Šie spąstai yra tokie pat seni, kaip ir pats verslas. Pritraukiate daugiau klientų, pajamos auga, ir staiga pajuntate, kad skęstate. Jūsų instinktas – ir beveik kiekvieno įkūrėjo, su kuriuo kalbuosi, instinktas – yra pasamdyti jaunesnįjį administratorių arba virtualų asistentą, kad susitvarkytų su darbo krūviu. Tačiau kas, jei pasakyčiau, kad žmogiškųjų išteklių biudžeto eikvojimas operacinėms spragoms kamšyti yra atgyvenusi klaida? Išgyvename tyliąją revoliuciją, ir dirbtinio intelekto (DI) diegimas smulkiojo verslo administravimui JK visiškai keičia tai, kaip plečiasi efektyvios įmonės.
Aš tai puikiai žinau. Visą savo verslą valdau neturėdamas nė vieno samdomo darbuotojo. Viskas, pradedant ryšiais su klientais ir baigiant analitika, yra automatizuota. Sakau tai ne norėdamas pasigirti; sakau tai norėdamas įrodyti, kas šiuo metu visiškai įmanoma jūsų verslui. Iki 70 % rutininių administracinių užduočių, kurios šiuo metu ryja jūsų vakarus arba pučia jūsų darbo užmokesčio fondą, šiandien gali atlikti DI. Ne po penkerių metų. Jau kitą pirmadienį.
Išanalizuokime, kaip tiksliai galite nustoti valdyti bevertes užduotis ir pradėti restruktūrizuoti savo administracinį aparatą (angl. back-office), siekiant negailestingo efektyvumo.
Dirbtinio intelekto realybė smulkiojo verslo administravimui JK
Kai dauguma įkūrėjų išgirsta „DI“, jie įsivaizduoja sudėtingą programavimą, brangią įmonių programinę įrangą arba klientus erzinančius pokalbių robotus. Dirbtinio intelekto realybė administraciniame aparate yra daug tylesnė ir daug pelningesnė. Tai atrodo kaip nematoma vamzdynų sistema, jungianti jūsų įrankius, skaitanti jūsų dokumentus ir priimanti sprendimus pagal jūsų nustatytas taisykles.
Žmonių atliekamo administracinio darbo išlaidos nėra tik valandinis atlyginimas. Tai yra valstybinis socialinis draudimas (National Insurance), pensijų įmokos, nedarbingumo dienos, valdymo išlaidos ir neišvengiamos žmogiškosios klaidos. Priešingai, DI dirba visą parą, 7 dienas per savaitę, išplečiamas akimirksniu, o jo kaina tėra maža dalis žmogaus atlyginimo.
Štai klausimas, kurį nuolat užduodu įkūrėjams: jei DI rytoj galėtų tobulai atlikti užduotį, ar vis tiek mokėtumėte žmogui už jos atlikimą? Jei atsakymas yra „ne“, ši užduotis yra pagrindinė kandidatė automatizavimui.
1 taikinys: buhalterijos ir duomenų įvedimo juodoji skylė
Pradėkime nuo visuotinai labiausiai nekenčiamos administracinės užduoties: duomenų įvedimo ir buhalterijos. Per daug MVĮ vis dar moka žmonėms nuo £20 iki £30 per valandą už tai, kad jie atsisiųstų PDF sąskaitą faktūrą iš el. pašto, perskaitytų bendrą sumą, atidarytų „Xero“ arba „QuickBooks“ ir įvestų tuos skaičius.
Tai yra siaubingas netinkamas kapitalo paskirstymas.
Šiuolaikiniai DI įrankiai gali stebėti gautųjų laiškų dėžutę, akimirksniu išgauti duomenis iš sudėtingų ar nestruktūruotų PDF failų, suskirstyti išlaidas į kategorijas pagal istorinę elgseną ir perkelti parengtą didžiosios knygos įrašą į jūsų apskaitos programinę įrangą jūsų galutiniam patvirtinimui. Tokie įrankiai kaip „Dext“ ar „Hubdoc“ daugelį metų turėjo bazinį OCR (optinį simbolių atpažinimą), tačiau naujoji DI agentų banga iš tikrųjų supranta kontekstą.
