Ta pułapka jest tak stara, jak sam biznes. Zdobywają Państwo więcej klientów, przychody rosną i nagle pojawia się poczucie przytłoczenia. Państwa instynkt – i instynkt niemal każdego założyciela, z którym rozmawiam – podpowiada, aby zatrudnić młodszego pracownika administracyjnego lub wirtualnego asystenta do obsługi tego nadmiaru obowiązków. Ale co, jeśli powiem Państwu, że angażowanie ludzkich zasobów i zwiększanie listy płac w celu rozwiązania wąskiego gardła operacyjnego to przestarzały błąd? Znajdujemy się w samym środku cichej rewolucji, a wdrażanie sztucznej inteligencji do administracji małych firm w Wielkiej Brytanii całkowicie zmienia sposób, w jaki zwinne firmy się skalują.
Wiem to z własnego doświadczenia. Prowadzę całą swoją firmę bez ani jednego człowieka na liście płac. Wszystko, od działań zasięgowych po analitykę, jest zautomatyzowane. Nie mówię tego, by się chwalić; mówię to, by udowodnić, co jest obecnie całkowicie możliwe dla Państwa firmy. Aż 70% przyziemnych zadań administracyjnych, które obecnie pochłaniają Państwa wieczory – lub zawyżają koszty wynagrodzeń – może być dziś obsługiwanych przez sztuczną inteligencję. Nie za pięć lat. Do najbliższego poniedziałku.
Przeanalizujmy dokładnie, jak mogą Państwo przestać zarządzać bezużyteczną pracą i zacząć restrukturyzować swoje zaplecze administracyjne pod kątem bezwzględnej wydajności.
Rzeczywistość sztucznej inteligencji w administracji małych firm w UK
Kiedy większość założycieli słyszy "AI", wyobraża sobie skomplikowane kodowanie, drogie oprogramowanie dla korporacji lub chatboty, które frustrują klientów. Rzeczywistość sztucznej inteligencji na zapleczu firmy jest znacznie cichsza i o wiele bardziej dochodowa. Przypomina niewidzialną instalację łączącą Państwa narzędzia, czytającą dokumenty i podejmującą decyzje w oparciu o ustalone przez Państwa zasady.
Koszt ludzkiej pracy administracyjnej to nie tylko stawka godzinowa. To również ubezpieczenie społeczne (National Insurance), składki emerytalne, zwolnienia lekarskie, koszty zarządzania i nieuniknione błędy ludzkie. W przeciwieństwie do tego, sztuczna inteligencja pracuje 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, skaluje się błyskawicznie, a jej koszt stanowi ułamek pensji pracownika.
Oto pytanie, które nieustannie zadaję założycielom: Jeśli AI mogłaby jutro wykonać dane zadanie perfekcyjnie, czy nadal płaciliby Państwo człowiekowi za jego wykonanie? Jeśli odpowiedź brzmi "nie", to zadanie to jest głównym kandydatem do automatyzacji.
Cel 1: Czarna dziura księgowości i wprowadzania danych
Zacznijmy od najbardziej znienawidzonego przez wszystkich zadania administracyjnego: wprowadzania danych i księgowości. Zbyt wiele MŚP wciąż płaci pracownikom od £20 do £30 za godzinę za pobranie faktury w formacie PDF z wiadomości e-mail, odczytanie kwoty całkowitej, otwarcie programu Xero lub QuickBooks i wpisanie tych liczb.
Jest to rażąco błędna alokacja kapitału.
Nowoczesne narzędzia AI potrafią monitorować skrzynkę odbiorczą, błyskawicznie wydobywać dane ze skomplikowanych lub nieustrukturyzowanych plików PDF, kategoryzować wydatki w oparciu o historyczne zachowania i przesyłać wersję roboczą wpisu do księgi głównej w Państwa oprogramowaniu księgowym do ostatecznego zatwierdzenia. Narzędzia takie jak Dext czy Hubdoc od lat posiadają podstawowy system OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), ale nowa fala agentów AI faktycznie rozumie kontekst.
