

إذا لم ترد على الفور، فسيذهب هذا العميل إلى الصالون الموجود في نهاية الشارع. وإذا قمت بالرد، فأنت تعمل مجاناً بملابس النوم الخاصة بك، وتتصرف كجهاز رد آلي بشري.

هنا يبدأ التحول. إذا كنت ترغب في معرفة أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي لشركات قطاع التجميل، فلا داعي للبحث عن أذرع آلية لقص الشعر أو مرايا الواقع الافتراضي الغريبة. عليك أن تنظر مباشرة إلى مكتب الاستقبال الخاص بك.

مكتب الاستقبال الخاص بك هو شريان إيراداتك، ولكن إدارته بالطريقة القديمة - مع موظف بشري يكتب بشكل محموم في نظام الحجز بينما يقف العميل في انتظار الدفع - يتسبب في تسرب الأموال. حان الوقت لإعادة الهيكلة. دعونا نلقي نظرة على كيفية بناء مكتب استقبال يعتمد في المقام الأول على الذكاء الاصطناعي، يعمل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع (24/7)، ولا يقبل الحجوزات المزدوجة أبداً، ويكلف جزءاً بسيطاً من إعدادك الحالي.

لماذا يستنزف مكتب الاستقبال الخاص بك الأموال

قبل أن نلقي نظرة على الأدوات، أريدك أن تسأل نفسك سؤالاً: إذا كان الذكاء الاصطناعي قادراً على التعامل مع كل حجز، وإلغاء، وسؤال أساسي غداً، فهل ستظل تدفع لشخص بشري للقيام بذلك؟

يخبرني العديد من أصحاب الصالونات أنهم بحاجة إلى موظف استقبال بشري من أجل "اللمسة الشخصية". أنا أتفهم هذه الغريزة. ولكن لنكن صادقين بشأن ما يقضي موظف الاستقبال 80٪ من يومه في القيام به فعلياً:

• الرد على الهاتف ليقول: "لا، ليس لدى كيلي أي مواعيد متاحة في الساعة 2 مساءً."
• نقل المواعيد وتعديلها يدوياً عندما يتأخر شخص ما.
• أخذ تفاصيل بطاقة الائتمان عبر الهاتف.
• الرد على نفس الأسئلة المتكررة حول مواقف السيارات والأسعار على Instagram.

هذه ليست "لمسة شخصية". هذا إدخال بيانات. اللمسة الشخصية الحقيقية هي الترحيب بالعميل باسمه، وتقديم القهوة له، وجعله يشعر بالدلال. لا يمكن للذكاء الاصطناعي أن يقدم لشخص ما فنجان كابتشينو. ولكن الذكاء الاصطناعي يمكنه التعامل مع إدخال البيانات، مما يحرر موظفيك للنظر في أعين عملائك حقاً والتواصل معهم.

دليل العمل: أفضل أدوات الذكاء الاصطناعي لقطاع التجميل

إليك بالضبط كيف يمكنك استبدال عمليات مكتب الاستقبال القديمة الخاصة بك بالذكاء الاصطناعي، مقسمة حسب الوظيفة.

1. الوكيل الصوتي بالذكاء الاصطناعي على مدار الساعة (للتعامل مع المكالمات والحجوزات)

لقد وصلنا الآن إلى النقطة التي يمكن فيها للذكاء الاصطناعي الرد على هاتفك، والتحدث بصوت بشري طبيعي، وفهم الطلبات المعقدة، وكتابة الموعد مباشرة في تقويمك.

تخيل عميلاً يتصل في الساعة 7:00 صباحاً يوم الأحد. بدلاً من الوصول إلى البريد الصوتي، يسمع: "مرحباً، شكراً لاتصالك بـ The Studio. أنا Penny، المساعد الافتراضي. كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟" "مرحباً، أحتاج إلى صبغ جذور شعري مع سارة في وقت ما من الأسبوع المقبل بعد الساعة 5 مساءً." "دعني أتحقق من تقويم سارة. لديها موعد متاح يوم الخميس في الساعة 5:30 مساءً، أو الجمعة في الساعة 6:00 مساءً. هل يناسبك أي منهما؟"

الأدوات المستخدمة:

