Minden hónapban több száz eredménykimutatást (P&L) nézek át. Tudják, mi az, ami mindig megborzongat? A jogi átalánydíjak. Ez a végső elavult költség – £300-tól £500-ig terjedő óradíjat fizetni egy szakembernek azért, hogy megnyissa a Microsoft Wordöt, és bemásoljon záradékokat egy évtizeddel ezelőtt megírt sablonból. Ha egy azonnali AI bevezetési kisvállalati sikert keres, ne is keressen tovább a rutinszerű jogi és megfelelőségi számláknál. Engedjék meg, hogy elmeséljem, hogyan érte el pontosan ezt egy közepes méretű ingatlankezelő cég, amely 80%-kal csökkentette jogi kiadásait, miközben ténylegesen javította az átfutási idejét.
Amikor először leültünk, hogy áttekintsük a működésüket, az alapító rendkívül stresszes volt. Körülbelül 400 lakó- és kereskedelmi egységet kezeltek. Minden alkalommal, amikor új bérlő költözött be, egy kereskedelmi bérleti szerződéshez egyedi kisállat-függelékre volt szükség, vagy a helyi önkormányzat frissített egy biztonsági előírást, fel kellett hívniuk a külső jogi képviselőjüket.
Nem arról volt szó, hogy az ügyvédek bármit is rosszul csináltak volna. Egyszerűen csak a hagyományos jogi üzleti modellt nem a karcsúsított (lean) működésre tervezték. Prémium díjakat fizettek olyan rutinszerű adminisztratív munkáért, amelyet jogi szakértelemnek álcáztak. Amikor átvilágítottuk a tipikus jogi szolgáltatási költségeiket, a valóság megdöbbentő volt: amire fizettek, annak 85%-a csupán rutinszerű dokumentum-összeállítás és alapvető szabályellenőrzés volt.
Jogi munkájuk 85%-ához nem ügyvédre volt szükségük. Egy rendszerre volt szükségük.
A katalizátor az AI bevezetési kisvállalati sikerhez
Az alapító számára a töréspont az új bérleti szabályozások frissítési hulláma során jött el. A cég egy £8,000 összegű számlát kapott pusztán azért, hogy a jogi csapatuk átnézze a szabványos bérleti szerződés sablonjukat az új előírások tükrében, és frissítsen három bekezdést.
Nyolcezer font. Három bekezdésért.
Ezen a napon döntöttünk úgy, hogy teljesen átalakítjuk a jogi és megfelelőségi munkához való hozzáállásukat. A cél nem az ügyvédek elbocsátása volt – komplex jogvitákhoz, bírósági megjelenésekhez és magas szintű stratégiai strukturáláshoz továbbra is elengedhetetlen a szakképzett jogi tanácsadó. A cél az volt, hogy ne fizessünk többé ügyvédeknek azért, hogy egy algoritmus munkáját végezzék el.
Pontosan így bontottuk le az elavult költségeiket, és cseréltük le őket egy AI-központú működésre.
1. Lépés: Bérleti szerződések generálásának automatizálása
A legnagyobb idő- és pénznyelő a bérleti szerződések megszövegezése volt. Hatalmas változatosság volt a bérlők között: volt, akinek háziállata volt, volt, akihez egyedi parkolási záradékok kellettek, néhány kereskedelmi egységnél pedig egyedi felmondási záradékokra volt szükség. Korábban az ingatlankezelők küldtek egy e-mailt az ügyvédi irodának a változókkal, majd három nappal később visszakaptak egy szerződéstervezetet egy £400 összegű számla kíséretében.
Ezt a teljes munkafolyamatot lecseréltük azáltal, hogy feltérképeztük az ingatlanjogi megtakarítási potenciáljukat, és felépítettünk egy strukturált AI-szövegező rendszert.
