Oletko koskaan seurannut, kuinka monta vastaamatonta puhelua kampaamosi tai hoitolasi saa kiireisenä lauantaina?
Keskustelen monien kauneudenhoitoalan yrittäjien kanssa. Useimmiten he ovat uupuneita. He johtavat työntekijöitä, tilaavat varastoja, käsittelevät valituksia ja yrittävät jollain tavalla pyörittää kannattavaa liiketoimintaa. Mutta mikä todella pitää heidät hereillä öisin? Kello 23.00 saapuvat Instagram-yksityisviestit, joissa kysytään: "Onko teillä vapaita aikoja huomiselle?"
Jos et vastaa välittömästi, asiakas menee kadun toisella puolella olevaan liikkeeseen. Jos vastaat, teet ilmaista työtä pyjamassasi ja toimit inhimillisenä puhelinvastaajana.
Tästä alkaa muutos. Jos haluat tietää kauneudenhoitoalan parhaat tekoälytyökalut, sinun ei tarvitse etsiä robottimaisia hiustenleikkuuvarsia tai outoja virtuaalitodellisuuden peilejä. Sinun on katsottava suoraan vastaanottoosi.
Vastaanottosi on tulonmuodostuksesi sydän, mutta sen hoitaminen vanhanaikaisesti – ihmisen naputellessa kiihkeästi varausjärjestelmää samalla kun asiakas odottaa maksamista – on rahan hukkaan heittämistä. On aika uudistaa rakenteita. Katsotaanpa, kuinka rakennetaan tekoälyyn pohjautuva vastaanotto, joka toimii 24/7, ei koskaan tee tuplavarauksia ja maksaa vain murto-osan nykyisestä järjestelmästäsi.
Miksi vastaanottosi menettää rahaa
Ennen kuin tarkastelemme työkaluja, haluan sinun kysyvän itseltäsi yhden kysymyksen: Jos tekoäly voisi huomisesta alkaen hoitaa jokaisen varauksen, peruutuksen ja peruskysymyksen, maksaisitko silti ihmiselle sen tekemisestä?
Monet liikkeenomistajat kertovat minulle tarvitsevansa ihmisen vastaanottoon "henkilökohtaisen kosketuksen" vuoksi. Ymmärrän tämän vaiston. Mutta ollaan rehellisiä siitä, mihin vastaanottovirkailija todellisuudessa käyttää 80 % työpäivästään:
- Puhelimeen vastaamiseen sanoakseen: "Ei, Kellyllä ei ole vapaita aikoja kello 14.00."
- Varausten manuaaliseen siirtämiseen, kun joku myöhästyy.
- Luottokorttitietojen vastaanottamiseen puhelimitse.
- Täsmälleen samojen pysäköintiä ja hinnoittelua koskevien kysymysten vastaamiseen Instagramissa.
Se ei ole "henkilökohtaista palvelua". Se on tiedonsyöttöä. Aitoa henkilökohtaista palvelua on asiakkaan tervehtiminen nimeltä, kahvin tarjoaminen ja hemmottelun tunteen luominen. Tekoäly ei voi ojentaa kenellekään cappuccinoa. Mutta tekoäly voi hoitaa tiedonsyötön, jolloin henkilökunnallesi vapautuu aikaa todella katsoa asiakkaitasi silmiin.
Toimintasuunnitelma: Kauneudenhoitoalan parhaat tekoälytyökalut
Tässä on tarkka kuvaus siitä, kuinka voit korvata vanhentuneet vastaanottotoimintosi tekoälyllä, eriteltynä toiminnoittain.
1. 24/7 tekoälypuheagentti (Puheluiden ja varausten käsittely)
Olemme nyt siinä pisteessä, että tekoäly voi vastata puhelimeesi, puhua luonnollisen kuuloisella ihmisäänellä, ymmärtää monimutkaisia pyyntöjä ja kirjata varauksen suoraan kalenteriisi.
Kuvittele asiakas, joka soittaa sunnuntaina kello 7.00. Sen sijaan, että hän päätyisi vastaajaan, hän kuulee: "Hei, kiitos soitostasi The Studioon. Olen Penny, virtuaaliavustaja. Kuinka voin auttaa sinua tänään?" "Hei, minun pitäisi varata aika tyvivärjäykseen Sarahille joskus ensi viikolla kello 17 jälkeen." "Tarkistan Sarahin kalenterin. Hänellä on vapaa aika torstaina klo 17.30 tai perjantaina klo 18.00. Sopiiko jompikumpi näistä sinulle?"
