Cách AI Chuyển Đổi Hệ Thống SaaS Của Bạn (Vượt Xa Việc Chỉ Cắt Giảm Chi Phí Đăng Ký)

Cách tiếp cận cũ đối với quản lý SaaS là "kiểm toán và hủy bỏ." Tìm các gói đăng ký không còn được sử dụng, loại bỏ chúng, và cảm thấy hài lòng về khoản tiết kiệm.

Nhưng AI đã khiến cách tiếp cận đó trở nên lỗi thời. Câu hỏi thực sự vào năm 2026 không phải là "chúng ta đang lãng phí tiền vào phần mềm nào?" — mà là "công cụ nào trong số 25 công cụ này có thể được AI thay thế hoàn toàn?" Sự chuyển đổi này lớn hơn nhiều so với việc hủy bỏ các công cụ trùng lặp. Đó là việc hợp nhất hệ thống công nghệ của bạn xung quanh các công cụ AI-native có thể thực hiện công việc của 5 công cụ truyền thống.

Dưới đây là cách AI chuyển đổi toàn bộ hoạt động phần mềm của bạn.

Sự Chuyển Đổi SaaS Bằng AI (Không Chỉ Là Kiểm Toán)

Giai Đoạn 1: Trí Tuệ Sử Dụng AI

Kiểm toán SaaS truyền thống: xuất sao kê ngân hàng, tìm kiếm các khoản thanh toán định kỳ, hỏi mọi người xem họ sử dụng gì. Thủ công, tốn công sức và lỗi thời trong vòng một tháng.

Cách tiếp cận dựa trên AI: các công cụ như Productiv, Zylo hoặc Torii liên tục giám sát việc sử dụng SaaS của bạn — mọi lượt đăng nhập, mọi tính năng được sử dụng, mọi giấy phép không hoạt động. AI tự động đưa ra các thông tin chi tiết:

• Công cụ nào không được sử dụng (hủy ngay lập tức)
• Công cụ nào được sử dụng dưới mức (hạ cấp)
• Công cụ nào trùng lặp (hợp nhất)
• Công cụ nào AI có thể thay thế hoàn toàn (chuyển đổi)

Danh mục cuối cùng đó là nơi sự chuyển đổi thực sự diễn ra.

Giai Đoạn 2: Cơ Hội Hợp Nhất Bằng AI

Hầu hết các doanh nghiệp không chỉ có các gói đăng ký không cần thiết — mà còn có các danh mục không cần thiết. AI đã loại bỏ toàn bộ các danh mục công cụ:

Trước khi có AI:

• Công cụ viết nội dung riêng biệt (£30/tháng)
• Công cụ lên lịch đăng bài mạng xã hội riêng biệt (£50/tháng)
• Nền tảng tiếp thị email riêng biệt (£100/tháng)
• Công cụ SEO riêng biệt (£80/tháng)
• Bảng điều khiển phân tích riêng biệt (£40/tháng)

Sau khi chuyển đổi bằng AI:

• Một nền tảng tiếp thị được hỗ trợ bởi AI (£50-100/tháng) xử lý việc tạo nội dung, lên lịch, email, phân tích SEO và báo cáo

Đây không phải là việc tìm kiếm một giải pháp thay thế rẻ hơn một chút. Đó là việc AI hợp nhất nhiều danh mục công cụ thành một nền tảng thông minh duy nhất.

Giai Đoạn 3: Các Công Cụ Thay Thế AI-Native

Đây là nơi AI chuyển đổi toàn bộ quy trình làm việc. Đối với mỗi danh mục công cụ truyền thống, hãy tự hỏi: "Có công cụ AI-native nào tồn tại có thể thực hiện công việc này và hai tác vụ liền kề không?"

Ví dụ về hợp nhất AI-native:

• Notion AI thay thế wiki + tài liệu + ghi chú dự án + quản lý dự án cơ bản
• Claude/ChatGPT thay thế viết nội dung + tóm tắt + dịch thuật + công cụ nghiên cứu
• Zapier với AI thay thế các công cụ quy trình làm việc thủ công + xử lý dữ liệu + hệ thống thông báo
• CRM được hỗ trợ bởi AI thay thế CRM cơ bản + tiếp cận qua email + chấm điểm khách hàng tiềm năng + phân tích

Tôi đã kiểm toán một công ty tiếp thị chi £4.200/tháng cho 23 công cụ khác nhau. Chúng tôi không chỉ hủy bỏ các công cụ trùng lặp — chúng tôi đã chuyển đổi hệ thống của họ xung quanh các nền tảng AI-native. Họ đã hợp nhất xuống còn 9 công cụ. Chi phí hàng tháng: £1.800. Nhưng quan trọng hơn, các công cụ AI-native có khả năng hơn so với 23 công cụ mà chúng đã thay thế.