• TrueLark: تعتبر هذه الأداة من الأوزان الثقيلة المخصصة لهذا القطاع. فهي تتعامل مع المكالمات الفائتة عبر الرسائل النصية والصوتية، وتتكامل بسلاسة مع برامج الحجز الرئيسية (مثل Mindbody و Phorest و Zenoti)، وتلتقط الإيرادات التي كنت ستفقدها لولا ذلك في البريد الصوتي.
• Bland AI / Vapi: إذا كنت ترغب في بناء وكيل صوتي مخصص من الصفر، فإن هذه المنصات تتيح لك إنشاء ذكاء اصطناعي صوتي واقعي بشكل لا يصدق يرتبط مباشرة بنظام إدارة علاقات العملاء (CRM) الخاص بك. إنه أرخص لكل دقيقة، على الرغم من أنه يتطلب إعداداً فنياً أكثر قليلاً.

نصيحة للمطلعين: قبل دمج وكيل ذكاء اصطناعي بنظام برمجي فوضوي ومكلف، تحقق من دليلنا الكامل حول تقييم تكاليف برامج التجميل والعناية الشخصية. تأكد من أن محرك الحجز الأساسي الخاص بك يبرر فعلياً رسومه الشهرية.

2. مدير الرسائل النصية والرسائل المباشرة متعدد القنوات

لم يعد العملاء يتصلون فحسب. بل يرسلون لك رسائل على Instagram و Facebook و WhatsApp و Google My Business. يعد التحقق من خمسة صناديق بريد وارد مختلفة استنزافاً هائلاً لوقتك.

يمكن للذكاء الاصطناعي توحيد صناديق البريد الوارد هذه والرد تلقائياً على الأسئلة الروتينية. إذا سأل شخص ما، "كم سعر صبغة البالياج؟"، فإن الذكاء الاصطناعي يقرأ مستند الأسعار الخاص بك ويرد على الفور. وإذا قال، "احجز لي موعداً"، فإن الذكاء الاصطناعي يرسل له رابط حجز مباشر.

الأدوات المستخدمة:

• GlossGenius: إذا كنت صالوناً صغيراً أو مالك جناح مستقل، فإن GlossGenius تدمج ميزات ذكاء اصطناعي ممتازة مباشرة في منصتها، وتتعامل مع التسويق النصي الآلي وتواصل العملاء دون أي جهد.
• ManyChat + ChatGPT: بالنسبة للمسوقين الأكثر تقدماً، فإن ربط ManyChat برسائل Instagram المباشرة واستخدام تكامل الذكاء الاصطناعي يعني أنه يمكنك أتمتة مسارات حجوزات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك بالكامل.

3. المتابعات الآلية للعملاء و"استعادتهم"

هل تعرف ذلك العميل الذي جاء لقص شعره، وأعجبته النتيجة، وقال إنه سيحجز مرة أخرى، ثم... اختفى؟ نادراً ما يكون لدى موظف الاستقبال البشري الوقت لتدقيق قاعدة البيانات يدوياً والمتابعة مع الأشخاص الذين لم يزوروا الصالون منذ 8 أسابيع. الذكاء الاصطناعي يفعل ذلك.

الأدوات المستخدمة:

• Phorest: تستخدم ميزة "Client Reconnect" الخاصة بهم التعلم الآلي لفهم أنماط حجز كل عميل على حدة. إذا كانت جين عادةً ما تقوم بتجميل أظافرها كل 3 أسابيع، ومضت 4 أسابيع، يقوم النظام تلقائياً بإرسال رسالة نصية ودية وشخصية إلى جين تحثها على الحجز. لا يلزم أي تدخل بشري.

4. إدارة المخزون التنبؤية

نفاد مُظهر اللون (الديفيلوبر) بعد ظهر يوم الجمعة هو كابوس. والإفراط في طلب شامبو التجزئة الذي تتراكم عليه الأتربة على الرف هو إهدار للمال.

يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل حجوزاتك القادمة، وأخذ استخدامك التاريخي في الاعتبار، وإخبارك بالضبط بما تحتاج إلى طلبه هذا الأسبوع.

الأدوات المستخدمة:

• SalonIQ / Vish: تركز Vish بشكل خاص على إدارة الألوان. وتستخدم البيانات لتتبع مقدار اللون الذي يتم خلطه بدقة مقابل ما يتم استخدامه، مما يقلل الهدر بشكل كبير ويتكامل مع برنامج مكتب الاستقبال الخاص بك للتأكد من إضافة استخدام أي منتج إضافي تلقائياً إلى فاتورة العميل. لن يكون هناك المزيد من المصففين الذين "ينسون" تحصيل رسوم مقابل وعاء التبييض الإضافي.