Käytettävät työkalut:
- TrueLark: Tämä on alan oma raskassarjalainen. Se käsittelee vastaamattomat puhelut teksti- ja ääniviesteillä, integroituu saumattomasti tärkeimpiin varausohjelmistoihin (kuten Mindbody, Phorest ja Zenoti) ja kotiuttaa tuloja, jotka muuten olisit menettänyt vastaajalle.
- Bland AI / Vapi: Jos haluat rakentaa räätälöidyn puheagentin alusta alkaen, nämä alustat mahdollistavat uskomattoman realistisen puheälyn luomisen, joka yhdistyy suoraan asiakkuudenhallintajärjestelmääsi (CRM). Se on minuuttihinnaltaan halvempi, vaikka vaatiikin hieman enemmän teknistä asennusta.
Sisäpiirin vinkki: Ennen kuin kiinnität tekoälyagentin sekavaan ja kalliiseen ohjelmistojärjestelmään, tutustu kattavaan oppaaseemme, jossa arvioidaan kauneudenhoito- ja hyvinvointialan ohjelmistokustannuksia. Varmista, että perusvarausjärjestelmäsi todella oikeuttaa kuukausimaksunsa.
2. Monikanavainen teksti- ja yksityisviestien hallinta
Asiakkaat eivät enää pelkästään soita. He laittavat viestiä Instagramissa, Facebookissa, WhatsAppissa ja Google My Businessissa. Viiden eri saapuneiden viestien kansion tarkistaminen vie valtavasti aikaa.
Tekoäly voi yhdistää nämä kansiot ja vastata automaattisesti rutiinikysymyksiin. Jos joku kysyy: "Paljonko balayage-värjäys maksaa?", tekoäly lukee hinnastosi ja vastaa välittömästi. Jos he sanovat: "Varaa minulle aika", tekoäly lähettää heille suoran varauslinkin.
Käytettävät työkalut:
- GlossGenius: Jos olet pienemmän kampaamon tai itsenäisen hoitotilan omistaja, GlossGenius on sisällyttänyt erinomaisia tekoälyominaisuuksia suoraan alustaansa ja hoitaa automatisoidun tekstiviestimarkkinoinnin sekä asiakasviestinnän vaivattomasti.
- ManyChat + ChatGPT: Edistyneemmille markkinoijille ManyChatin yhdistäminen Instagram-yksityisviesteihin ja tekoälyintegraation käyttö tarkoittaa, että voit automatisoida sosiaalisen median varausputkesi täysin.
3. Automatisoidut asiakasseurannat ja "takaisinvoitot"
Tiedäthän sen asiakkaan, joka tuli hiustenleikkuuseen, rakasti sitä, sanoi varaavansa uuden ajan ja sitten... katosi? Ihmisvastaanottovirkailijalla on harvoin aikaa käydä tietokantaa manuaalisesti läpi ja ottaa yhteyttä henkilöihin, jotka eivät ole käyneet 8 viikkoon. Tekoälyllä on.
Käytettävät työkalut:
- Phorest: Heidän "Client Reconnect" -ominaisuutensa käyttää koneoppimista ymmärtääkseen yksittäisten asiakkaiden varausmalleja. Jos Jane yleensä laitattaa kyntensä 3 viikon välein ja siitä on nyt kulunut 4 viikkoa, järjestelmä lähettää Janelle automaattisesti lämpimän ja personoidun tekstiviestin, joka kannustaa häntä tekemään varauksen. Ihmisen väliintuloa ei tarvita.
4. Ennakoiva varastonhallinta
Hapetteen loppuminen perjantai-iltapäivänä on painajainen. Jälleenmyyntishampoon liikatilaaminen pölyttymään hyllylle on rahan haaskausta.
Tekoäly voi analysoida tulevat varauksesi, huomioida historiallisen kulutuksesi ja kertoa sinulle tarkalleen, mitä sinun on tilattava tällä viikolla.
