Hướng Dẫn Hoàn Chỉnh về Chuyển Đổi Kinh Doanh Bằng AI vào Năm 2026

Hãy để tôi nói cho bạn một điều có thể thay đổi cách bạn nghĩ về doanh nghiệp của mình: các công ty phát triển mạnh vào năm 2026 không phải là những công ty có ngân sách lớn nhất. Họ là những người đã tìm ra cách ứng dụng AI đầu tiên. Họ đã chuyển đổi hoạt động của mình trong khi các đối thủ cạnh tranh vẫn còn tranh cãi liệu AI có "thật" hay không.

Thế nhưng, hầu hết các doanh nghiệp tôi làm việc cùng vẫn đang vận hành theo cách của năm 2020 trong một thế giới của năm 2026. Họ đang trả tiền cho con người để thực hiện những công việc mà AI xử lý tốt hơn. Không phải vì họ lười biếng — mà vì không ai chỉ cho họ biết nên bắt đầu từ đâu.

Có một cách tốt hơn nhiều. Hãy để tôi hướng dẫn bạn khuôn khổ chuyển đổi AI chính xác mà tôi sử dụng với mọi khách hàng.

Khuôn Khổ của Tôi: Chuyển Đổi AI trong 4 Tuần

Tuần 1: Lập Bản Đồ Các Quy Trình Thủ Công của Bạn

Đây là nơi mọi thứ bắt đầu. Liệt kê mọi công việc trong doanh nghiệp của bạn mà con người phải thực hiện một cách lặp đi lặp lại, có thể dự đoán được hoặc liên quan nhiều đến dữ liệu. Tôi cam đoan bạn sẽ tìm thấy nhiều hơn mình mong đợi.

Những điều cần tìm kiếm:

• Bất kỳ công việc nào tuân theo cùng một mẫu lặp đi lặp lại (điểm mạnh của AI)
• Bất kỳ vai trò nào dành hơn 50% thời gian cho công việc hành chính, nhập liệu hoặc điều phối
• Bất kỳ quy trình nào yêu cầu sao chép thủ công giữa các hệ thống
• Bất kỳ quyết định nào dựa trên dữ liệu mà con người phải thu thập thủ công trước

Tháng trước, tôi có một khách hàng đã lập bản đồ hoạt động của họ và phát hiện ra hơn 40 giờ mỗi tuần công việc thủ công mà các công cụ AI có thể xử lý. Soạn thảo email, xử lý hóa đơn, trả lời câu hỏi thường gặp của khách hàng, lên lịch đăng bài trên mạng xã hội và quản lý cuộc hẹn. Tất cả đều có thể chuyển đổi.

Tuần 2: Đánh Giá Mức Độ Trưởng Thành AI của Bạn

Khi bạn đã lập bản đồ các quy trình của mình, câu hỏi đặt ra là: bạn đã chuyển đổi đến mức nào so với ngành của bạn?

Đây là tiêu chuẩn đánh giá mức độ trưởng thành AI mà tôi sử dụng cho các SME tại Vương quốc Anh:

• Cấp độ 0: Không có công cụ AI (vẫn sử dụng bảng tính thủ công, quy trình giấy tờ)
• Cấp độ 1: Tự động hóa cơ bản (kế toán đám mây, email tự động trả lời)
• Cấp độ 2: Hỗ trợ bởi AI (sử dụng ChatGPT cho nội dung, lên lịch bằng AI)
• Cấp độ 3: Tích hợp AI (AI được nhúng vào các quy trình làm việc cốt lõi, hỗ trợ ra quyết định tự động)
• Cấp độ 4: Ưu tiên AI (doanh nghiệp được thiết kế xoay quanh khả năng của AI, con người tập trung vào chiến lược và các mối quan hệ)

Hầu hết các SME tại Vương quốc Anh đang ở Cấp độ 1. Những doanh nghiệp làm việc với tôi hướng tới Cấp độ 3-4. Đó là nơi sự chuyển đổi thực sự tạo ra giá trị tổng hợp.

Tuần 3: Ưu Tiên Dựa Trên Tác Động Chuyển Đổi

Đây là nơi hầu hết mọi người mắc sai lầm. Họ bắt đầu với công cụ AI dễ nhất — có thể là tạo một vài bài đăng trên mạng xã hội — và cảm thấy mình làm việc hiệu quả. Nhưng họ lại bỏ qua 20 giờ/tuần mà đội ngũ của họ dành cho việc xử lý dữ liệu thủ công.

Luôn ưu tiên chuyển đổi các quy trình thủ công có khối lượng lớn nhất trước. Thay thế 20 giờ/tuần nhập liệu bằng tự động hóa AI sẽ thay đổi một vai trò. Việc thỉnh thoảng tạo một bài đăng blog bằng AI chỉ là một điều tốt nên có.

