Kas mėnesį peržiūriu šimtus pelno ir nuostolio (P&L) ataskaitų. Žinote, kas visada verčia mane krūptelėti? Išankstinis mokestis teisininkams (angl. legal retainer). Tai didžiausia atgyvenusių išlaidų rūšis – mokėti nuo £300 iki £500 už valandą profesionalui, kad šis atidarytų „Microsoft Word“ ir nukopijuotų sąlygas iš šablono, kurį parašė prieš dešimtmetį. Jei ieškote greitos dirbtinio intelekto diegimo sėkmės smulkiajame versle, atkreipkite dėmesį į savo įprastas teisines ir atitikties išlaidas. Leiskite papasakoti, kaip vidutinio dydžio nekilnojamojo turto valdymo įmonė neseniai padarė būtent tai: sumažino savo teisines išlaidas 80 % ir tuo pat metu pagerino užduočių atlikimo greitį.
Kai pirmą kartą susėdome peržiūrėti jų operacijų, įkūrėjas patyrė didelį stresą. Jie valdė apie 400 gyvenamųjų ir komercinių patalpų. Kaskart, kai įsikeldavo naujas nuomininkas, kai komercinei nuomos sutarčiai prireikdavo specialaus priedo dėl naminių gyvūnų ar kai vietos savivaldybė atnaujindavo saugumo reikalavimus, jie turėdavo kreiptis į savo išorinius teisinius konsultantus.
Problema nebuvo ta, kad teisininkai kažką darė ne taip. Tiesiog tradicinis teisinių paslaugų verslo modelis nėra pritaikytas taupioms operacijoms. Įmonė mokėjo aukščiausios klasės įkainius už įprastą administracinį darbą, pateikiamą kaip teisinė ekspertizė. Kai atlikome jų tipinių teisinių paslaugų išlaidų auditą, realybė buvo akivaizdi: 85 % to, už ką jie mokėjo, tebuvo paprastas dokumentų surinkimas ir bazinis taisyklių tikrinimas.
85 procentams teisinio darbo jiems nereikėjo teisininko. Jiems reikėjo sistemos.
Dirbtinio intelekto diegimo sėkmės smulkiajame versle katalizatorius
Lūžio taškas šiam įkūrėjui įvyko per naujų nuomos taisyklių atnaujinimų bangą. Įmonė gavo £8,000 sąskaitą vien už tai, kad teisininkų komanda patikrintų jų standartinį nuomos sutarties šabloną pagal naujus reikalavimus ir atnaujintų tris pastraipas.
Aštuoni tūkstančiai svarų sterlingų. Už tris pastraipas.
Tai buvo diena, kai nusprendėme pertvarkyti visą jų požiūrį į teisinį ir atitikties užtikrinimo darbą. Tikslas nebuvo atleisti jų teisininkus – jums vis dar neabejotinai reikia kvalifikuotų teisinių konsultantų sudėtingiems ginčams, atstovavimui teisme ir aukšto lygio strateginiam struktūrizavimui. Tikslas buvo nustoti mokėti teisininkams už tai, ką gali atlikti algoritmas.
Štai kaip tiksliai išskaidėme jų atgyvenusias išlaidas ir pakeitėme jas operacijomis, pagrįstomis dirbtiniu intelektu.
1 žingsnis: Nuomos sutarčių generavimo automatizavimas
Daugiausiai laiko ir pinigų reikalavo nuomos sutarčių rengimas. Nuomininkų įvairovė buvo didžiulė: vieni turėjo augintinių, kitiems reikėjo specifinių automobilių stovėjimo sąlygų, kai kurios komercinės patalpos reikalavo individualių sutarties nutraukimo sąlygų. Anksčiau nekilnojamojo turto vadybininkai išsiųsdavo el. laišką advokatų kontorai su šiais kintamaisiais, o po trijų dienų gaudavo parengtą sutartį kartu su priskirta £400 sąskaita faktūra.
Pakeitėme visą šią darbo eigą – įvertinome jų nekilnojamojo turto teisinių išlaidų taupymo potencialą ir sukūrėme struktūrizuotą DI pagrįstą sutarčių rengimo sistemą.
