Vsak mesec pregledam na stotine izkazov poslovnega izida. Veste, ob čem se vedno zdrznem? Ob pavšalnih zneskih za pravne storitve. To je ultimativni podedovani strošek – plačevanje od £300 do £500 na uro strokovnjaku, da odpre Microsoft Word in prekopira ter prilepi klavzule iz predloge, ki jo je napisal pred desetletjem. Če iščete takojšnjo zmago pri uvajanju umetne inteligence v mala podjetja, ne iščite dlje od vaših rutinskih računov za pravne storitve in skladnost. Naj vam povem, kako je srednje veliko podjetje za upravljanje nepremičnin pred kratkim storilo natanko to in znižalo svoje pravne stroške za 80 %, hkrati pa dejansko izboljšalo svojo hitrost izvedbe.
Ko smo se prvič usedli, da bi pregledali njihovo poslovanje, je bil ustanovitelj pod stresom. Upravljali so z okoli 400 stanovanjskimi in poslovnimi enotami. Vsakič, ko se je vselil nov najemnik, ko je komercialni najem potreboval prilagojen dodatek za hišne ljubljenčke ali ko je lokalni svet posodobil varnostni predpis, so morali poklicati svojega zunanjega pravnega svetovalca.
Ni šlo za to, da bi odvetniki delali karkoli narobe. Preprosto gre za to, da tradicionalni pravni poslovni model ni zasnovan za vitko poslovanje. Plačevali so premijske tarife za rutinsko administrativno delo, preoblečeno v pravno strokovnost. Ko smo revidirali njihove tipične stroške pravnih storitev, je bila resničnost neizprosna: 85 % tistega, kar so plačevali, je bilo le rutinsko sestavljanje dokumentov in osnovno preverjanje pravil.
Za 85 % svojega pravnega dela niso potrebovali odvetnika. Potrebovali so sistem.
Katalizator za uspeh pri uvajanju umetne inteligence v mala podjetja
Prelomna točka za tega ustanovitelja je nastopila med valom novih posodobitev najemniške zakonodaje. Podjetje je prejelo račun v višini £8,000 samo za to, da je njihova pravna ekipa pregledala njihovo standardno predlogo najemne pogodbe glede na nove predpise in posodobila tri odstavke.
Osem tisoč funtov. Za tri odstavke.
Tega dne smo se odločili prestrukturirati njihov celoten pristop k pravnemu delu in zagotavljanju skladnosti. Cilj ni bil odpustiti njihovih odvetnikov – še vedno nujno potrebujete usposobljeno pravno svetovanje za kompleksne spore, nastope na sodišču in strateško strukturiranje na visoki ravni. Cilj je bil prenehati plačevati odvetnikom za opravljanje dela algoritma.
Tukaj je natančno opisano, kako smo razčlenili njihove podedovane stroške in jih nadomestili s poslovanjem, ki na prvo mesto postavlja umetno inteligenco (AI-first).
1. korak: Avtomatizacija ustvarjanja najemnih pogodb
Največja izguba časa in denarja je bila priprava najemnih pogodb. Imeli so ogromno različnih najemnikov: nekateri so imeli hišne ljubljenčke, drugi so potrebovali posebne klavzule o parkiranju, nekatere poslovne enote so imele prilagojene klavzule o prekinitvi. Prej so upravitelji nepremičnin pravni pisarni poslali e-poštno sporočilo s spremenljivkami, tri dni pozneje pa se je vrnil osnutek najemne pogodbe s priloženim računom za £400.
Celoten delovni proces smo nadomestili tako, da smo preučili njihov potencial za pravne prihranke pri nepremičninah in zgradili strukturiran sistem za pripravo osnutkov na osnovi umetne inteligence.
Vzeli smo njihove glavne predloge najemnih pogodb – tiste, za katere so že pred leti plačali odvetnikom, da bi bile neprebojne – in jih naložili v varno, zasebno okolje umetne inteligence. Nato smo za upravitelje nepremičnin ustvarili preprost notranji obrazec. Vanj vnesejo spremenljivke: ime najemnika, znesek najemnine, dolžino trajanja najema, posebne pogoje (npr. "Najemnik ima dve mački, ob izselitvi zahteva klavzulo o profesionalnem čiščenju").
Umetna inteligenca takoj vzame te spremenljivke, izbere pravilne, pravno odobrene klavzule iz glavne knjižnice in ustvari popolno najemno pogodbo, pripravljeno za podpis.
Rezultat: Priprava najemne pogodbe se je skrajšala s 3 dni in stroška £400 na 45 sekund in strošek v višini delčka penija v računalniških stroških API-ja.
2. korak: Prenova rutinskih preverjanj skladnosti
Upravljanje nepremičnin je minsko polje skladnosti s predpisi. Varnostni certifikati za plin, električni pregledi, predpisi za licenciranje HMO (hiše z več gospodinjstvi), preverjanje pravice do najema. Opustitev katerega koli od teh pregledov lahko povzroči ogromne globe.
Zgodovinsko gledano so plačevali svetovalca za skladnost in svojo pravno ekipo s pavšalom, da so občasno revidirali njihove datoteke. Postopek je bil ročen, počasen in nagnjen k človeškim napakam – ker se ljudje zdolgočasijo, ko berejo 400 varnostnih certifikatov.
To smo preusmerili v delovni proces, ki ga vodi umetna inteligenca. Vzpostavili smo avtomatiziran sistem za neposredno izvajanje njihovih preverjanj skladnosti nepremičnin. Z uporabo modelov umetne inteligence, ki so sposobni računalniškega vida, sistem zdaj samodejno prebere vsak naložen plinski, električni in varnostni certifikat. Izlušči datume poteka veljavnosti, preveri številke certifikatov glede na pričakovane formate in označi morebitne anomalije.
