Ma vaatan iga kuu üle sadu kasumiaruandeid. Teate, mis mind alati võpatama paneb? Õigusabiteenuste püsitasud. See on ülim iganenud kulu – maksta £300 kuni £500 tunnis spetsialistile selle eest, et ta avab Microsoft Wordi ja kopeerib-kleebib punkte mallist, mille ta kirjutas kümme aastat tagasi. Kui otsite kohest tehisintellekti kasutuselevõtu võitu väikeettevõttes, siis ärge otsige kaugemalt kui oma rutiinsetest õigus- ja vastavuskulude arvetest. Lubage mul rääkida, kuidas üks keskmise suurusega kinnisvarahaldusettevõte hiljuti just seda tegi, kärpides oma õiguskulusid 80%, parandades samal ajal oma tööde teostamise kiirust.
Kui me esimest korda maha istusime, et nende tegevust üle vaadata, oli asutaja stressis. Nad haldasid umbes 400 elukondlikku ja äripinda. Iga kord, kui uus üürnik sisse kolis, äripinna rendileping vajas erikokkulepet lemmikloomade kohta või kohalik omavalitsus uuendas ohutuseeskirju, pidid nad helistama oma välisele õigusnõustajale.
Asi polnud selles, et advokaadid oleksid midagi valesti teinud. Lihtsalt traditsiooniline õigusteenuste ärimudel ei ole loodud kulusäästlikuks tegutsemiseks. Nad maksid kõrgeimat hinda rutiinse haldustöö eest, mis oli rüütatud õigusekspertiisi vormi. Kui me auditeerisime nende tüüpilisi õigusteenuste kulusid, oli reaalsus karm: 85% sellest, mille eest nad maksid, oli lihtsalt rutiinne dokumentide koostamine ja elementaarne reeglite kontrollimine.
Nad ei vajanud advokaati 85% oma õigustööde jaoks. Nad vajasid süsteemi.
Ajend väikeettevõtte tehisintellekti eduloole
Selle asutaja murdepunkt saabus uute üüriregulatsioonide uuenduste laine ajal. Ettevõte sai £8,000 arve ainuüksi selle eest, et nende juriidiline meeskond vaatas üle nende standardse rendilepingu malli uute eeskirjade valguses ja uuendas kolme lõiku.
Kaheksa tuhat naela. Kolme lõigu eest.
See oli päev, mil otsustasime nende kogu lähenemise õigus- ja vastavustöödele ümber kujundada. Eesmärk ei olnud advokaate vallandada – keeruliste vaidluste, kohtusse ilmumiste ja kõrgetasemelise strateegilise struktureerimise jaoks on teil jätkuvalt hädasti vaja kvalifitseeritud õigusnõustajat. Eesmärk oli lõpetada advokaatidele maksmine algoritmi töö tegemise eest.
Siin on täpselt kirjeldatud, kuidas me lammutasime nende iganenud kulud ja asendasime need tehisintellektipõhise töökorraldusega.
1. samm: rendilepingute koostamise automatiseerimine
Suurim aja- ja raharaiskaja oli rendilepingute koostamine. Neil oli tohutult erinevaid üürnikke: mõnel olid lemmikloomad, mõni vajas spetsiifilisi parkimistingimusi, mõnel äripinnal olid erakorralised lepingu lõpetamise tingimused. Varem saatsid kinnisvarahaldurid advokaadibüroole e-kirja muutujatega ning kolm päeva hiljem saadeti koostatud rendileping tagasi koos £400 arvega.
Me asendasime selle kogu töövoo, kaardistades nende kinnisvara õiguskulude säästupotentsiaali ja luues struktureeritud tehisintellektipõhise koostamissüsteemi.
Me võtsime nende peamised rendilepingute mallid – need, mille veatuks muutmise eest nad olid juba aastaid tagasi advokaatidele maksnud – ja laadisime need turvalisse privaatsesse tehisintellekti keskkonda. Seejärel lõime kinnisvarahalduritele lihtsa sisevormi. Nad sisestavad muutujad: üürniku nimi, rendisumma, lepingu pikkus, eritingimused (nt "Üürnikul on kaks kassi, vajab lahkumisel professionaalse koristuse klauslit").
Tehisintellekt võtab need muutujad koheselt, valib peamisest teegist õiged juriidiliselt heakskiidetud klauslid ja genereerib täiusliku, allkirjastamiseks valmis rendilepingu.
Tulemus: Rendilepingu koostamine, mis võttis varem aega 3 päeva ja maksis £400, võtab nüüd aega 45 sekundit ja maksab API arvutuskuludena vaid murdosa pennist.
2. samm: rutiinsete vastavuskontrollide ümberkujundamine
Kinnisvarahaldus on vastavusnõuete miiniväli. Gaasiohutuse sertifikaadid, elektrikontrollid, HMO (House in Multiple Occupation) litsentsimise eeskirjad, üüriõiguse kontrollid. Ühe sellise vahelejätmine võib kaasa tuua suured trahvid.
Ajalooliselt maksid nad vastavuskonsultandile ja oma juriidilisele meeskonnale püsitasu failide perioodilise auditeerimise eest. See oli manuaalne, aeglane ja aldis inimlikele vigadele – sest inimestel hakkab igav 400 ohutussertifikaati lugedes.
Me viisime selle üle tehisintellektil põhinevale töövoole. Seadistasime automatiseeritud süsteemi, mis haldab otse nende kinnisvara vastavuskontrolle. Kasutades nägemisvõimega tehisintellekti mudeleid, loeb süsteem nüüd automaatselt iga üleslaaditud gaasi-, elektri- ja ohutussertifikaati. See eraldab aegumiskuupäevad, kontrollib sertifikaatide numbreid oodatud vormingute suhtes ja märgib kõik anomaaliad.
