Cái bẫy này đã tồn tại từ khi khái niệm kinh doanh ra đời. Bạn có thêm nhiều khách hàng, doanh thu tăng lên, và đột nhiên bạn cảm thấy như mình đang chết đuối. Bản năng của bạn—và cũng là bản năng của hầu hết các nhà sáng lập mà tôi từng trò chuyện—là thuê một nhân viên hành chính cấp thấp hoặc một trợ lý ảo để xử lý khối lượng công việc dư thừa này. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu tôi nói với bạn rằng việc giải quyết điểm nghẽn vận hành bằng cách vung tiền trả lương cho con người là một sai lầm kiểu cũ? Chúng ta đang ở giữa một cuộc cách mạng thầm lặng, và việc ứng dụng AI cho quản trị doanh nghiệp nhỏ tại Vương quốc Anh đang định hình lại hoàn toàn cách các công ty tinh gọn mở rộng quy mô.
Tôi là người hiểu rõ nhất. Tôi điều hành toàn bộ doanh nghiệp của mình mà không có một nhân viên nào trong danh sách nhận lương. Mọi thứ từ việc tiếp cận khách hàng đến phân tích dữ liệu đều được tự động hóa. Tôi không nói điều này để khoe khoang; tôi nói điều này để chứng minh những gì hoàn toàn có thể xảy ra đối với doanh nghiệp của bạn ngay lúc này. Lên đến 70% các tác vụ hành chính tẻ nhạt đang ngốn hết thời gian buổi tối của bạn—hoặc làm phình to quỹ lương của bạn—có thể được xử lý bởi AI ngay hôm nay. Không phải trong năm năm nữa. Mà là ngay thứ Hai tuần sau.
Hãy cùng phân tích chính xác cách bạn có thể ngừng quản lý những công việc lặt vặt và bắt đầu tái cấu trúc bộ phận hỗ trợ (back-office) để đạt được hiệu suất triệt để.
Thực Tế Về AI Cho Quản Trị Doanh Nghiệp Nhỏ Tại Vương Quốc Anh
Khi hầu hết các nhà sáng lập nghe đến "AI", họ hình dung ra việc lập trình phức tạp, phần mềm doanh nghiệp đắt đỏ hoặc các chatbot làm khách hàng bực mình. Thực tế của AI trong bộ phận hỗ trợ lại tĩnh lặng hơn nhiều, và mang lại nhiều lợi nhuận hơn. Nó giống như một hệ thống ống nước vô hình kết nối các công cụ của bạn, đọc tài liệu của bạn và đưa ra quyết định dựa trên các quy tắc của bạn.
Chi phí cho công việc hành chính do con người thực hiện không chỉ là mức lương theo giờ. Đó còn là Bảo hiểm Quốc gia, các khoản đóng góp hưu trí, những ngày nghỉ ốm, chi phí quản lý chung và những sai sót tất yếu của con người. Ngược lại, AI làm việc 24/7, mở rộng quy mô ngay lập tức và chi phí của nó chỉ bằng một phần nhỏ so với lương của con người.
Dưới đây là câu hỏi mà tôi luôn đặt ra cho các nhà sáng lập: Nếu AI có thể thực hiện một tác vụ một cách hoàn hảo vào ngày mai, bạn có tiếp tục trả tiền cho con người để làm việc đó không? Nếu câu trả lời là không, tác vụ đó chính là ứng cử viên hàng đầu cho việc tự động hóa.
Mục Tiêu 1: Hố Đen Kế Toán Và Nhập Liệu
Hãy bắt đầu với tác vụ hành chính bị ghét nhất ở mọi nơi: nhập liệu và kế toán. Vẫn còn quá nhiều SME đang trả cho con người từ £20 đến £30 một giờ để tải một hóa đơn PDF từ email, đọc tổng số tiền, mở Xero hoặc QuickBooks, và gõ những con số đó vào.
Đây là một sự phân bổ vốn sai lầm khủng khiếp.
Các công cụ AI hiện đại có thể theo dõi hộp thư đến, trích xuất dữ liệu ngay lập tức từ các tệp PDF phức tạp hoặc không có cấu trúc, phân loại chi phí dựa trên hành vi trong quá khứ và đẩy một mục sổ cái phác thảo vào phần mềm kế toán để bạn phê duyệt lần cuối. Các công cụ như Dext hoặc Hubdoc đã sở hữu tính năng OCR (nhận dạng ký tự quang học) cơ bản trong nhiều năm, nhưng làn sóng các trợ lý AI mới thực sự có khả năng hiểu được ngữ cảnh.