Fogtuk a bérleti szerződés mestersablonjaikat – azokat, amelyeknek a golyóállóvá tételéért évekkel ezelőtt már fizettek az ügyvédeknek –, és feltöltöttük őket egy biztonságos, privát AI környezetbe. Ezután létrehoztunk egy egyszerű belső űrlapot az ingatlankezelők számára. Ők bevitték a változókat: bérlő neve, bérleti díj összege, futamidő hossza, különleges feltételek (pl. „A bérlőnek két macskája van, kiköltözéskor professzionális takarítási záradék szükséges”).
Az AI azonnal átveszi ezeket a változókat, kiválasztja a megfelelő, jogilag jóváhagyott záradékokat a mesterkönyvtárból, és generál egy tökéletes, aláírásra kész bérleti szerződést.
Az eredmény: A bérleti szerződések megszövegezése 3 napról és £400 költségről 45 másodpercre és az API számítási költségek formájában csupán egy penny töredékére csökkent.
2. Lépés: Rutinszerű megfelelőségi ellenőrzések teljes átalakítása
Az ingatlankezelés egy megfelelőségi aknamező. Gázbiztonsági tanúsítványok, elektromos ellenőrzések, HMO (House in Multiple Occupation - többlakásos ház) engedélyezési előírások, bérléshez való jog ellenőrzése. Ezek bármelyikének elmulasztása hatalmas bírságokat vonhat maga után.
Korábban egy megfelelőségi tanácsadónak és a jogi csapatuknak fizettek átalánydíjat a fájljaik rendszeres ellenőrzéséért. Ez egy manuális, lassú és emberi hibáknak kitett folyamat volt – mivel az emberek elunják magukat 400 biztonsági tanúsítvány elolvasása közben.
Ezt egy AI-vezérelt munkafolyamattá alakítottuk át. Beállítottunk egy automatizált rendszert, amely közvetlenül kezeli az ingatlan-megfelelőségi ellenőrzéseket. A gépi látásra képes AI modellek segítségével a rendszer most már automatikusan beolvas minden feltöltött gáz-, elektromos- és biztonsági tanúsítványt. Kinyeri a lejárati dátumokat, ellenőrzi a tanúsítványszámokat a várt formátumok alapján, és megjelöl minden rendellenességet.
Ami ennél is fontosabb, betápláltuk az AI-nak a helyi önkormányzat legújabb lakásügyi szabályozásait. Mostantól, amikor a cég felmondást vagy bérleti díj emelési értesítőt szövegez meg, az AI kiküldés előtt összeveti a dokumentumot a hatályos helyi törvényekkel, biztosítva, hogy a felmondási idők jogilag megfelelőek legyenek.
Ha az AI eltérést észlel, megjelöli azt emberi felülvizsgálatra. Ha megfelelő, akkor átengedi. Az emberi ingatlankezelő továbbra is irányít, de most már inkább szerkesztőként lép fel, nem pedig létrehozóként.
A technológiai csomag (Amit ténylegesen használtak)
Azt gondolhatná, hogy ehhez egy egyedileg fejlesztett, £100,000 értékű vállalati szoftvermegoldásra van szükség. Nincs. Ez a jelenlegi AI környezet szépsége.
Ezt a teljes rendszert kész, kereskedelmi forgalomban kapható eszközökből építettük fel:
- Claude 3.5 Sonnet: Az Anthropic által fejlesztett Claude-ot használtuk a munka oroszlánrészére. Hatalmas kontextusablaka lenyűgözővé teszi az 50 oldalas jogi dokumentumok olvasásában és az egyetlen, helyi törvénynek ellentmondó záradék megtalálásában. A Team előfizetést használtuk az adatvédelem biztosítása érdekében (így a bérlői adatokat nem használják fel nyilvános modellek betanítására).
- Make.com: A Make-et használtuk az ingatlankezelő CRM rendszerük és az AI összekapcsolására. Amikor egy bérlő státusza „Jóváhagyva” lesz a CRM-ben, a Make utasítja az AI-t a bérleti szerződés megszövegezésére.