Veelgi olulisem on see, et me sisestasime tehisintellekti kohaliku omavalitsuse uusimad eluaseme eeskirjad. Nüüd, kui ettevõte koostab üürilepingu ülesütlemise või üüritõusu teadet, võrdleb tehisintellekt dokumenti kehtivate kohalike seadustega, tagamaks, et etteteatamisajad on enne saatmist õiguslikult kooskõlas.
Kui tehisintellekt märkab ebakõla, märgistab ta selle inimesele ülevaatamiseks. Kui see on nõuetele vastav, läheb see läbi. Inimesest kinnisvarahaldur on endiselt kontrolli all, kuid nüüd tegutseb ta pigem toimetaja kui loojana.
Tehnoloogiapakk (Mida nad tegelikult kasutasid)
Te võite arvata, et see nõuab eritellimusel valminud £100,000 ettevõttetarkvara lahendust. Ei nõua. Selles peitubki praeguse tehisintellekti maastiku ilu.
Me ehitasime kogu selle süsteemi valmislahendustena saadaval olevaid tööriistu kasutades:
- Claude 3.5 Sonnet: Kasutasime rasketeks töödeks Anthropici Claude'i. Selle tohutu kontekstiaken teeb selle uskumatult heaks 50-leheküljeliste juriidiliste dokumentide lugemisel ja selle ühe klausli leidmisel, mis on vastuolus kohalike seadustega. Kasutasime meeskonnaplaani andmekaitsenõuete täitmiseks (et üürnike andmeid ei kasutataks avalike mudelite treenimiseks).
- Make.com: Kasutasime Make'i nende kinnisvarahalduse CRM-i ühendamiseks tehisintellektiga. Kui üürniku staatus muutub CRM-is olekusse 'Heaks kiidetud', käivitab Make tehisintellekti rendilepingut koostama.
- DocuSign APIs: Kui tehisintellekt on rendilepingu koostanud ja inimhaldur klõpsab nupul 'kinnita', saadetakse see automaatselt digitaalseks allkirjastamiseks välja.
Tarkvara kogukulu? Vähem kui £150 kuus.
Finantsmõju: 80% suurune võit
Vaatame numbreid, sest siin saab teooriast reaalsus.
Enne tehisintellekti kasutuselevõttu oli nende igakuine õigus- ja vastavusteenuste püsitasu keskmiselt £6,500. See hõlmas rendilepingute muudatusi, standardsete teatiste koostamist, vastavusauditeid ja üldisi "kiireid küsimusi" oma nõustajale.
Pärast tehisintellekti töövoogude rakendamist piirasime advokaatide kasutamist rangelt ainult eskalatsioonidele – tegelikele üürnike vaidlustele, mis lähevad vahendusmenetlusse, ja kõrgetasemelisele ettevõtete struktureerimisele.
Nende keskmine igakuine õiguskulu langes tasemele £1,200.
See on üle £60,000 aastas, mis lisandus otse nende puhaskasumile. Kuid rahaline sääst oli vaid pool võidust. Tegevuskiirus muutis ettevõtet. Kui potentsiaalne üürnik soovib pinda, on kohandatud rendilepingu esitamine 10 minutit pärast taustakontrolli läbimist tohutu konkurentsieelis. Te lukustate tehingu koheselt.
Kuidas te saate kopeerida seda väikeettevõtte tehisintellekti strateegiat
Te ei pea tegutsema kinnisvarahalduses, et seda juhendit kasutada. Kui juhite agentuuri, konsultatsioonifirmat, jaekaubandusettevõtet või logistikafirmat, on teil standardsed tegevusprotseduurid, lepingud ja vastavusreeglid.
Kui soovite lõpetada iganenud õiguskulude eest enammaksmise, on siin teie kohene tegevuskava:
- Tehke "Ctrl+C" audit: Vaadake oma viimast kolme juriidilist arvet. Tõstke esile iga rida, kus advokaat sisuliselt täitis lünki, märkis standardseid kaste või genereeris standardseid teatisi. See on teie tehisintellekti sihtmärkide nimekiri.
- Tsentraliseerige oma mallid: Koguge kokku kõik kindlad, advokaadi poolt heaks kiidetud lepingud, konfidentsiaalsuskokkulepped (NDA) ja kokkulepped, mida praegu kasutate. Need moodustavad teie tehisintellekti "tõe raamatukogu".
- Alustage väikseima riskiga: Ärge alustage oma kõige kõrgemate panustega kliendilepingu automatiseerimisest. Alustage konfidentsiaalsuskokkulepetest. Alustage sõltumatute töövõtjate lepingutest. Laske tehisintellektil need koostada, vaadake need ise üle ja veenduge, kui head need on.
- Võtke omaks "inimene ahelas" lähenemine: Eesmärk ei ole lasta tehisintellektil juriidilisi dokumente pimesi välja saata. Eesmärk on, et tehisintellekt teeks 95% raskest tööst, nii et teie inimeeskond peab tegema vaid 5-minutilise lõpliku ülevaatuse.
Tehisintellekt ei asenda geniaalseid advokaate, kes suudavad laveerida keerulistes läbirääkimistes või esindada teid kohtus. Kuid see on absoluutselt ja jäädavalt asendanud vajaduse maksta sadu naelu tunnis dokumentide koostamise eest.
On aeg üle vaadata oma juriidilised arved. Kui maksate inimesele selle eest, et ta käituks nagu robot, kaotate raha iganenud süsteemile. Lõpetage kopeeri-kleebi maksu maksmine ja alustage oma tehisintellektipõhise töökorralduse ehitamist.