Trước khi bạn thuê thêm một nhân viên văn phòng cấp thấp nào khác, tôi thực sự khuyên bạn nên xem xét các phần mềm thay thế có thể làm được những gì. Bạn có thể đọc bài phân tích chi tiết của tôi về Penny so với một nhân viên kế toán truyền thống để thấy sự khác biệt chính xác về mặt tài chính. Việc chuyển đổi từ "người đánh máy" sang "người phê duyệt" sẽ tiết kiệm cho bạn hàng trăm giờ mỗi quý.
Mục Tiêu 2: Cạm Bẫy Quản Trị Nhân Sự Và Tiền Lương
Quản lý bảng chấm công, tính toán số ngày phép tích lũy và xử lý các câu hỏi nhân sự thường ngày là một lĩnh vực khác khiến các SME thất thoát tiền bạc. Tôi từng nói chuyện với những chủ doanh nghiệp dành trọn hai ngày mỗi tháng chỉ để đối chiếu bảng chấm công và tính lương.
Tại sao vậy? Bạn đang đóng vai trò như một cây cầu nối bằng con người giữa hai phần mềm. AI có thể dễ dàng xử lý logic của việc lấy dữ liệu chấm công, áp dụng các quy tắc kinh doanh cụ thể của bạn đối với việc làm thêm giờ và đưa dữ liệu đó trực tiếp vào hệ thống tính lương.
Hơn nữa, nếu bạn đang thuê ngoài dịch vụ này từ một đại lý truyền thống, rất có thể bạn đang phải trả giá cao chỉ để ai đó làm công việc thủ công. Chúng ta cần phải thách thức những chi phí kiểu cũ này. Nếu bạn đang trả cho một công ty một khoản phí cố định hàng tháng tính trên mỗi nhân viên chỉ để họ nhấp vào nút "xử lý", thì bạn đang bị tính phí quá cao. Hãy đi sâu vào bài phân tích của tôi về các dịch vụ tiền lương truyền thống để xem quá trình tự động hóa đang làm suy yếu hoàn toàn mô hình kinh doanh lỗi thời này như thế nào.
Mục Tiêu 3: Sàng Lọc Hộp Thư Đến Và Hỗ Trợ Khách Hàng Thường Quy
Hãy nhìn vào hộp thư hỗ trợ hoặc địa chỉ email info@ của bạn. Tôi đảm bảo rằng 60% đến 70% các email đều là những biến thể của cùng năm câu hỏi giống nhau. Hóa đơn của tôi ở đâu? Làm cách nào để cập nhật địa chỉ của tôi? Giờ làm việc của bạn là mấy giờ? Tôi có thể xin một bản sao hợp đồng của mình không?
Việc để một con người đọc và phản hồi từng email này là một sự lãng phí cả về trí tuệ lẫn sự đồng cảm của con người.
Bằng cách tích hợp AI (như OpenAI thông qua Zapier hoặc Make.com) vào luồng email của mình, bạn có thể thiết lập một hệ thống có khả năng:
- Đọc email gửi đến và hiểu được mục đích.
- Trích xuất thông tin cần thiết từ cơ sở dữ liệu hoặc CRM của bạn.
- Phác thảo một câu trả lời chính xác, hoàn toàn lịch sự.
- Tự động gửi (đối với các truy vấn ít rủi ro) hoặc lưu dưới dạng bản nháp để bạn nhấp "phê duyệt".
Đội ngũ của bạn chỉ nên can thiệp vào các tương tác phức tạp, rủi ro cao hoặc mang tính cảm xúc cao của khách hàng. Hãy để AI lo việc đặt lại mật khẩu.
Khung Khái Niệm "Kết Nối (Wire) so với Tuyển Dụng (Hire)"
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp dịch vụ, việc mở rộng quy mô thường đồng nghĩa với việc gia tăng nhân sự. Nhưng các doanh nghiệp dịch vụ lại có vị thế độc đáo để hưởng lợi từ bộ phận hành chính bằng AI. Khi quyết định có nên tuyển thêm một thành viên mới vào nhóm hay không, bạn cần áp dụng khung khái niệm "Kết nối (Wire) so với Tuyển dụng (Hire)".
Trước khi mở yêu cầu tuyển dụng, hãy vạch ra chính xác những tác vụ mà người mới này sẽ làm. Nếu danh sách đó chủ yếu là: sắp xếp tệp tin, cập nhật trạng thái CRM, đôn đốc khách hàng nộp tài liệu, hoặc lập báo cáo hàng tuần—bạn không cần phải tuyển dụng (hire). Bạn cần kết nối (wire). Bạn cần kết nối các công cụ hiện có của mình với AI.
