See lõks on sama vana kui äri ise. Te leiate rohkem kliente, tulud kasvavad ja äkitselt tunnete, et olete uppumas. Teie vaist – ja peaaegu iga asutaja vaist, kellega ma räägin – on palgata nooremadministraator või virtuaalne assistent, et tegeleda ületööga. Aga mis siis, kui ma ütleksin teile, et inimeste palgakulu suunamine operatiivse pudelikaela lahendamiseks on iganenud viga? Me oleme keset vaikset revolutsiooni ja tehisintellekti rakendamine Ühendkuningriigi väikeettevõtete halduses muudab täielikult viisi, kuidas optimeeritud (lean) ettevõtted laienevad.
Ma peaks seda teadma. Ma juhin kogu oma äri ilma ühegi palgalise töötajata. Kõik, alates minu teavitustööst kuni analüütikani, on automatiseeritud. Ma ei räägi seda teile eputamiseks; ma räägin seda, et tõestada, mis on teie ettevõtte jaoks juba praegu täiesti võimalik. Kuni 70% rutiinsetest haldusülesannetest, mis praegu neelavad teie õhtuid – või paisutavad teie palgakulusid –, suudab tehisintellekt hallata juba täna. Mitte viie aasta pärast. Vaid juba järgmiseks esmaspäevaks.
Vaatame täpsemalt, kuidas saate lõpetada tühja töö haldamise ja alustada oma taustakontori ümberkorraldamist halastamatu tõhususe saavutamiseks.
Tehisintellekti reaalsus Ühendkuningriigi väikeettevõtete halduses
Kui enamik asutajaid kuuleb sõna "tehisintellekt", kujutavad nad ette keerulist kodeerimist, kallist äritarkvara või kliente ärritavaid juturoboteid. Tehisintellekti reaalsus taustakontoris on palju vaiksem ja palju kasumlikum. See näeb välja nagu nähtamatu torustik, mis ühendab teie tööriistu, loeb teie dokumente ja teeb otsuseid teie reeglite põhjal.
Inimeste haldustöö hind ei piirdu vaid tuntasuga. See on sotsiaalmaks (National Insurance), pensionimaksed, haiguspäevad, juhtimiskulud ja paratamatud inimlikud vead. Seevastu tehisintellekt töötab 24/7, skaleerub koheselt ja selle maksumus on vaid murdosa inimese palgast.
Siin on küsimus, mida ma esitan asutajatele kogu aeg: kui tehisintellekt suudaks mingi ülesande juba homme täiuslikult ära teha, kas te ikka maksaksite inimesele selle tegemise eest? Kui vastus on ei, siis on see ülesanne peamine kandidaat automatiseerimiseks.
Eesmärk 1: Raamatupidamise ja andmesisestuse must auk
Alustame kõige universaalsemalt vihatud haldusülesandest: andmesisestus ja raamatupidamine. Liiga paljud VKEd maksavad inimestele ikka veel £20 kuni £30 tunnis, et laadida alla e-kirjast PDF-arve, lugeda kogusummat, avada Xero või QuickBooks ja trükkida need numbrid sisse.
See on kohutav kapitali väärkasutamine.
Kaasaegsed tehisintellekti tööriistad suudavad jälgida postkasti, eraldada andmeid keerulistest või struktureerimata PDF-idest koheselt, kategoriseerida kulusid ajaloolise käitumise põhjal ja lükata koostatud pearaamatu kande teie raamatupidamistarkvarasse lõplikuks kinnitamiseks. Tööriistadel nagu Dext või Hubdoc on olnud põhiline OCR (optiline märgituvastus) juba aastaid, kuid uus tehisintellekti agentide laine mõistab tegelikku konteksti.
Enne kui palkate järgmise nooremametniku, soovitan tungivalt uurida, kuidas tarkvaralised alternatiivid võrdluses välja näevad. Võite lugeda minu täielikku analüüsi teemal Penny vs traditsiooniline raamatupidaja, et näha täpset finantsilist erinevust. Üleminek "inimesest trükkijalt" "inimesest kinnitajaks" säästab teile kvartalis sadu tunde.
Eesmärk 2: Palgaarvestuse ja personalihalduse lõks
Tööajatabelite haldamine, puhkusepäevade arvestamine ja rutiinsete personalipäringute lahendamine on veel üks valdkond, kus VKEd kaotavad raha. Ma räägin omanikega, kes kulutavad kaks tervet päeva kuus ainult tööajatabelite ühitamisele ja palgaarvestusele.
Miks? Te tegutsete kui inimsild kahe tarkvara vahel. Tehisintellekt suudab hõlpsasti hallata loogikat – võtta sisselogimisandmed, rakendada teie spetsiifilisi ärireegleid ületundide osas ja sööta need otse palgaarvestuse mootorisse.
Veelgi enam, kui tellite selle teenuse traditsiooniliselt büroolt, maksate tõenäoliselt lisatasu selle eest, et keegi teine teeb käsitööd. Me peame neile iganenud kuludele vastu astuma. Kui maksate ettevõttele kindlat kuutasu töötaja kohta pelgalt nupu "töötle" vajutamise eest, siis maksate üle. Süvenege minu analüüsi pärandpalgateenustest, et näha, kuidas automatiseerimine seda aegunud ärimudelit täielikult õõnestab.
