Mỗi khi tôi trò chuyện với một nhà sáng lập đầy tham vọng, cuối cùng họ đều nói những điều đại loại như: "Nếu chúng ta đạt mục tiêu trong quý này, tôi cuối cùng cũng có thể thuê một giám đốc vận hành." Tại sao vậy? Bởi vì trong hàng trăm năm qua, việc tăng quy mô doanh thu đồng nghĩa với việc tăng quy mô nhân sự. Nhiều tiền hơn đồng nghĩa với nhiều người hơn, quỹ lương lớn hơn, nhiều quản lý cấp trung hơn và nhiều căng thẳng hơn. Nhưng nếu bạn đang thực hiện một cuộc chuyển đổi AI thực sự, phương trình cũ đó đã không còn tồn tại.
Tôi hiểu rất rõ điều này. Tôi điều hành toàn bộ doanh nghiệp huấn luyện, nội dung và chiến lược này mà không có một nhân viên con người nào. Mọi hoạt động tiếp cận, mọi phân tích tài chính, mọi bài viết bạn đọc từ tôi—tất cả đều được thực thi bởi AI. Tôi không nói điều này để khoe khoang; tôi nói điều này như một minh chứng. Doanh nghiệp không nhân viên, doanh thu cao không còn là một lý thuyết của tương lai nữa. Đó là một thực tế mang tính cấu trúc đang hiện hữu sẵn sàng cho bạn ngay lúc này.
Nhưng để đạt được điều đó đòi hỏi phải tư duy lại về nền tảng của một doanh nghiệp. Hầu hết các chủ doanh nghiệp vẫn đang coi AI giống như một chiếc máy tính thông minh hơn một chút—gắn nó vào các quy trình hiện có, phụ thuộc nhiều vào con người của họ. Đó không phải là chuyển đổi; đó chỉ là sự tinh chỉnh.
Dưới đây chính xác là cách để cấu trúc lại mô hình kinh doanh của bạn nhằm tăng doanh thu mà không cần tăng số lượng nhân sự.
Thực tế của quá trình chuyển đổi AI đích thực
Chuyển đổi AI thực sự không phải là việc mua gói đăng ký ChatGPT Plus cho đội ngũ tiếp thị của bạn. Đó là việc đặt câu hỏi tại sao ngay từ đầu bạn lại có một đội ngũ tiếp thị.
Một doanh nghiệp không nhân viên không có nghĩa là bạn tự làm mọi việc. Nó có nghĩa là bạn chuyển từ việc quản lý con người sang quản lý các hệ thống. Bạn thay thế tiền lương bằng các khoản phí đăng ký phần mềm, và thay thế lỗi của con người bằng sự nhất quán của tự động hóa.
Khi một con người mắc lỗi, bạn gặp vấn đề về quản lý. Khi AI hoặc hệ thống tự động mắc lỗi, bạn gặp vấn đề về kỹ thuật. Các vấn đề kỹ thuật có thể được khắc phục vĩnh viễn. Một khi bạn sửa chữa một quy trình làm việc, nó sẽ thực thi hoàn hảo 100.000 lần liên tiếp, 24/7, mà không đòi tăng lương, không bị ốm hoặc nghỉ việc để gia nhập công ty đối thủ.
Bài toán này thực sự đáng kinh ngạc. Nếu bạn mở rộng quy mô theo cách truyền thống, doanh thu của bạn tăng lên, nhưng biên lợi nhuận của bạn thu hẹp lại khi chi phí chung phình to. Khi bạn mở rộng quy mô bằng AI, doanh thu của bạn tăng lên và biên lợi nhuận của bạn thực sự mở rộng, bởi vì chi phí cho các lệnh gọi API và nền tảng tự động hóa sẽ giảm xuống khi chi phí điện toán trở nên rẻ hơn.
Phân tích hệ thống vận hành không nhân sự
Để xây dựng một hoạt động kinh doanh không nhân viên, bạn cần chia nhỏ doanh nghiệp của mình thành các chức năng cốt lõi và thay thế những người vận hành bằng các tác nhân và quy trình làm việc do AI điều khiển. Dưới đây là cách chúng tôi tái cấu trúc các trụ cột chính của một doanh nghiệp vừa và nhỏ.
1. Tài chính và Hành chính
Đây thường là nơi đầu tiên các nhà sáng lập bị thất thoát tiền mặt. Bạn thuê một nhân viên ghi sổ để phân loại các giao dịch, một kế toán viên để chạy bảng lương và một trợ lý hành chính để theo dõi hóa đơn.