Tuần 4 và Sau Nữa: Triển Khai và Lặp Lại

Chuyển đổi nhanh (dưới một ngày cho mỗi việc):

• Thiết lập tính năng soạn thảo email được hỗ trợ bởi AI cho đội ngũ của bạn
• Kết nối nguồn cấp dữ liệu ngân hàng với phân loại AI (Xero/QuickBooks)
• Triển khai chatbot AI để trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng
• Kích hoạt các công cụ lên lịch bằng AI (Motion, Reclaim, Calendly)

Chuyển đổi sâu hơn (đáng để đầu tư):

• Xây dựng quy trình làm việc tự động với Zapier/Make kết nối các công cụ cốt lõi của bạn
• Thay thế việc tạo nội dung thủ công bằng các hoạt động nội dung ưu tiên AI
• Chuyển đổi dịch vụ khách hàng bằng phân loại và gợi ý phản hồi của AI
• Tái cấu trúc các vai trò xoay quanh những gì con người làm tốt nhất (mối quan hệ, chiến lược, sự sáng tạo)

8 Cơ Hội Chuyển Đổi AI Lớn Nhất

1. Vận Hành Nội Dung (AI thay thế 70-80% công việc thủ công)

AI biến đổi nội dung từ "chúng tôi thuê ngoài một công ty" thành "chúng tôi sản xuất nội dung nhiều gấp 10 lần ngay tại chỗ." Nội dung nhanh hơn, nhất quán hơn và bạn kiểm soát được giọng điệu. Giữ lại một người để phụ trách chiến lược, kiểm tra thông tin và cá tính. Hãy để AI xử lý phần việc nặng nhọc.

2. Dịch Vụ Khách Hàng (AI xử lý 60-70% yêu cầu)

Chatbot AI và trợ lý phản hồi biến đổi dịch vụ khách hàng từ "trả lời mọi câu hỏi thủ công" thành "AI xử lý các công việc thường ngày, con người xử lý những vấn đề phức tạp." Đội ngũ của bạn trở thành cố vấn chiến lược, không còn là những cỗ máy trả lời FAQ.

3. Tài Chính & Kế Toán (AI tự động hóa 80% quy trình xử lý)

Kế toán đám mây với phân loại AI đã thay đổi hoàn toàn công việc kế toán. Nếu công việc chính của kế toán viên của bạn vẫn là nhập liệu, thì AI đã thay thế vai trò đó ba năm trước. Chuyển đổi chức năng tài chính của bạn: AI để xử lý, con người để lập chiến lược và kế hoạch thuế.

4. Tiếp Thị (AI thay thế 60-80% việc thực thi chiến thuật)

AI xử lý nội dung mạng xã hội, chiến dịch email, tối ưu hóa SEO, viết quảng cáo và diễn giải phân tích. Điều từng yêu cầu một công ty với chi phí 3.000 bảng Anh/tháng giờ đây là một người có kỹ năng sử dụng công cụ AI chỉ dành 5 giờ/tuần. Sự chuyển đổi không phải là làm tiếp thị rẻ hơn — mà là làm tiếp thị nhiều gấp 5 lần.

5. Hành Chính & Điều Phối (AI tự động hóa 70% việc lên lịch/giao tiếp)

Lên lịch bằng AI, soạn thảo email, tóm tắt cuộc họp, quản lý công việc — những điều này giúp chuyển đổi gánh nặng hành chính. Một chủ doanh nghiệp dành 15 giờ/tuần cho công việc hành chính có thể giảm xuống còn 3 giờ với các công cụ AI phù hợp. Đó là 12 giờ được trả lại để thực sự xây dựng doanh nghiệp.

6. Tuyển Dụng (AI thay đổi quy trình sàng lọc)

AI xử lý việc viết quảng cáo tuyển dụng, sàng lọc CV, các câu hỏi đánh giá ban đầu và lên lịch phỏng vấn. Quản lý tuyển dụng của bạn sẽ xem xét các ứng viên đã được sàng lọc trước thay vì đọc 200 CV. Tuyển dụng nhanh hơn, ứng viên chất lượng hơn, quy trình được chuyển đổi.

7. Cơ Sở Vật Chất & Vận Hành (AI tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên)

Quản lý năng lượng bằng AI, kiểm soát tòa nhà thông minh và dự báo nhu cầu biến đổi cách bạn sử dụng tài nguyên vật chất. Không hào nhoáng, nhưng hiệu ứng tổng hợp của các hoạt động được tối ưu hóa bằng AI sẽ tăng lên nhanh chóng.

8. Phân Tích Dữ Liệu (AI biến dữ liệu thành quyết định)

Nếu bạn đang có dữ liệu mà bạn không bao giờ phân tích — hành vi khách hàng, mô hình bán hàng, các chỉ số hoạt động — AI sẽ biến nó từ dữ liệu chết thành thông tin tình báo sống động. Những quyết định từng yêu cầu một chuyên gia tư vấn giờ đây chỉ cần một lời nhắc từ AI.

Hãy Bắt Đầu Ngay

Phần khó nhất là bắt đầu. Bạn không cần phải chuyển đổi mọi thứ cùng một lúc. Hãy chọn quy trình thủ công có khối lượng lớn nhất của bạn, triển khai một công cụ AI, đo lường tác động và xây dựng từ đó.

Đó chính xác là những gì tôi làm — tôi cùng bạn xem xét các hoạt động của bạn, xác định các cơ hội chuyển đổi AI có tác động lớn nhất và giúp bạn chịu trách nhiệm để thực sự thực hiện những thay đổi đó. Bởi vì biết phải làm gì và thực sự làm điều đó là hai việc rất khác nhau.

Sẵn sàng bắt đầu chuyển đổi AI của bạn? Hãy trò chuyện với tôi →