- DocuSign APIs: Amint az AI megszövegezi a bérleti szerződést, és egy emberi menedzser a „jóváhagyás” gombra kattint, az automatikusan kiküldésre kerül digitális aláírásra.
A teljes szoftverköltség? Kevesebb mint havi £150.
A pénzügyi hatás: A 80%-os siker
Nézzük meg a számokat, mert ez az a pont, ahol az elmélet valósággá válik.
Az AI előtt a havi jogi és megfelelőségi átalánydíjuk átlagosan £6,500 volt. Ez fedezte a bérleti szerződés módosításait, a szabványos értesítések megszövegezését, a megfelelőségi auditokat és a tanácsadójuknak feltett általános „gyors kérdéseket”.
Az AI munkafolyamatok bevezetése után az ügyvédeket szigorúan csak az eszkalációkra – a közvetítés felé haladó tényleges bérlői vitákra – és a magas szintű vállalati strukturálásra korlátoztuk.
Az átlagos havi jogi kiadásuk £1,200-ra csökkent.
Ez évente több mint £60,000, amely közvetlenül növeli az eredményességüket. De a pénzügyi megtakarítás csak a győzelem egyik fele volt. A működési sebesség átalakította az üzletet. Amikor egy potenciális bérlő szeretne egy egységet, hatalmas versenyelőnyt jelent, ha a referenciaellenőrzés után 10 perccel már a kezébe adhatunk egy személyre szabott bérleti szerződést. Azonnal biztosíthatja az üzletet.
Hogyan másolhatja le ezt az AI bevezetési kisvállalati stratégiát?
Nem kell ingatlankezeléssel foglalkoznia ahhoz, hogy alkalmazza ezt a forgatókönyvet. Ha ügynökséget, tanácsadó céget, kiskereskedelmi egységet vagy logisztikai céget vezet, Önnek is vannak szabványos működési eljárásai, szerződései és megfelelőségi szabályai.
Ha szeretne véget vetni az elavult jogi költségek túlfizetésének, íme az azonnali cselekvési terve:
- Végezze el a "Ctrl+C" auditot: Nézze meg az utolsó három jogi számláját. Emeljen ki minden olyan tételt, ahol az ügyvéd lényegében üres mezőket töltött ki, szabványos jelölőnégyzeteket pipált be, vagy szabványos értesítéseket generált. Ez az Ön AI célpontlistája.
- Központosítsa a sablonjait: Gyűjtsön össze minden stabil, ügyvéd által jóváhagyott szerződést, titoktartási megállapodást (NDA) és egyezséget, amelyet jelenleg használ. Ezek alkotják az AI „igazságkönyvtárát”.
- Kezdje a legkisebb kockázattal: Ne a legnagyobb téttel bíró ügyfélszerződése automatizálásával kezdje. Kezdje a titoktartási megállapodásokkal. Kezdje a független vállalkozói szerződésekkel. Szövegeztesse meg őket az AI-val, nézze át saját maga, és lássa meg, milyen jók.
- Alkalmazza a "Human-in-the-Loop" (Ember a folyamatban) elvet: A cél nem az, hogy az AI vakon küldözzön ki jogi dokumentumokat. A cél az, hogy az AI végezze el a nehéz munka 95%-át, így az emberi csapatnak csak egy 5 perces végső áttekintésre legyen szüksége.
Az AI nem fogja leváltani azokat a zseniális ügyvédeket, akik komplex tárgyalásokon tudnak navigálni, vagy képviselni tudják Önt a bíróságon. De teljességgel és véglegesen megszüntette azt az igényt, hogy óránként több száz fontot fizessünk a dokumentumok összeállításáért.
Itt az ideje, hogy megvizsgálja a jogi számláit. Ha egy embernek fizet azért, hogy úgy viselkedjen, mint egy robot, akkor pénzt veszít egy elavult rendszer miatt. Fejezze be a másolás-beillesztés adó fizetését, és kezdje el felépíteni a saját AI-központú működését.