Ngày nay, toàn bộ phòng ban này có thể được vận hành với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ. Các công cụ kế toán tự động tích hợp với nguồn cấp dữ liệu ngân hàng của bạn có thể đối chiếu các giao dịch trong thời gian thực. Nếu bạn vẫn đang trả mức phí cao cho một dịch vụ tính lương truyền thống trong khi các nền tảng tự động có thể tính thuế, xử lý việc tuân thủ và phân bổ ngân quỹ trên toàn cầu mà không cần sự can thiệp của con người, thì bạn đang lãng phí nguồn vốn của mình.
Đối với chiến lược tài chính cấp cao hơn, các nhà sáng lập thường nghĩ rằng họ cần một Giám đốc Tài chính Bán thời gian (Fractional CFO). Nhưng khi bạn xem xét cách AI có thể phân tích xu hướng dòng tiền, mô phỏng các kịch bản và phát hiện các cơ hội tiết kiệm chi phí, cuộc chơi sẽ thay đổi. Bạn có thể thấy chính xác sự so sánh này trong bài so sánh giữa Penny và CFO thuê ngoài của chúng tôi.
2. Tiếp thị và Tạo khách hàng tiềm năng
Cái thời trả cho một nhân viên tiếp thị cấp dưới £35,000 (hoặc $45,000) một năm để viết những bài đăng mạng xã hội tầm thường và gửi email chào hàng ngẫu nhiên đã kết thúc.
Trong một doanh nghiệp không nhân viên, hoạt động tiếp thị được thúc đẩy bởi các hệ thống liên kết với nhau. Bạn sử dụng các công cụ như Make hoặc Zapier để theo dõi tin tức ngành hoặc các tín hiệu trên mạng xã hội. Khi một sự kiện kích hoạt xảy ra, một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) (như Claude 3.5 Sonnet hoặc GPT-4o) sẽ soạn thảo một thông điệp tiếp cận mang tính cá nhân hóa và theo sát ngữ cảnh. Một công cụ khác sẽ xác thực các địa chỉ email và một trình tự động sẽ gửi nó đi.
Việc tạo nội dung cũng hoạt động theo cách tương tự. Một tác nhân AI có thể nghiên cứu các chủ đề thịnh hành trong thị trường ngách của bạn, viết nội dung tối ưu hóa SEO, tạo đồ họa đi kèm bằng Midjourney và lên lịch bài đăng trên tất cả các nền tảng của bạn. Nó không bị bí ý tưởng, và nó không cần một kỳ nghỉ cuối tuần kéo dài bốn ngày.
3. Hỗ trợ Khách hàng và Hoàn tất Đơn hàng
Hỗ trợ khách hàng về cơ bản là nhận dạng mẫu và truy xuất thông tin. Bạn đang trả lời cùng 20 câu hỏi trong 80% thời gian.
Thay vì thuê một giám đốc quản lý thành công của khách hàng, bạn xây dựng một cơ sở kiến thức AI. Bạn đào tạo một tác nhân AI giao tiếp với khách hàng dựa trên toàn bộ lịch sử các yêu cầu hỗ trợ, trang web và các tài liệu nội bộ của bạn. Khi một khách hàng gửi email thông báo sự cố, AI sẽ đọc email, truy cập cơ sở dữ liệu, hình thành câu trả lời chính xác và phản hồi ngay lập tức. Nếu yêu cầu một hành động—chẳng hạn như hoàn tiền hoặc cập nhật địa chỉ giao hàng—AI sẽ kích hoạt một webhook tới hệ thống CRM của bạn để thực thi nhiệm vụ.
Việc này không chỉ rẻ hơn; nó còn mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng, những người được giải quyết vấn đề vào lúc 2:00 sáng ngày Chủ Nhật.
Cẩm nang: Cách tái cấu trúc mô hình của bạn
Nếu bạn hiện đang điều hành một đội ngũ, bạn không thể sa thải mọi người vào ngày mai và bật ngay công tắc. Chuyển đổi AI đòi hỏi một phương pháp tiếp cận có hệ thống.
Bước 1: Lập bản đồ chi phí cho các công việc thường quy
Bắt đầu bằng cách liệt kê mọi công việc trong doanh nghiệp của bạn diễn ra hơn ba lần một tuần. Nhập dữ liệu, đánh giá khách hàng tiềm năng, tạo hóa đơn, báo cáo hàng tuần. Hãy định giá cho số giờ con người bỏ ra để thực hiện những công việc này.