Mes paėmėme jų pagrindinius nuomos sutarčių šablonus – tuos, už kuriuos jie jau prieš daugelį metų sumokėjo teisininkams, kad šie taptų nepriekaištingi, – ir įkėlėme juos į saugią, privačią DI aplinką. Tada sukūrėme paprastą vidinę formą nekilnojamojo turto vadybininkams. Jie įveda kintamuosius: nuomininko vardą ir pavardę, nuomos sumą, laikotarpį, specialiąsias sąlygas (pvz., „Nuomininkas turi dvi kates, išsikraustant reikalinga profesionalaus valymo sąlyga“).
Dirbtinis intelektas akimirksniu paima šiuos kintamuosius, iš pagrindinės bibliotekos atrenka tinkamas, teisiškai patvirtintas sąlygas ir sugeneruoja nepriekaištingą, pasirašymui paruoštą nuomos sutartį.
Rezultatas: Nuomos sutarties parengimas, anksčiau trukdavęs 3 dienas ir kainuodavęs £400, dabar trunka 45 sekundes ir kainuoja vos kelias penso dalis, apmokant API skaičiavimo išlaidas.
2 žingsnis: Įprastinių atitikties patikrų pertvarkymas
Nekilnojamojo turto valdymas yra atitikties minų laukas. Dujų saugos sertifikatai, elektros instaliacijos patikros, HMO (daugiabučių namų) licencijavimo taisyklės, teisės nuomotis patikros. Praleidus nors vieną iš jų, galima sulaukti milžiniškų baudų.
Istoriškai jie mokėjo atitikties konsultantui ir teisininkų komandai avansinį mokestį, kad šie periodiškai atliktų jų bylų auditą. Tai buvo rankinis, lėtas ir žmogiškoms klaidoms imlus procesas – nes žmonėms atsibosta skaityti 400 saugos sertifikatų.
Mes perkėlėme tai į dirbtiniu intelektu pagrįstą darbo eigą. Sukūrėme automatizuotą sistemą, kuri tiesiogiai tvarko jų nekilnojamojo turto atitikties patikras. Naudodama regos funkcijas turinčius DI modelius, sistema dabar automatiškai perskaito kiekvieną įkeltą dujų, elektros ir saugos sertifikatą. Ji ištraukia galiojimo pabaigos datas, patikrina sertifikatų numerius pagal numatytus formatus ir pažymi bet kokias anomalijas.
Dar svarbiau yra tai, kad DI sistemai pateikėme naujausias vietos savivaldybės būsto taisykles. Dabar, kai įmonė rengia pranešimą dėl išsikraustymo ar nuomos mokesčio padidinimo, dirbtinis intelektas sutikrina dokumentą su galiojančiais vietos įstatymais, kad prieš išsiunčiant užtikrintų įspėjimo terminų teisėtumą.
Jei dirbtinis intelektas pastebi neatitikimą, jis pažymi tai žmogaus peržiūrai. Jei dokumentas atitinka reikalavimus, jis praleidžiamas. Žmogus – nekilnojamojo turto vadybininkas – vis dar valdo situaciją, tačiau dabar jis veikia kaip redaktorius, o ne kaip kūrėjas.
Technologijų krūva (Ką jie iš tikrųjų naudojo)
Galbūt manote, kad tam reikia specialiai sukurtos, £100,000 kainuojančios įmonės programinės įrangos. Tikrai ne. Būtent tai ir yra dabartinės DI aplinkos žavesys.
Sukūrėme visą šią sistemą naudodami standartinius, jau paruoštus įrankius:
- Claude 3.5 Sonnet: Sunkiausiems darbams atlikti naudojome „Anthropic“ sukurtą „Claude“. Dėl didžiulio konteksto lango šis modelis neįtikėtinai gerai skaito 50 puslapių teisinius dokumentus ir suranda vieną sąlygą, kuri prieštarauja vietos įstatymams. Naudojome komandos (Team) planą, kad užtikrintume duomenų privatumą (taip nuomininkų duomenys nėra naudojami viešiems modeliams mokyti).
- Make.com: Naudojome „Make.com“, kad sujungtume jų nekilnojamojo turto valdymo CRM su dirbtiniu intelektu. Kai CRM sistemoje nuomininko statusas pasikeičia į „Patvirtintas“ (angl. Approved), „Make.com“ duoda signalą dirbtiniam intelektui parengti nuomos sutartį.
