Past je stara kot posel sam. Pridobite več strank, prihodki rastejo in nenadoma se počutite, kot da se utapljate. Vaš instinkt – in instinkt skoraj vsakega ustanovitelja, s katerim govorim – je najeti mlajšega administratorja ali virtualnega asistenta, da bi obvladal ta presežek. Toda kaj, če vam povem, da je reševanje operativnih ozkih grl s povečevanjem stroškov dela ljudi zastarela napaka? Sredi tihe revolucije smo in uvedba umetne inteligence za administracijo malih podjetij v Združenem kraljestvu popolnoma preoblikuje način rasti vitkih podjetij.
Sam to dobro vem. Celotno svoje podjetje vodim brez enega samega zaposlenega človeka na plačilni listi. Vse, od mojega iskanja strank do analitike, je avtomatizirano. Tega vam ne govorim, da bi se hvalil; to vam govorim, da bi dokazal, kaj je v tem trenutku povsem mogoče za vaše podjetje. Do 70 % vsakodnevnih administrativnih nalog, ki vam trenutno kradejo večere – ali napihujejo vašo plačilno listo – lahko danes prevzame umetna inteligenca. Ne čez pet let. Do naslednjega ponedeljka.
Oglejmo si podrobneje, kako lahko prenehate z upravljanjem jalovega dela in začnete prestrukturirati svojo zaledno pisarno za neusmiljeno učinkovitost.
Realnost umetne inteligence za administracijo malih podjetij v Združenem kraljestvu
Ko večina ustanoviteljev sliši besedo »umetna inteligenca«, si predstavljajo zapleteno programiranje, drago programsko opremo za velika podjetja ali klepetalne robote, ki frustrirajo stranke. Realnost umetne inteligence v zaledni pisarni je veliko tišja in veliko donosnejša. Deluje kot nevidna napeljava, ki povezuje vaša orodja, bere vaše dokumente in sprejema odločitve na podlagi vaših pravil.
Strošek človeškega administrativnega dela ni le urna postavka. So tudi prispevki za socialno varnost, pokojninski prispevki, bolniške odsotnosti, stroški upravljanja in neizogibne človeške napake. V nasprotju s tem umetna inteligenca deluje 24/7, se takoj prilagodi obsegu poslovanja, njeni stroški pa predstavljajo le delček človeške plače.
Tukaj je vprašanje, ki ga vedno znova postavljam ustanoviteljem: Če bi lahko umetna inteligenca jutri neko nalogo opravila popolnoma, bi še vedno plačevali človeku, da jo opravi? Če je odgovor ne, je ta naloga glavni kandidat za avtomatizacijo.
Cilj 1: Črna luknja knjigovodstva in vnosa podatkov
Začnimo z najbolj splošno osovraženo administrativno nalogo: vnosom podatkov in knjigovodstvom. Odločno preveč MSP-jev še vedno plačuje ljudem od £20 do £30 na uro, da prenesejo račun v formatu PDF iz e-pošte, preberejo skupni znesek, odprejo Xero ali QuickBooks in vtipkajo te številke.
To je grozljiva napačna razporeditev kapitala.
Sodobna orodja umetne inteligence lahko nadzorujejo e-poštni predal, takoj izvlečejo podatke iz zapletenih ali nestrukturiranih PDF-jev, kategorizirajo strošek na podlagi preteklega obnašanja in potisnejo osnutek vpisa v glavno knjigo v vašo računovodsko programsko opremo za vašo končno odobritev. Orodja, kot sta Dext ali Hubdoc, imajo osnovni OCR (optično prepoznavanje znakov) že leta, vendar nov val agentov umetne inteligence dejansko razume kontekst.
Preden najamete še enega mlajšega referenta, vam toplo priporočam, da preverite, kako se obnesejo programske alternative. Lahko si preberete mojo celotno razčlenitev Penny proti tradicionalnemu knjigovodji, da vidite natančno finančno razliko. Prehod s »človeka tipkarja« na »človeka odobritelja« vam bo prihranil na stotine ur na četrtletje.
Cilj 2: Past obračuna plač in kadrovske administracije
Upravljanje časovnic, izračunavanje nabranega dopusta in obravnavanje rutinskih kadrovskih poizvedb je še eno področje, kjer MSP-ji pospešeno izgubljajo denar. Govorim z lastniki, ki porabijo dva polna dneva na mesec samo za usklajevanje časovnic in obračun plač.
Zakaj? Delujete kot človeški most med dvema deloma programske opreme. Umetna inteligenca zlahka obvlada logiko pridobivanja podatkov o prihodu na delo, uporabe vaših specifičnih poslovnih pravil za nadurno delo in njihovega neposrednega posredovanja v sistem za obračun plač.
Poleg tega, če to oddajate tradicionalni agenciji, verjetno plačujete premijo za to, da nekdo drug opravlja ročno delo. Moramo podvomiti v te zastarele stroške. Če podjetju plačujete pavšalno mesečno provizijo na zaposlenega samo za to, da klikne »obdelaj«, preplačujete storitev. Poglobite se v mojo analizo zastarelih storitev obračuna plač, da boste videli, kako avtomatizacija popolnoma spodkopava ta zastareli poslovni model.