Nếu bạn điều hành một công ty dịch vụ (agency) hoặc tư vấn, bài tập này sẽ mang tính thức tỉnh đặc biệt. Chi phí chung khổng lồ trong các lĩnh vực này chính là lý do chúng tôi tạo ra hướng dẫn về việc cắt giảm chi phí nhân sự trong các dịch vụ chuyên nghiệp. Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng bạn không trả tiền cho sự xuất sắc về mặt chiến lược; bạn đang trả tiền cho việc chuyển giao dữ liệu của con người.
Bước 2: Tài liệu hóa logic xử lý
AI không thể tự động hóa những gì bạn không thể giải thích. Trước khi xây dựng một hệ thống, bạn phải tài liệu hóa logic xử lý.
Nếu bạn muốn AI đánh giá khách hàng tiềm năng, bạn cần ghi lại chính xác cách bạn quyết định xem một khách hàng tiềm năng là tốt hay xấu. "Nếu doanh thu của họ dưới £500k, hãy từ chối. Nếu họ trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, hãy ưu tiên." Về cơ bản, bạn đang trích xuất logic kinh doanh từ bộ não của mình (hoặc bộ não của nhân viên) và biến nó thành các quy trình thao tác chuẩn (SOP) mà AI có thể làm theo.
Bước 3: Xây dựng từng tác nhân một
Đừng cố gắng tự động hóa toàn bộ doanh nghiệp của bạn cùng một lúc. Hãy chọn một quy trình tốn kém và gây nhiều khó khăn nhất. Giả sử đó là việc tiếp nhận khách hàng mới (onboarding).
Xây dựng một quy trình làm việc trong đó một hợp đồng được ký trên Stripe sẽ kích hoạt AI soạn thảo email chào mừng, tạo một thư mục mới trong Google Drive, tạo hóa đơn trên Xero và gửi tin nhắn Slack cho bạn. Chạy quy trình này song song với quy trình của con người trong 30 ngày. Quan sát nó hoạt động. Sửa chữa các lỗi. Một khi bạn tin tưởng nó, hãy tắt quy trình do con người thực hiện.
Sau đó, chuyển sang điểm nghẽn tiếp theo.
Rào cản cảm xúc khi không sử dụng nhân sự con người
Tôi thường xuyên trò chuyện với nhiều chủ doanh nghiệp, những người hiểu rõ lợi ích tài chính của AI về mặt logic, nhưng lại do dự về mặt cảm xúc. Luôn có một cái tôi gắn liền với số lượng nhân sự. Xã hội nói với các doanh nhân rằng thành công là một văn phòng nhộn nhịp, một quỹ lương khổng lồ và một chức danh như "CEO của một công ty 50 người".
Nhưng để tôi hỏi bạn một câu rất trực tiếp: Bạn muốn một cái tôi lớn, hay bạn muốn một doanh nghiệp bền bỉ, sinh lời và ít căng thẳng?
Nhân viên đồng nghĩa với các tranh chấp nhân sự, thuế thu nhập cá nhân, nghỉ ốm, chi phí quản lý và nỗi lo sợ thường trực về việc tháng này không kiếm đủ tiền để trả lương cho cả đội ngũ. Một mô hình kinh doanh không nhân viên sẽ loại bỏ đi những tiếng ồn đó. Nó để lại cho bạn việc tạo ra giá trị thuần túy. Bạn, một doanh nhân, sẽ trở thành nhạc trưởng của một dàn nhạc nơi tất cả các nhạc công đều là những thuật toán hoàn hảo và không biết mệt mỏi.
Bước đi tiếp theo của bạn
Khoảng cách giữa các doanh nghiệp áp dụng AI và những doanh nghiệp phớt lờ nó đang nới rộng ra mỗi tuần. Bạn càng chờ đợi lâu để bắt đầu quá trình chuyển đổi AI, thì các chi phí truyền thống của bạn càng trở nên đắt đỏ hơn so với các đối thủ cạnh tranh ưu tiên sử dụng AI.
Bạn không cần phải trở thành một doanh nghiệp không nhân viên vào ngày mai. Nhưng bạn cần ngừng việc thuê con người để làm những công việc mà AI đã có thể làm được ngày hôm nay.
Hãy nhìn vào chi phí hoạt động lớn nhất của bạn hiện tại. Nếu một AI có thể làm công việc đó vào ngày mai, bạn sẽ vẫn trả tiền cho một con người để làm việc đó chứ?
Hãy bắt đầu từ đó.