الفخ الخفي: البرامج القديمة والمدفوعات

بينما تبدأ في أتمتة مكتب الاستقبال الخاص بك، فمن المحتمل أن تدرك أن برنامج الحجز الحالي الخاص بك يفرض عليك رسوماً باهظة مقابل ميزات يمكن للذكاء الاصطناعي الآن القيام بها ببنسات معدودة.

علاوة على ذلك، عندما تنتقل إلى نموذج حجز آلي يعتمد على الإنترنت أولاً (حيث يرسل الذكاء الاصطناعي روابط الدفع أو يأخذ ودائع عبر الرسائل النصية)، فإن حجم معالجة الدفع الخاص بك سيتغير. لا تدع رسوم التاجر القديمة تلتهم هوامش الربح التي أنشأتها للتو من خلال التوفير في العمالة الإدارية.

أوصي بشدة بمراجعة تكاليف معالجة الدفع إلى جانب أي تحول نحو الذكاء الاصطناعي. يمكن أن يعادل فرق 1٪ في رسوم المعاملات آلاف الجنيهات الإسترلينية (£) أو الدولارات سنوياً.

(للحصول على رؤية أوسع حول أين يمكنك خفض التضخم التشغيلي في هذا القطاع، اقرأ دليل التوفير في قطاع التجميل والعناية الشخصية الشامل الخاص بنا.)

خطتك لـ 30 يوماً لتحويل مكتب الاستقبال

لا تحاول تغيير كل شيء غداً. فهذه وصفة مؤكدة لإثارة ذعر الموظفين وإرباك العملاء. بدلاً من ذلك، تعامل مع هذا الأمر كمخطط استراتيجي:

الأسبوع الأول: تدقيق الفرص الضائعة. تتبع بالضبط عدد المكالمات التي تذهب إلى البريد الصوتي أو عدد الرسائل المباشرة التي تظل دون رد لأكثر من ساعتين. احسب متوسط سعر الفاتورة. اضرب ذلك في الفرص الضائعة. هذه هي "ميزانية الذكاء الاصطناعي" الخاصة بك.

الأسبوع الثاني: أتمتة الرسائل المباشرة (DMs) أولاً. قم بإعداد نظام رد آلي يعتمد على الذكاء الاصطناعي لـ Instagram و Facebook يجيب على الأسئلة الشائعة الأساسية ويوفر رابط حجز مباشر. هذا الإجراء منخفض المخاطر وفعال للغاية.

الأسبوع الثالث: تنفيذ ميزة الرد النصي على المكالمات الفائتة. قبل الانتقال الكامل إلى "الذكاء الاصطناعي الصوتي"، استخدم أداة ترسل رسالة نصية فورية إلى العميل إذا فاتتك مكالمته: "مرحباً، معك The Studio! نحن مع عميل الآن. كيف يمكننا المساعدة؟ [رابط الحجز]"

الأسبوع الرابع: تقديم الوكيل الصوتي بالذكاء الاصطناعي. بمجرد أن تشعر بالراحة، قم بنشر موظف استقبال يعمل بالذكاء الاصطناعي للتعامل مع فائض المكالمات خلال فترات الازدحام. راقب النصوص المفرغة. وشاهد مدى سهولة تكيف العملاء مع الحجز باستخدام وكيل ذكي.

الخلاصة

يُبنى قطاع التجميل على جعل الناس يشعرون بالروعة. كل ساعة تقضيها أنت أو فريقك في إدخال البيانات يدوياً، أو ملاحقة المكالمات الهاتفية، أو عد صناديق صبغة الشعر هي ساعة مسروقة من تجربة العميل.

أصحاب الأعمال الذين يتبنون هذه الأدوات لا يفقدون "لمستهم الشخصية". بل إنهم يستخدمون الذكاء الاصطناعي للتعامل مع العمل الآلي الروتيني، حتى يتمكن موظفوهم البشريون من العودة أخيراً ليكونوا بشراً.

ما هي مهمة مكتب الاستقبال الوحيدة التي تكره القيام بها أكثر من غيرها؟ ابدأ بأتمتتها غداً. دع الذكاء الاصطناعي يتولى المناوبة.