Käytettävät työkalut:
- SalonIQ / Vish: Vish keskittyy erityisesti värinhallintaan. Se käyttää dataa seuratakseen tarkasti, kuinka paljon väriä sekoitetaan suhteessa käytettyyn määrään, vähentäen hävikkiä merkittävästi. Se integroituu vastaanotto-ohjelmistoosi varmistaen, että ylimääräinen tuotteiden käyttö lisätään automaattisesti asiakkaan laskuun. Enää työntekijät eivät "unohda" veloittaa siitä ylimääräisestä vaalennusainekulhosta.
Piilotettu ansa: Vanhat ohjelmistot ja maksut
Kun alat automatisoida vastaanottoasi, huomaat todennäköisesti, että nykyinen varausohjelmistosi veloittaa sinulta korkeita maksuja ominaisuuksista, joita tekoäly voi nykyään tehdä pikkurahalla.
Lisäksi, kun siirryt automatisoituun, ensisijaisesti verkkopohjaiseen varausmalliin (jossa tekoäly lähettää maksulinkkejä tai perii varausmaksuja tekstiviestitse), maksujen käsittelyvolyymisi muuttuu. Älä anna vanhentuneiden kauppiasmaksujen syödä niitä katteita, jotka juuri loit säästämällä hallinnollisissa työvoimakuluissa.
Suosittelen vahvasti tarkistamaan maksunvälityskulusi kaikkien tekoälyuudistusten yhteydessä. Yhden prosentin ero transaktiomaksuissa voi vastata tuhansia puntia tai dollareita vuodessa.
(Jos haluat laajemman katsauksen siihen, mistä voit leikata alan operatiivista tehottomuutta, lue täydellinen kauneudenhoito- ja hyvinvointialan säästöoppaamme.)
30 päivän suunnitelma vastaanoton uudistamiseen
Älä yritä muuttaa kaikkea huomenna. Se on resepti henkilökunnan paniikille ja asiakkaiden hämmennykselle. Lähesty asiaa sen sijaan kuin strategi:
Viikko 1: Kartoita menetetyt tilaisuutesi. Seuraa tarkalleen, kuinka moni puhelu menee vastaajaan tai kuinka moni yksityisviesti on vastaamatta yli kaksi tuntia. Laske keskimääräinen kuitin loppusumma. Kerro se menetettyjen tilaisuuksien määrällä. Siinä on sinun "tekoälybudjettisi".
Viikko 2: Automatisoi yksityisviestit ensin. Ota käyttöön tekoälyyn perustuva automaattivastaaja Instagramiin ja Facebookiin, joka vastaa usein kysyttyihin kysymyksiin ja tarjoaa suoran varauslinkin. Tämä on vähäriskinen ja erittäin tehokas toimenpide.
Viikko 3: Ota käyttöön vastaamattomien puheluiden tekstiviestipalaute. Ennen kuin siirryt täyteen "puhe-tekoälyyn", käytä työkalua, joka lähettää asiakkaalle välittömästi tekstiviestin, jos et ehdi vastata hänen puheluunsa: "Hei, täällä The Studio! Olemme juuri nyt asiakkaan kanssa. Kuinka voimme auttaa? [Varauslinkki]"
Viikko 4: Ota käyttöön tekoälypuheagentti. Kun olet sinut asian kanssa, ota käyttöön tekoälyvastaanottovirkailija hoitamaan ruuhka-aikojen ylivuotopuhelut. Seuraa puheluiden litterointeja. Huomaat, kuinka helposti asiakkaat sopeutuvat älykkään agentin kanssa asiointiin.
Yhteenveto
Kauneudenhoitoala rakentuu sille, että saadaan ihmiset tuntemaan itsensä upeiksi. Jokainen tunti, jonka sinä tai tiimisi käytätte manuaaliseen tiedonsyöttöön, puhelinhippaan tai hiusväripakkausten laskemiseen, on varastettu asiakaskokemukselta.
Yrittäjät, jotka ottavat nämä työkalut omakseen, eivät menetä "henkilökohtaista kosketustaan". He käyttävät tekoälyä robottimaisen työn tekemiseen, jotta heidän ihmistyöntekijänsä voivat vihdoin keskittyä jälleen inhimillisyyteen.
Mitä vastaanoton tehtävää inhoat kaikkein eniten? Aloita automatisoimalla se huomenna. Anna tekoälyn hoitaa seuraava työvuoro.