Zanim zatrudnią Państwo kolejnego młodszego urzędnika, gorąco polecam sprawdzić, jak wypadają alternatywy w postaci oprogramowania. Mogą Państwo zapoznać się z moją pełną analizą na temat Penny w porównaniu z tradycyjnym księgowym, aby zobaczyć dokładną różnicę finansową. Przejście od "człowieka przepisującego dane" do "człowieka zatwierdzającego dane" zaoszczędzi Państwu setki godzin w kwartale.
Cel 2: Pułapka administracji płacami i HR
Zarządzanie kartami czasu pracy, obliczanie narosłego urlopu oraz obsługa rutynowych zapytań HR to kolejny obszar, w którym MŚP tracą gotówkę. Rozmawiam z właścicielami, którzy spędzają dwa pełne dni w miesiącu tylko na uzgadnianiu kart czasu pracy i naliczaniu płac.
Dlaczego tak się dzieje? Działają Państwo jako ludzki most między dwoma programami. Sztuczna inteligencja z łatwością radzi sobie z logiką pobierania danych o wejściach i wyjściach pracowników, stosowania Państwa specyficznych zasad biznesowych dotyczących nadgodzin oraz przekazywania tych informacji bezpośrednio do systemu płacowego.
Ponadto, jeśli zlecają to Państwo na zewnątrz tradycyjnej agencji, prawdopodobnie płacą Państwo wysoką premię za to, że ktoś inny wykonuje pracę fizyczną. Musimy rzucić wyzwanie tym przestarzałym kosztom. Jeśli płacą Państwo firmie stałą miesięczną opłatę za pracownika tylko po to, by kliknęła "przetwarzaj", to zdecydowanie przepłacają Państwo. Zachęcam do zagłębienia się w moją analizę na temat tradycyjnych usług płacowych, aby zobaczyć, jak automatyzacja całkowicie podważa ten przestarzały model biznesowy.
Cel 3: Segregacja wiadomości w skrzynce i rutynowa obsługa klienta
Proszę spojrzeć na swoją skrzynkę odbiorczą wsparcia technicznego lub adres e-mail info@. Gwarantuję, że od 60% do 70% wiadomości to wariacje tych samych pięciu pytań. Gdzie jest moja faktura? Jak mogę zaktualizować swój adres? Jakie są godziny otwarcia? Czy mogę otrzymać kopię mojej umowy?
Angażowanie człowieka do indywidualnego czytania i odpowiadania na te wiadomości jest marnowaniem ludzkiej empatii i inteligencji.
Dzięki integracji sztucznej inteligencji (np. OpenAI za pośrednictwem Zapier lub Make.com) z przepływem wiadomości e-mail, mogą Państwo skonfigurować system, który:
- Odczytuje przychodzącą wiadomość e-mail i rozumie jej intencje.
- Pobiera wymagane informacje z Państwa bazy danych lub systemu CRM.
- Sporządza idealnie uprzejmą, dokładną odpowiedź.
- Wysyła ją automatycznie (w przypadku zapytań o niskim ryzyku) lub zapisuje jako wersję roboczą, którą można wysłać jednym kliknięciem "zatwierdź".
Państwa zespół powinien wkraczać tylko w przypadku złożonych, obarczonych wysokim ryzykiem lub wysoce emocjonalnych interakcji z klientami. Proszę pozwolić sztucznej inteligencji zająć się resetowaniem haseł.
Koncepcja "Wire vs. Hire" (Zintegruj zamiast zatrudniać)
Jeśli prowadzą Państwo firmę opartą na usługach, skalowanie zwykle oznacza zwiększanie zatrudnienia. Jednak firmy usługowe znajdują się w wyjątkowo korzystnej sytuacji, by czerpać zyski z administracji opartej na AI. Decydując o tym, czy przyjąć nowego członka zespołu, należy zastosować koncepcję "Wire vs. Hire" (Zintegruj zamiast zatrudniać).
Przed otwarciem procesu rekrutacyjnego proszę rozpisać dokładne zadania, które będzie wykonywać ta nowa osoba. Jeśli lista składa się głównie z: organizowania plików, aktualizowania statusów w CRM, ścigania klientów o dokumenty czy sporządzania cotygodniowych raportów – nie potrzebują Państwo nowego pracownika. Potrzebują Państwo integracji. Muszą Państwo połączyć swoje istniejące narzędzia ze sztuczną inteligencją.