Še pomembneje je, da smo v umetno inteligenco vnesli najnovejše stanovanjske predpise lokalnega sveta. Zdaj umetna inteligenca, kadarkoli podjetje pripravi obvestilo o odpovedi ali obvestilo o povišanju najemnine, navzkrižno preveri dokument s trenutnimi lokalnimi zakoni, da pred pošiljanjem zagotovi pravno ustreznost odpovednih rokov.
Če umetna inteligenca opazi neskladje, to označi za človeški pregled. Če je v skladu s predpisi, gre naprej. Človeški upravitelj nepremičnin ima še vedno nadzor, vendar zdaj deluje kot urednik in ne več kot ustvarjalec.
Tehnološki sklad (Kaj so dejansko uporabili)
Morda mislite, da to zahteva po meri zgrajeno programsko rešitev za podjetja v vrednosti £100,000. Je ne. V tem je čar trenutne krajine umetne inteligence.
Celoten sistem smo zgradili z uporabo standardnih, že pripravljenih orodij:
- Claude 3.5 Sonnet: Za težje naloge smo uporabili Anthropicov Claude. Njegovo ogromno kontekstno okno je izjemno pri branju 50-stranskih pravnih dokumentov in iskanju tiste ene klavzule, ki je v nasprotju z lokalno zakonodajo. Uporabili smo načrt Team, da smo zagotovili zasebnost podatkov (tako da se podatki najemnikov ne uporabljajo za usposabljanje javnih modelov).
- Make.com: Uporabili smo Make za povezavo njihovega CRM-ja za upravljanje nepremičnin z umetno inteligenco. Ko se status najemnika v CRM-ju spremeni v 'Odobreno', Make sproži umetno inteligenco, da pripravi osnutek najemne pogodbe.
- DocuSign APIs: Ko umetna inteligenca pripravi najemno pogodbo in človeški upravitelj klikne 'odobri', gre pogodba samodejno v digitalni podpis.
Skupni strošek programske opreme? Manj kot £150 na mesec.
Finančni učinek: Zmaga 80-odstotnega prihranka
Poglejmo številke, saj na tej točki teorija postane resničnost.
Pred umetno inteligenco je njihov mesečni pavšal za pravne zadeve in skladnost v povprečju znašal £6,500. To je zajemalo spremembe najemnih pogodb, pripravo standardnih obvestil, revizije skladnosti in splošna "hitra vprašanja" za njihovega pravnega svetovalca.
Po uvedbi delovnih procesov z umetno inteligenco smo odvetnike omejili izključno na eskalacije – dejanske spore z najemniki, ki vodijo v mediacijo, in korporativno strukturiranje na visoki ravni.
Njihovi povprečni mesečni pravni stroški so padli na £1,200.
To je več kot £60,000 na leto, dodanih neposredno k njihovemu čistemu dobičku. Vendar je bil finančni prihranek le polovica zmage. Operativna hitrost je preobrazila poslovanje. Ko potencialni najemnik želi enoto, je to, da mu izročite prilagojeno najemno pogodbo 10 minut po tem, ko opravi preverjanje referenc, ogromna konkurenčna prednost. Posel zaklenete v trenutku.
Kako lahko posnemate to strategijo uvajanja umetne inteligence v mala podjetja
Za uporabo tega priročnika ni nujno, da delujete na področju upravljanja nepremičnin. Če vodite agencijo, svetovalno podjetje, trgovino na drobno ali logistično podjetje, imate standardne operativne postopke, pogodbe in pravila o skladnosti.
Če želite prenehati preplačevati podedovane pravne stroške, je tukaj vaš takojšnji akcijski načrt:
- Izvedite revizijo "Ctrl+C": Poglejte svoje zadnje tri račune za pravne storitve. Označite vsako postavko, pri kateri je odvetnik v bistvu zgolj izpolnjeval prazna polja, obkljukaval standardna okenca ali generiral standardna obvestila. To je vaš ciljni seznam za umetno inteligenco.
- Centralizirajte svoje predloge: Zberite vsako trdno, od odvetnika odobreno pogodbo, pogodbo o nerazkrivanju podatkov (NDA) in sporazum, ki ga trenutno uporabljate. To bo tvorilo "knjižnico resnice" vaše umetne inteligence.
- Začnite z najmanjšim tveganjem: Ne začnite z avtomatizacijo vaše najpomembnejše pogodbe s stranko. Začnite z NDA-ji. Začnite s pogodbami z neodvisnimi izvajalci. Naj umetna inteligenca pripravi osnutke, sami jih preglejte in poglejte, kako dobri so.
- Sprejmite pristop "človek v zanki" (Human-in-the-Loop): Cilj ni, da bi umetna inteligenca na slepo pošiljala pravne dokumente. Cilj je, da umetna inteligenca opravi 95 % težkega dela, tako da mora vaša človeška ekipa opraviti le 5-minutni končni pregled.
Umetna inteligenca ne bo nadomestila briljantnih odvetnikov, ki lahko vodijo kompleksna pogajanja ali vas zastopajo na sodišču. Vendar je absolutno in trajno nadomestila potrebo po tem, da bi plačevali na stotine funtov na uro za sestavljanje dokumentov.
Čas je, da preverite svoje račune za pravne storitve. Če plačujete človeka, da deluje kot robot, izgubljate denar zaradi podedovanega sistema. Prenehajte plačevati davek na "kopiraj-prilepi" in začnite graditi svoje poslovanje s poudarkom na umetni inteligenci.