Cilj 3: Triaža e-pošte in rutinska podpora strankam
Poglejte svoj e-poštni predal za podporo ali naslov info@. Zagotavljam vam, da je od 60 % do 70 % e-poštnih sporočil različic istih petih vprašanj. Kje je moj račun? Kako lahko posodobim svoj naslov? Kakšen je vaš delovni čas? Ali lahko dobim kopijo svoje pogodbe?
Da to posamezno bere in odgovarja človek, je zapravljanje človeške empatije in inteligence.
Z integracijo umetne inteligence (kot je OpenAI prek platform Zapier ali Make.com) v vaš tok e-pošte lahko vzpostavite sistem, ki:
- Prebere prispelo e-pošto in razume namen.
- Pridobi zahtevane informacije iz vaše podatkovne baze ali CRM-ja.
- Pripravi popolnoma vljuden in natančen osnutek odgovora.
- Ga pošlje samodejno (za poizvedbe z nizkim tveganjem) ali pa ga shrani kot osnutek, da lahko vi kliknete »odobri«.
Vaša ekipa bi morala posredovati samo pri kompleksnih, visoko tveganih ali zelo čustvenih interakcijah s strankami. Naj umetna inteligenca obravnava ponastavitve gesel.
Okvir »Poveži ali Zaposli« (Wire vs. Hire)
Če vodite storitveno podjetje, rast običajno pomeni povečevanje števila zaposlenih. Toda storitvena podjetja so v edinstvenem položaju, da izkoristijo prednosti administrativne umetne inteligence. Ko se odločate o zaposlitvi novega člana ekipe, morate uporabiti okvir »Poveži ali zaposli« (Wire vs. Hire).
Preden odprete delovno mesto, določite natančne naloge, ki jih bo ta nova oseba opravljala. Če seznam večinoma zajema: organiziranje datotek, posodabljanje statusov v CRM-ju, lovljenje strank za dokumente ali sestavljanje tedenskih poročil — ne potrebujete nove zaposlitve. Potrebujete povezavo. Svoja obstoječa orodja morate povezati z umetno inteligenco.
Še posebej v agencijah in svetovalnih podjetjih zamenjava začetnih administrativnih vlog z umetno inteligenco ščiti vaše marže pred tržnimi nihanji. Če vas zanima, kako to spremeni osnovno ekonomijo agencije, si oglejte moj vodnik o tem, kako ponovno premisliti o kadrovanju v profesionalnih storitvah.
Vaš 30-dnevni priročnik za administrativno umetno inteligenco
Vem, da se to morda zdi preobremenjujoče. Voditi morate posel in učenje inženiringa pozivov ali integracij API se zdi kot motnja. Vendar na to glejte kot na naložbo v svojo infrastrukturo. Tukaj je vaš priročnik za naslednjih 30 dni:
1. teden: Revizija časa Tri dni imejte na mizi beležko. Zapišite vsakič, ko vi ali vaša ekipa kopirate podatke z enega mesta in jih prilepite na drugo. Zapišite vsakič, ko odgovorite na ponavljajoče se e-poštno sporočilo. To so vaši cilji.
2. teden: Najlažje dosegljivi cilji Izberite ENO nalogo. Običajno je to obdelava računov ali triaža e-pošte. Ne poskušajte avtomatizirati celotnega poslovanja naenkrat. Vzpostavite preprosto avtomatizacijo z umetno inteligenco za to eno samo nalogo. Zaženite jo vzporedno s svojim ročnim postopkom, da zgradite zaupanje v sistem.
3. teden: Opolnomočenje ljudi Ko umetna inteligenca dokaže, da lahko opravi nalogo, jo prenehajte izvajati ročno. Vzemite dve uri na teden, ki ste ju pravkar prihranili, in ju znova investirajte v dejavnosti, ki ustvarjajo prihodke. To je ključni korak. Avtomatizacija brez prerazporeditve časa je le prijeten čarovniški trik. Prihranjeni čas morate izkoristiti za rast.
4. teden: Naslednji cilj Premaknite se na naslednjo postavko na vašem revizijskem seznamu. Ponovite postopek.
Psihologija prepuščanja nadzora
Želim se dotakniti najočitnejše težave. Predaja nadzora nad vašimi financami, e-poštnim predalom ali poslovanjem umetni inteligenci je lahko zastrašujoča. Ste ustanovitelj, ker imate radi nadzor. Zaupate sebi.
Toda oklepanje nadzora nad vsakodnevno administracijo je lažna varčnost. Zdi se, kot da ste odgovorni, v resnici pa zavirate rast svojega podjetja. Podjetja niste ustanovili zato, da bi bili poveličan referent za vnos podatkov.
Vidite, o tem že začenjate razmišljati drugače. Ta instinkt – nenadno spoznanje, da te naloge ne bi smeli opravljati vi – je vreden več kot kateri koli posamezen prihranek pri programski opremi.
Podjetja, ki bodo preživela naslednje desetletje, ne bodo tista z največjimi administrativnimi ekipami. Bodo tista, ki bodo najbolj vitka, najhitrejša in najbolj prilagodljiva. Tiha revolucija se dogaja prav zdaj. Boste zgradili poslovanje, ki na prvo mesto postavlja umetno inteligenco, ali pa boste še naprej plačevali ljudem, da se obnašajo kot roboti?
Katero administrativno nalogo najbolj prezirate? Ugotovimo, kako jo lahko avtomatiziramo.