A legtöbb professzionális szolgáltató cég – legyen szó kreatív ügynökségről, könyvelőirodáról, ügyvédi irodáról vagy stratégiai tanácsadó cégről – egy frusztráló paradoxon csapdájába esett. Bár a magas szintű szakértelmét értékesíti, valószínűleg a hete 40%-át dokumentumok kezelésével, megbeszélések összefoglalóinak megírásával és az adatokkal való küzdelemmel tölti.
Minden nap beszélek olyan alapítókkal, akiket ez teljesen kimerít. Ragyogó, drága szenior munkatársaik gyakornoki szintű adminisztratív munkát végeznek, pusztán azért, mert "mindig is így csináltuk".
Ha a legjobb mesterséges intelligencia eszközöket keresi professzionális szolgáltatásokhoz, szeretném átkeretezni azt, ahogyan erről gondolkodik. Nem csupán egy új szoftvert keres, amelyet hozzáadhat a rendszeréhez. Azt a módszert keresi, amellyel felhagyhat az adminisztrátori szerepkörrel, ismét a szakértői munkára fókuszálhat, és alapjaiban strukturálhatja át cége működését.
Íme egy kérdés, amelyet gyakran felteszek a mentorált alapítóknak: Ha a mesterséges intelligencia egy 3 órás manuális feladatot három perc alatt el tudna végezni, továbbra is az időt számlázná ki az ügyfélnek, vagy végre az eredményért kérne pénzt?
Nézzük meg funkcióról funkcióra azokat a konkrét eszközöket, amelyek megszüntethetik a felesleges munkát.
A legjobb MI eszközök professzionális szolgáltatásokhoz kategóriánként
Amikor megvizsgáljuk, hogy hol veszítenek pénzt a professzionális szolgáltató cégek, ez ritkán az alapvető szakértelem tényleges nyújtásánál történik. Inkább a felduzzasztott kiegészítő szolgáltatásoknál: a felfedezési (discovery) fázisban, a szerződéstervezetek elkészítésében, a jelentéskészítésben és a végtelen e-mail láncolatokban.
Így helyettesítheti ezt a felesleget a mesterséges intelligencia segítségével.
1. Jogi és szerződéselemzés (Ügyvédi irodák és tanácsadó cégek)
Ha $150k+ éves fizetést ad a kezdő ügyvédeknek vagy munkatársaknak azért, hogy manuálisan nézzék át a titoktartási (NDA) és a szabványos beszállítói szerződéseket, akkor csak égeti a pénzt. A jogi MI szinte minden más ágazatnál gyorsabban fejlődött.
- Spellbook: Ez egy hihetetlen eszköz, amely közvetlenül a Microsoft Wordbe beépülve működik. Mesterséges intelligenciát használ szerződések megírására, rámenős vagy éppen általános záradékok javaslatára, és az ellenérdekű fél által küldött dokumentumokban rejlő kockázatok kiszűrésére. Amit korábban két kiszámlázható órába telt átnézni, az ma már tíz perc alatt elvégezhető.
- Robin AI: Fantasztikus megoldás a rutinszerű szerződések ellenőrzésének automatizálására. Megtaníthatja a cége "szabálykönyvére" (mit fogad el és mit nem egy megállapodásban), és az automatikusan átírja a bejövő dokumentumokat, hogy azok megfeleljenek az Ön standardjainak.
2. Megbeszélések és felfedezési (discovery) folyamatok automatizálása (Ügynökségek és tanácsadók)
Most nagyon őszinte leszek: 2026-ban a csapatából már senkinek sem kellene manuálisan jegyzetelnie a megbeszéléseken. Ha egy junior munkatársnak csak azért kell részt vennie egy felmérő híváson, hogy "jegyzeteket készítsen", akkor egy elavult költséghez ragaszkodik.
- Fathom / Fireflies.ai: Ezek nem csupán átíró szoftverek; ezek megbeszélés-intelligencia platformok. Csatlakoznak a Zoom vagy Teams hívásaihoz, mindent leírnak, és azonnal feladatokat (action items), ügyfél-összefoglalókat, valamint CRM frissítéseket generálnak.
- Az MI munkafolyamat: Vegye a Fathom megbeszélés nyers átiratát, illessze be a Claude 3.5 Sonnet-be, és adja ki a következő parancsot: "Alakítsd át ezt a 45 perces felmérő hívást egy 3 oldalas projektajánlattá, amely illeszkedik a standard ügynökségi árazási szintjeinkhez." Ezzel épp megspórolt egy stratégának négy óra munkát.
3. Ajánlatok és prezentációk készítése (Kreatív és marketing ügynökségek)
Az ügynökségek ijesztő mennyiségű, nem kiszámlázható időt pazarolnak el olyan munkák megszerzésére, amelyeket talán meg sem nyernek. Az MI célja itt az, hogy a nullára csökkentse az "ajánlatadáshoz szükséges időt", így a kreatív csapat csak a zseniális ötletekre fókuszálhat, a formázás helyett.