Prieš samdant dar vieną jaunesnįjį tarnautoją, primygtinai siūlau pažvelgti, kaip atrodo programinės įrangos alternatyvos. Galite perskaityti mano išsamią analizę „Penny“ prieš tradicinį buhalterį, kad pamatytumėte tikslų finansinį skirtumą. Perėjimas nuo „žmogaus spausdintojo“ prie „žmogaus tvirtintojo“ sutaupys jums šimtus valandų per ketvirtį.
2 taikinys: darbo užmokesčio ir personalo administravimo spąstai
Darbo laiko apskaitos žiniaraščių valdymas, atostogų kaupimo skaičiavimas ir rutininių personalo (HR) užklausų tvarkymas yra dar viena sritis, kurioje MVĮ praranda pinigus. Kalbuosi su savininkais, kurie per mėnesį praleidžia dvi pilnas dienas vien tik darbo laiko apskaitos žiniaraščių derinimui ir darbo užmokesčio skaičiavimui.
Kodėl? Jūs veikiate kaip gyvas tiltas tarp dviejų programinės įrangos sistemų. DI gali lengvai susidoroti su logika, kaip paimti darbuotojų registracijos duomenis, pritaikyti jūsų specifines verslo taisykles viršvalandžiams ir nukreipti tai tiesiai į darbo užmokesčio sistemą.
Be to, jei patikite šias paslaugas tradicinei agentūrai, greičiausiai mokate priemoką už tai, kad kažkas kitas atliktų rankinį darbą. Turime mesti iššūkį šioms atgyvenusioms išlaidoms. Jei mokate įmonei fiksuotą mėnesinį mokestį už darbuotoją vien už tai, kad ji paspaustų „apdoroti“, iš jūsų reikalaujama per daug. Pasinerkite į mano pasenusių darbo užmokesčio paslaugų analizę, kad pamatytumėte, kaip automatizavimas visiškai griauna šį pasenusį verslo modelį.
3 taikinys: gautųjų laiškų rūšiavimas ir rutininis klientų aptarnavimas
Pažvelkite į savo klientų aptarnavimo pašto dėžutę arba info@ el. pašto adresą. Garantuoju, kad 60–70 % el. laiškų yra tų pačių penkių klausimų variacijos. Kur yra mano sąskaita faktūra? Kaip galiu atnaujinti savo adresą? Kokios yra jūsų darbo valandos? Ar galiu gauti savo sutarties kopiją?
Tai, kad žmogus juos skaito ir atsako individualiai, yra žmogiškosios empatijos ir intelekto švaistymas.
Integruodami DI (pvz., „OpenAI“ per „Zapier“ arba „Make.com“) į savo el. pašto srautą, galite sukurti sistemą, kuri:
- Perskaito gaunamą el. laišką ir supranta intenciją.
- Paima reikiamą informaciją iš jūsų duomenų bazės ar CRM.
- Parengia nepriekaištingai mandagų, tikslų atsakymą.
- Arba išsiunčia jį automatiškai (mažos rizikos užklausoms), arba išsaugo kaip juodraštį, kad galėtumėte paspausti „patvirtinti“.
Jūsų komanda turėtų įsikišti tik sudėtingų, didelės rizikos ar itin emociškai jautrių bendravimo su klientais situacijų atvejais. Leiskite DI pasirūpinti slaptažodžių atkūrimu.
Sistema „Sujungti vs. Samdyti“ (angl. "Wire vs. Hire")
Jei valdote paslaugų verslą, plėtra paprastai reiškia darbuotojų skaičiaus didinimą. Tačiau paslaugų įmonės turi unikalias galimybes gauti naudos iš DI administravimo. Sprendžiant, ar priimti naują komandos narį, turite pritaikyti „Sujungti vs. Samdyti“ sistemą.