- DocuSign APIs: Kai DI parengia nuomos sutartį, o žmogus-vadybininkas paspaudžia „patvirtinti“, ji automatiškai išsiunčiama skaitmeniniam pasirašymui.
Bendra programinės įrangos kaina? Mažiau nei £150 per mėnesį.
Finansinis poveikis: 80 % pergalė
Pažvelkime į skaičius, nes būtent čia teorija tampa realybe.
Prieš diegiant DI, jų vidutinis mėnesinis avansinis mokestis teisininkams už atitiktį siekė £6,500. Tai apėmė nuomos sutarčių keitimus, standartinių pranešimų rengimą, atitikties auditus ir bendrus „greitus klausimus“ savo konsultantams.
Įdiegę DI darbo eigas, mes apribojome teisininkų veiklą griežtai tik eskalacijoms – realiems ginčams su nuomininkais, kurie keliauja į mediaciją, ir aukšto lygio įmonių struktūrizavimui.
Jų vidutinės mėnesinės teisinės išlaidos sumažėjo iki £1,200.
Tai yra daugiau nei £60,000 per metus, pridėtų tiesiai prie grynojo pelno. Tačiau finansinis sutaupymas buvo tik pusė pergalės. Operacijų greitis pakeitė verslą. Kai potencialus nuomininkas nori išsinuomoti patalpas, pateikti jam individualią nuomos sutartį praėjus vos 10 minučių po to, kai jis sėkmingai praeina patikrinimą, yra didžiulis konkurencinis pranašumas. Jūs sandorį užfiksuojate akimirksniu.
Kaip galite atkartoti šią dirbtinio intelekto diegimo smulkiajame versle strategiją
Jums nebūtina dirbti nekilnojamojo turto valdymo srityje, kad galėtumėte pasinaudoti šiuo veiksmų planu. Jei vadovaujate agentūrai, konsultacijų įmonei, mažmeninės prekybos ar logistikos bendrovei, jūs turite standartines veiklos procedūras, sutartis ir atitikties taisykles.
Jei norite nustoti permokėti už atgyvenusias teisines išlaidas, štai jūsų neatidėliotinų veiksmų planas:
- Atlikite „Ctrl+C“ auditą: Peržiūrėkite savo paskutines tris sąskaitas už teisines paslaugas. Pažymėkite kiekvieną eilutę, kurioje teisininkas iš esmės tik pildė tuščius laukelius, žymėjo standartinius langelius ar generavo standartinius pranešimus. Tai yra jūsų dirbtinio intelekto taikinių sąrašas.
- Centralizuokite savo šablonus: Surinkite kiekvieną tvirtą, teisininko patvirtintą sutartį, NDA (neatskleidimo sutartį) ir susitarimą, kurį šiuo metu naudojate. Tai sudarys jūsų dirbtinio intelekto „tiesos biblioteką“.
- Pradėkite nuo mažiausios rizikos: Nepradėkite nuo didžiausios rizikos klientų sutarčių automatizavimo. Pradėkite nuo NDA sutarčių. Pradėkite nuo nepriklausomų rangovų sutarčių. Leiskite dirbtiniam intelektui jas parengti, peržiūrėkite jas patys ir įsitikinkite, kokios jos kokybiškos.
- Priimkite žmogaus dalyvavimo procese („Human-in-the-Loop“) modelį: Tikslas nėra leisti dirbtiniam intelektui aklai siųsti teisinius dokumentus. Tikslas yra, kad DI atliktų 95 % sunkaus darbo, o jūsų žmonių komandai liktų tik 5 minučių galutinė peržiūra.
Dirbtinis intelektas nepakeis genialaus teisininko, kuris sugeba vesti sudėtingas derybas arba atstovauti jums teisme. Tačiau jis visiškai ir negrįžtamai panaikino poreikį mokėti šimtus svarų už valandą vien tam, kad būtų surenkami dokumentai.
Atėjo laikas peržiūrėti savo sąskaitas už teisines paslaugas. Jei mokate žmogui už tai, kad jis elgtųsi kaip robotas, prarandate pinigus dėl atgyvenusios sistemos. Nustokite mokėti „kopijavimo ir įklijavimo“ mokestį ir pradėkite kurti operacijas, kuriose pirmenybė teikiama dirbtiniam intelektui.