Hệ Thống SaaS Ưu Tiên AI

Đây là diện mạo của một hệ thống phần mềm đã được chuyển đổi, ưu tiên AI, dành cho một SME điển hình ở Vương quốc Anh:

| Danh mục | Cách tiếp cận truyền thống | Giải pháp thay thế ưu tiên AI | |----------|-------------------------|--------------------------------| | Nội dung | Agency + công cụ lên lịch | Viết bằng AI + Canva AI + lên lịch | | Dịch vụ khách hàng | Hệ thống tạo phiếu yêu cầu + KB | Chatbot AI + tổng đài hỗ trợ được hỗ trợ bởi AI | | Tài chính | Kế toán thủ công + kế toán viên | Kế toán AI (Xero) + quản lý chi phí AI | | Giao tiếp | Slack/Teams + email + video | Giao tiếp tăng cường AI với tóm tắt và tìm kiếm | | Quản lý dự án | PM riêng biệt + tài liệu + theo dõi thời gian | Nền tảng AI-native (Notion/Linear) | | Tiếp thị | 5-6 công cụ riêng biệt | Bộ công cụ tiếp thị được hỗ trợ bởi AI | | Phân tích | Bảng điều khiển thủ công + báo cáo | Phân tích được hỗ trợ bởi AI với truy vấn ngôn ngữ tự nhiên |

Chuyển đổi điển hình: 20-25 công cụ → 8-12 công cụ AI-native. Chi phí thấp hơn. Khả năng cao hơn.

Cách Chuyển Đổi (Không Chỉ Kiểm Toán) Hệ Thống Của Bạn

Tuần 1: Khám Phá Bằng AI

Triển khai một công cụ quản lý SaaS AI để quét mức độ sử dụng thực tế của bạn. Hoặc tự xây dựng danh mục — nhưng hãy sử dụng AI (Claude/ChatGPT) để phân tích danh sách và xác định các cơ hội hợp nhất mà bạn có thể bỏ lỡ.

Tuần 2: Lập Bản Đồ Các Ứng Viên Thay Thế Bằng AI

Đối với mỗi công cụ trong danh sách của bạn, hãy hỏi: "Có giải pháp thay thế AI-native nào có thể thực hiện công việc này VÀ xử lý các tác vụ liền kề không?" Cung cấp danh sách công cụ của bạn cho Claude cùng với ngữ cảnh kinh doanh của bạn — nó sẽ đề xuất các lộ trình hợp nhất.

Tuần 3: Thử Nghiệm Các Công Cụ Thay Thế AI-Native

Đừng chuyển đổi mọi thứ cùng một lúc. Hãy chọn cơ hội hợp nhất lớn nhất của bạn — thường là các công cụ tiếp thị hoặc nội dung — và thử nghiệm giải pháp thay thế AI-native trong 2 tuần.

Tuần 4: Triển Khai và Giám Sát

Mở rộng các thử nghiệm thành công. Hủy bỏ các công cụ truyền thống. Thiết lập giám sát được hỗ trợ bởi AI để ngăn chặn tình trạng gia tăng công cụ trở lại.

Kỷ Luật: Quản Trị Hệ Thống Được Hỗ Trợ Bởi AI

Một lần chuyển đổi duy nhất là rất tốt. Nhưng tình trạng gia tăng SaaS là không ngừng. AI cũng chuyển đổi việc quản trị liên tục:

• Giám sát sử dụng AI — liên tục, không phải hàng quý
• Đánh giá công cụ mới bằng AI — trước khi bất kỳ ai đăng ký, AI kiểm tra xem các công cụ hiện có đã đáp ứng nhu cầu chưa
• Tối ưu hóa giấy phép bằng AI — điều chỉnh kích thước tự động dựa trên dữ liệu sử dụng thực tế
• Quản lý gia hạn bằng AI — cảnh báo trước khi gia hạn với dữ liệu so sánh thị trường

Các Con Số

Kết quả điển hình từ việc chuyển đổi SaaS được hỗ trợ bởi AI:

• Giảm 30-50% tổng chi phí SaaS
• Giảm 40-60% số lượng công cụ trong hệ thống
• Khả năng cao hơn từ các công cụ thay thế AI-native
• Tối ưu hóa liên tục từ giám sát AI

Đó không chỉ là cắt giảm lãng phí — đó là xây dựng một hệ thống công nghệ có khả năng hơn về cơ bản với chi phí thấp hơn. Đó chính là sự chuyển đổi bằng AI.

Bạn muốn tôi phân tích hệ thống phần mềm của bạn để tìm cơ hội chuyển đổi bằng AI? Hãy cùng trò chuyện →