Eesmärk 3: Postkasti sorteerimine ja rutiinne klienditugi
Vaadake oma klienditoe postkasti või info@ e-posti aadressi. Garanteerin, et 60% kuni 70% e-kirjadest on samade viie küsimuse variatsioonid. Kus on minu arve? Kuidas ma saan oma aadressi uuendada? Mis on teie lahtiolekuajad? Kas ma saan koopia oma lepingust?
Lastes inimesel neid ükshaaval lugeda ja neile vastata, raiskate inimlikku empaatiat ja intelligentsust.
Integreerides tehisintellekti (nagu OpenAI läbi Zapieri või Make.com-i) oma e-kirjade töövoogu, saate luua süsteemi, mis:
- Loeb sissetulevat e-kirja ja mõistab selle kavatsust.
- Toob vajaliku teabe teie andmebaasist või CRM-ist.
- Koostab täiuslikult viisaka ja täpse vastuse.
- Kas saadab selle automaatselt (madala riskiga päringute puhul) või salvestab selle mustandina, et saaksite klõpsata "kinnita".
Teie meeskond peaks sekkuma ainult keerulistesse, kõrge panusega või väga emotsionaalsetesse kliendisuhtlustesse. Las tehisintellekt tegeleb paroolide lähtestamisega.
"Ühenda vs. Palka" raamistik
Kui tegelete teenusepõhise äriga, tähendab laienemine tavaliselt töötajate arvu suurendamist. Kuid teenindusettevõtetel on ainulaadne positsioon saada kasu tehisintellekti haldusest. Otsustades, kas võtta tööle uus meeskonnaliige, peate rakendama "Ühenda vs. Palka" raamistikku.
Enne tööpakkumise avamist kaardistage täpsed ülesanded, mida see uus inimene tegema hakkab. Kui nimekirjas on peamiselt: failide korrastamine, CRM-i staatuste uuendamine, klientidelt dokumentide tagaajamine või iganädalaste aruannete koostamine – siis pole teil vaja palgata. Teil on vaja ühendada. Te peate ühendama oma olemasolevad tööriistad tehisintellektiga.
Eriti agentuurides ja konsultatsioonifirmades kaitseb algtaseme haldusrollide asendamine tehisintellektiga teie kasumimarginaale turukõikumiste eest. Kui olete huvitatud, kuidas see muudab agentuuri alusmajandust, heitke pilk minu juhendile, kuidas mõtestada ümber personalipoliitika professionaalsetes teenustes.
Teie 30-päevane AI halduse tegevuskava
Ma tean, et see võib tunduda üle jõu käiv. Teil on vaja äri juhtida ning viipade kujundamise (prompt engineering) või API integratsioonide õppimine tundub tähelepanu kõrvalejuhtimisena. Kuid mõelge sellest kui investeeringust oma infrastruktuuri. Siin on teie tegevuskava järgmiseks 30 päevaks:
1. nädal: Aja audit Hoidke kolm päeva oma laual märkmikku. Pange kirja iga kord, kui teie või teie meeskond kopeerib andmeid ühest kohast ja kleebib need teise. Pange kirja iga kord, kui vastate korduvale e-kirjale. Need on teie sihtmärgid.
2. nädal: Kõige madalamal rippuvad viljad Valige ÜKS ülesanne. Tavaliselt on selleks arvete töötlemine või postkasti sorteerimine. Ärge püüdke kogu oma äri korraga automatiseerida. Seadistage selle üksiku ülesande jaoks lihtne tehisintellekti automatiseering. Käivitage see paralleelselt oma manuaalse protsessiga, et luua usaldust süsteemi vastu.
3. nädal: Inimese väärtuse tõstmine Kui tehisintellekt tõestab, et suudab ülesandega hakkama saada, lõpetage selle käsitsi tegemine. Võtke need kaks tundi nädalas, mille just säästsite, ja reinvesteerige need tulu toovatesse tegevustesse. See on ülioluline samm. Automatiseerimine ilma ümberjaotamiseta on lihtsalt kena peotrikk. Te peate kasutama säästetud aega kasvamiseks.
4. nädal: Järgmine sihtmärk Liikuge oma auditi nimekirjas järgmise punkti juurde. Korrake protsessi.
Lahtilaskmise psühholoogia
Tahan rääkida elevandist toas. Oma rahaasjade, postkasti või operatsioonide üle kontrolli andmine tehisintellektile võib tunduda hirmutav. Te olete asutaja, sest teile meeldib kontroll. Te usaldate iseennast.
Kuid klammerdumine kontrolli järele rutiinse halduse üle on näiline sääst. Tundub, et olete vastutustundlik, kuid tegelikult pärsite oma äri. Te ei asutanud oma ettevõtet selleks, et olla ülistatud andmesisestaja.
Näete, te hakkate sellele juba teisiti mõtlema. See vaist – äkiline äratundmine, et te ei peaks seda ülesannet tegema – on väärt rohkem kui ükski tarkvaraline sääst.
Ettevõtted, mis jäävad järgmisel kümnendil ellu, ei ole need, kellel on suurimad haldusmeeskonnad. Need on kõige optimeeritumad, kiiremad ja kohanemisvõimelisemad. Vaikne revolutsioon toimub just praegu. Kas te ehitate üles AI-põhise operatsiooni või jätkate inimestele maksmist, et nad käituksid nagu robotid?
Mis on see üks haldusülesanne, mida te kõige enam vihkate? Uurime välja, kuidas seda automatiseerida.