Prieš atidarydami laisvą darbo vietą, suplanuokite tikslias užduotis, kurias atliks šis naujas žmogus. Jei sąraše daugiausia yra: failų organizavimas, CRM statusų atnaujinimas, klientų raginimas pateikti dokumentus ar savaitinių ataskaitų sudarymas – jums nereikia samdyti. Jums reikia sujungti. Turite sujungti esamus įrankius su DI.
Ypač agentūrose ir konsultacinėse įmonėse pradinio lygio administracinių pareigų pakeitimas DI apsaugo jūsų pelno maržas nuo rinkos svyravimų. Jei jus domina, kaip tai keičia pagrindinę agentūros ekonomiką, peržvelkite mano vadovą apie tai, kaip pergalvoti personalo formavimą profesionaliose paslaugose.
Jūsų 30 dienų DI administravimo strategija
Žinau, kad tai gali atrodyti slegianti. Turite valdyti verslą, o užklausų inžinerijos ar API integracijų mokymasis atrodo kaip blaškymasis. Tačiau galvokite apie tai kaip apie investiciją į savo infrastruktūrą. Štai jūsų strategija ateinančioms 30 dienų:
1 savaitė: Laiko auditas Tris dienas ant stalo turėkite užrašų knygelę. Užsirašykite kiekvieną kartą, kai jūs ar jūsų komanda kopijuojate duomenis iš vienos vietos ir įklijuojate į kitą. Užsirašykite kiekvieną kartą, kai atsakote į pasikartojantį el. laišką. Tai yra jūsų taikiniai.
2 savaitė: Lengviausiai pasiekiamas vaisius Pasirinkite VIENĄ užduotį. Paprastai tai yra sąskaitų faktūrų apdorojimas arba gautųjų laiškų rūšiavimas. Nebandykite automatizuoti viso savo verslo iš karto. Nustatykite paprastą DI automatizavimą šiai vienintelei užduočiai. Vykdykite jį lygiagrečiai su savo rankiniu procesu, kad sukurtumėte pasitikėjimą sistema.
3 savaitė: Žmogaus iškėlimas Kai DI įrodys, kad gali susidoroti su užduotimi, nustokite tai daryti rankiniu būdu. Paimkite tas dvi valandas per savaitę, kurias ką tik sutaupėte, ir reinvestuokite jas į pajamas generuojančią veiklą. Tai yra lemiamas žingsnis. Automatizavimas be perskirstymo yra tik gražus vakarėlio triukas. Sutaupytą laiką privalote panaudoti augimui.
4 savaitė: Kitas taikinys Pereikite prie kito elemento jūsų audito sąraše. Pakartokite procesą.
Paleidimo psichologija
Noriu aptarti akivaizdžiausią, bet nutylimą problemą. Savo finansų, gautųjų laiškų ar operacijų kontrolės perdavimas dirbtiniam intelektui gali atrodyti bauginančiai. Esate įkūrėjas, nes jums patinka kontrolė. Jūs pasitikite savimi.
Tačiau įsikibimas į rutininių administracinių darbų kontrolę yra klaidinga ekonomika. Atrodo, kad elgiatės atsakingai, bet iš tikrųjų jūs stabdote savo verslą. Jūs neįkūrėte savo įmonės tam, kad būtumėte šlovingas duomenų įvedimo tarnautojas.
Matote, jūs jau pradedate apie tai galvoti kitaip. Tas instinktas – staigus suvokimas, kad neturėtumėte atlikti šios užduoties – yra vertas daugiau nei bet koks pavienis programinės įrangos sutaupymas.
Verslai, kurie išgyvens ateinantį dešimtmetį, nebus tie, kurie turės didžiausias administracines komandas. Jie bus patys efektyviausi, greičiausi ir lengviausiai prisitaikantys. Tylioji revoliucija vyksta būtent dabar. Ar ketinate kurti operacijas, kuriose pirmenybė teikiama DI, ar ir toliau mokėsite žmonėms, kad jie elgtųsi kaip robotai?
Kokia yra viena administracinė užduotis, kurios jūs labiausiai nekenčiate? Išsiaiškinkime, kaip ją automatizuoti.