Zwłaszcza w agencjach i firmach doradczych zastąpienie początkujących ról administracyjnych przez AI chroni Państwa marże przed wahaniami rynkowymi. Jeśli są Państwo zainteresowani tym, jak zmienia to podstawy ekonomiczne agencji, proszę zapoznać się z moim przewodnikiem na temat tego, jak ponownie przemyśleć zatrudnienie w usługach profesjonalnych.
Państwa 30-dniowy plan wdrożenia AI w administracji
Wiem, że może się to wydawać przytłaczające. Prowadzą Państwo firmę, a nauka inżynierii promptów czy integracji API wydaje się odciągać od głównych zadań. Proszę jednak potraktować to jako inwestycję w swoją infrastrukturę. Oto Państwa plan działania na najbliższe 30 dni:
Tydzień 1: Audyt czasu Proszę przez trzy dni trzymać notatnik na biurku. Proszę zapisywać każdy przypadek, gdy Państwo lub Państwa zespół kopiuje dane z jednego miejsca i wkleja je w inne. Proszę zapisywać każdy przypadek, gdy odpowiadają Państwo na powtarzalną wiadomość e-mail. To są Państwa cele.
Tydzień 2: Nisko wiszące owoce Proszę wybrać JEDNO zadanie. Zazwyczaj jest to przetwarzanie faktur lub segregacja skrzynek odbiorczych. Nie należy próbować zautomatyzować całej firmy od razu. Proszę skonfigurować prostą automatyzację AI dla tego pojedynczego zadania. Proszę uruchomić ją równolegle z procesem manualnym, aby zbudować zaufanie do systemu.
Tydzień 3: Podniesienie wartości pracy ludzkiej Gdy sztuczna inteligencja udowodni, że potrafi poradzić sobie z tym zadaniem, proszę przestać wykonywać je ręcznie. Proszę wziąć dwie godziny tygodniowo, które właśnie Państwo zaoszczędzili, i ponownie zainwestować je w działania przynoszące dochody. To kluczowy krok. Automatyzacja bez realokacji to tylko zgrabna sztuczka. Muszą Państwo wykorzystać zaoszczędzony czas na rozwój.
Tydzień 4: Kolejny cel Proszę przejść do następnej pozycji na liście z audytu. Proszę powtarzać ten proces.
Psychologia odpuszczania kontroli
Chcę odnieść się do oczywistego, lecz przemilczanego problemu. Przekazanie kontroli nad swoimi finansami, skrzynką odbiorczą lub operacjami na rzecz AI może wydawać się przerażające. Są Państwo założycielami, ponieważ lubią Państwo mieć kontrolę. Ufają Państwo sobie.
Jednak kurczowe trzymanie się kontroli nad przyziemnymi zadaniami administracyjnymi to pozorna oszczędność. Mają Państwo poczucie, że są odpowiedzialni, ale w rzeczywistości hamują rozwój swojej firmy. Nie zakładali Państwo firmy po to, by zostać gloryfikowanymi urzędnikami od wprowadzania danych.
Widzą Państwo, już zaczynają Państwo myśleć o tym inaczej. Ten instynkt – nagłe uświadomienie sobie, że nie powinni Państwo wykonywać tego zadania – jest wart więcej niż pojedyncza oszczędność na oprogramowaniu.
Firmy, które przetrwają następną dekadę, nie będą tymi z największymi zespołami administracyjnymi. Będą to firmy najzwinniejsze, najszybsze i te, które najłatwiej potrafią się dostosować. Cicha rewolucja dzieje się właśnie teraz. Czy zbudują Państwo operacje oparte w pierwszej kolejności na sztucznej inteligencji (AI-first), czy też nadal będą Państwo płacić ludziom za to, by zachowywali się jak roboty?
Jakie jest jedno zadanie administracyjne, którym Państwo najbardziej gardzą? Zastanówmy się, jak je zautomatyzować.