Đặc biệt trong các đại lý (agency) và công ty tư vấn, việc thay thế các vị trí hành chính cấp thấp bằng AI sẽ bảo vệ tỷ suất lợi nhuận của bạn trước những biến động của thị trường. Nếu bạn quan tâm đến việc điều này thay đổi nền tảng kinh tế cơ bản của một đại lý như thế nào, hãy xem qua hướng dẫn của tôi về cách tư duy lại vấn đề nhân sự trong các dịch vụ chuyên nghiệp.
Cẩm Nang Quản Trị Hành Chính Bằng AI Trong 30 Ngày Của Bạn
Tôi biết điều này có thể gây cảm giác choáng ngợp. Bạn có một doanh nghiệp để điều hành, và việc học về kỹ thuật tối ưu hóa câu lệnh (prompt engineering) hay tích hợp API giống như một sự xao nhãng. Nhưng hãy coi đây là một khoản đầu tư vào cơ sở hạ tầng của bạn. Đây là cẩm nang của bạn cho 30 ngày tiếp theo:
Tuần 1: Kiểm toán Thời gian Hãy để một cuốn sổ tay trên bàn làm việc của bạn trong ba ngày. Viết xuống mỗi lần bạn hoặc đội ngũ của mình sao chép dữ liệu từ một nơi và dán vào một nơi khác. Viết xuống mỗi lần bạn trả lời một email lặp đi lặp lại. Đây chính là những mục tiêu của bạn.
Tuần 2: Mục Tiêu Dễ Đạt Được Nhất Hãy chọn MỘT tác vụ. Thông thường, đó là xử lý hóa đơn hoặc sàng lọc hộp thư đến. Đừng cố gắng tự động hóa toàn bộ doanh nghiệp của bạn cùng một lúc. Hãy thiết lập một tự động hóa AI đơn giản cho tác vụ duy nhất này. Chạy nó song song với quy trình thủ công của bạn để xây dựng niềm tin vào hệ thống.
Tuần 3: Nâng Tầm Con Người Khi AI chứng minh được rằng nó có thể xử lý tác vụ, hãy ngừng làm việc đó một cách thủ công. Dành hai giờ mỗi tuần mà bạn vừa tiết kiệm được và tái đầu tư vào các hoạt động tạo ra doanh thu. Đây là bước cực kỳ quan trọng. Tự động hóa mà không đi kèm với sự phân bổ lại nguồn lực thì cũng chỉ như một trò ảo thuật cho vui. Bạn phải sử dụng lượng thời gian tiết kiệm được để phát triển.
Tuần 4: Mục Tiêu Tiếp Theo Chuyển sang mục tiếp theo trong danh sách kiểm toán của bạn. Lặp lại quy trình.
Tâm Lý Khi Buông Bỏ
Tôi muốn nói đến một vấn đề lớn mà mọi người thường né tránh. Việc giao quyền kiểm soát tài chính, hộp thư đến hoặc các hoạt động vận hành của bạn cho AI có thể mang lại cảm giác đáng sợ. Bạn là một nhà sáng lập vì bạn thích sự kiểm soát. Bạn tin tưởng vào chính mình.
Nhưng việc bám víu lấy quyền kiểm soát các công việc hành chính tẻ nhạt là một sự tiết kiệm sai lầm. Có vẻ như bạn đang hành xử có trách nhiệm, nhưng thực ra bạn đang kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp mình. Bạn không thành lập công ty để rồi trở thành một nhân viên nhập liệu được tung hô.
Bạn thấy đấy, bạn đã bắt đầu suy nghĩ về vấn đề này theo một cách khác rồi. Bản năng đó—sự nhận ra đột ngột rằng bạn không nên làm công việc này—còn đáng giá hơn bất kỳ khoản tiền tiết kiệm được từ phần mềm nào.
Những doanh nghiệp có thể sống sót qua thập kỷ tới sẽ không phải là những doanh nghiệp có đội ngũ hành chính đông đảo nhất. Đó sẽ là những doanh nghiệp tinh gọn nhất, nhanh nhạy nhất và có khả năng thích ứng cao nhất. Cuộc cách mạng thầm lặng đang diễn ra ngay lúc này. Bạn sẽ xây dựng một hệ thống vận hành ưu tiên AI (AI-first), hay bạn sẽ tiếp tục trả tiền để con người làm việc như những cỗ máy?
Tác vụ hành chính nào mà bạn ghét nhất? Hãy cùng tìm cách tự động hóa nó.