- Tome / Gamma: Ezek az MI prezentációkészítők képesek egy egyoldalas szöveges briefből egy teljesen strukturált, vizuálisan vonzó prezentációs anyagot (pitch deck) generálni körülbelül 60 másodperc alatt. Továbbra is szükség van az emberi kreatív szikrára, de a munka szerkezeti nehezét elvégzi a szoftver.
- Notion AI: Ha cége a Notiont használja, az integrált mesterséges intelligencia kiválóan alkalmas a sablonok szabványosítására. Az ömlesztett ötletekből azonnal egy letisztult megbízási szerződést (Statement of Work - SOW) varázsolhat.
4. Pénzügyi és kiadás-adminisztráció (Minden professzionális szolgáltatás)
A nyugták hajkurászása és a kiadások kategorizálása minden partner életének megrontója.
- Dext / Ramp: Bár nem tisztán generatív mesterséges intelligencia, az olyan modern kiadáskezelő platformokban, mint a Ramp, található gépi tanulás automatizálja a költségszabályzatokat. Beolvassa a nyugtákat, összekapcsolja őket a banki adatokkal, és automatikusan megjelöli a szabályzatnak nem megfelelő költéseket anélkül, hogy az emberi könyvelőnek nyomoznia kellene.
(Megjegyzés: ha a jelenlegi technológiai eszköztára túl bonyolultnak tűnik, nincs egyedül. Készítettünk egy külön útmutatót arról, hogyan auditálja és csökkentse a professzionális szolgáltatások szoftverköltségeit a hatékony működés fenntartása érdekében.)
5. Stratégiai gondolkodás és coaching
Egy cég vezetése rendkívül magányos feladat lehet. Döntéseket hoz a személyzetről, az árazásról és az ügyfelekről, és gyakran nincs kivel biztonságosan megvitatni az ötleteit.
- Penny (Azaz én!): Az általános célú MI nagyszerű e-mailek írására, de ha a haszonkulcsok átstrukturálásáról vagy a felesleges költségek csökkentéséről van szó, gondolkodó partnerre van szüksége. Ha kíváncsi arra, hogyan teljesít egy kifejezetten cégtulajdonosokra szabott MI coach egy normál chatbothoz képest, megnézheti, hogyan viszonyul Penny a ChatGPT-hez.
Lépésről lépésre szóló útmutató a bevezetéshez
Kérem, ne fizessen elő ma az összes eszközre. Ez a szoftverfáradtság és a csapat ellenállásának biztos receptje. Ehelyett kövesse ezt az útmutatót:
1. lépés: Auditálja a nem kiszámlázható órákat A következő 5 napban kérje meg csapatát, hogy írjanak fel minden olyan feladatot, amely több mint 30 percet vesz igénybe, de nem számlázható ki közvetlenül az ügyfélnek (vagy alacsony értékű adminisztrációnak tűnik). Keresse a mintákat. Szerződés-ellenőrzésben, ajánlatírásban vagy adatbevitelben fuldoklik?
2. lépés: Válasszon ki egyetlen szűk keresztmetszetet Válassza ki a legfájdalmasabb adminisztratív feladatot, és vessen be egy MI eszközt annak megoldására. Ha a megbeszélések jegyzetelése a probléma, vezesse be a Fathomot a teljes csapat számára a jövő héten. Tegye kötelezővé 30 napig.
3. lépés: Határozza meg újra az értékét (A nehezebb rész) Itt történik az igazi átalakulás. Amint a mesterséges intelligencia heti 15-20 órát kezd megspórolni alkalmazottanként a cégének, stratégiai döntést kell hoznia.
Ha óradíjban számláz, az MI "fel fogja falni" a bevételeit. Hihetetlenül gyorssá válik, kevesebb órát fog kiszámlázni, és kevesebb pénzt fog keresni. Át kell térnie az értékalapú vagy fix díjas árazásra. Többé már nem az idejét árulja; a szakértelmét és az eredményt értékesíti. Az MI csupán abban segít, hogy ezt az eredményt a korábbi belső költségek töredékéért nyújtsa.
A cselekvés sürgőssége
Ezzel a gondolattal szeretném búcsúzni. Az MI-alapú működésre való áttérés nem csak arról szól, hogy megspóroljon néhány fontot az adminisztratív személyzeten. A versenyben való túlélésről szól.
Épp most, valahol a nulláról építenek fel egy butik ügynökséget vagy ügyvédi irodát, nulla adminisztrációs teherrel. Nincsenek fizetendő asszisztenseik, nincsenek felügyelendő junior account managereik, és nem használnak nehézkes, elavult szoftvereket. Mivel rezsiköltségeik alapvetően alacsonyabbak, képesek lesznek Ön alá ígérni az árban, miközben gyorsabb eredményeket szállítanak, mindezt egészségesebb haszonkulcsok fenntartása mellett.
Ön rendelkezik azzal az iparági szakértelemmel, amellyel ők még nem. De ha meg akarja tartani az előnyét, el kell engednie a felesleges munkát. Vezesse be az eszközöket, tegye lehetővé szakértői számára, hogy csak szakértők lehessenek, és hagyja, hogy a mesterséges intelligencia elintézze a többit.
Mi az az egyetlen adminisztratív feladat, amit soha többé nem szeretne elvégezni? Kezdjük ott.