Lielākā daļa profesionālo pakalpojumu uzņēmumu—neatkarīgi no tā, vai vadāt radošo aģentūru, grāmatvedības praksi, advokātu biroju vai stratēģisko konsultāciju uzņēmumu—ir iesprostoti nomācošā paradoksā. Jūs pārdodat savu augsta līmeņa kompetenci, bet, iespējams, pavadāt 40% savas nedēļas, pārvaldot dokumentus, rakstot sanāksmju kopsavilkumus un cīnoties ar datiem.
Es katru dienu sarunājos ar uzņēmumu dibinātājiem, kuri ir noguruši no tā. Viņu rīcībā ir izcili, dārgi vecākie speciālisti, kuri veic praktikanta administratīvos darbus tikai tāpēc, ka "tā tas vienmēr ir darīts".
Ja jūs meklējat labākos mākslīgā intelekta rīkus profesionālajiem pakalpojumiem, es vēlos mainīt jūsu skatījumu uz šo jautājumu. Jūs nemeklējat tikai jaunu programmatūru, ko pievienot savam tehnoloģiju klāstam. Jūs meklējat veidu, kā pārstāt rīkoties kā administratoram, atgriezties pie eksperta lomas un fundamentāli pārkārtot sava uzņēmuma darbību.
Lūk, jautājums, ko man patīk uzdot dibinātājiem, kurus es konsultēju: Ja MI varētu paveikt šo 3 stundu manuālo uzdevumu trīs minūtēs, vai jūs joprojām iekasētu no klienta maksu par laiku, vai arī beidzot sāktu iekasēt maksu par rezultātu?
Sīkāk iztirzāsim konkrētos rīkus, kas spēj novērst jūsu rutīnas darbus, iedalot tos pa funkcijām.
Labākie MI rīki profesionālajiem pakalpojumiem pa kategorijām
Kad mēs skatāmies uz to, kur profesionālo pakalpojumu uzņēmumi lieki tērē naudu, tas reti notiek pašas pamatkompetences nodrošināšanas procesā. Tas notiek pārspīlētos palīgpakalpojumos: izpētes fāzē, līgumu izstrādē, atskaišu sagatavošanā un bezgalīgās e-pastu sarakstēs.
Lūk, kā jūs varat aizstāt šo lieko apjomu ar MI.
1. Juridiskā un līgumu analīze (Advokātu biroji un konsultāciju uzņēmumi)
Ja jūs maksājat jaunākajiem juristiem vai partneriem $150k+ gadā, lai viņi manuāli caurskatītu un atzīmētu labojumus konfidencialitātes līgumos (NDA) un standarta piegādātāju vienošanās dokumentos, jūs burtiski dedzināt naudu. Juridiskais MI ir attīstījies ātrāk nekā gandrīz jebkurā citā nozarē.
- Spellbook: Šis ir neticams rīks, kas darbojas tieši Microsoft Word vidē. Tas izmanto MI, lai sagatavotu līgumu projektus, ieteiktu stingrākus vai standarta nosacījumus un pamanītu slēptos riskus dokumentos, kurus jums nosūtījis pretējās puses advokāts. To, kas agrāk prasīja divas stundas apmaksājama laika, tagad var pārskatīt desmit minūtēs.
- Robin AI: Fantastisks rīks rutīnas līgumu pārskatīšanas automatizēšanai. Jūs to apmācāt saskaņā ar sava uzņēmuma "rokasgrāmatu" (ko jūs pieņemsiet un ko nepieņemsiet vienošanās tekstā), un tas automātiski atzīmē labojumus ienākošajos dokumentos, lai tie atbilstu jūsu standartiem.
2. Sanāksmju un izpētes procesa automatizācija (Aģentūras un konsultanti)
Būšu ļoti tiešs: 2026. gadā nevienam jūsu komandā vairs nevajadzētu manuāli veikt sanāksmju pierakstus. Ja jūsu izpētes zvanos piedalās jaunākais darbinieks tikai tāpēc, lai "rakstītu protokolu", jūs turaties pie novecojušām izmaksām.
- Fathom / Fireflies.ai: Tie nav tikai transkripcijas rīki; tās ir sanāksmju inteliģences platformas. Tās pievienojas jūsu Zoom vai Teams zvaniem, transkribē visu informāciju un nekavējoties ģenerē veicamos uzdevumus, klientu kopsavilkumus un CRM atjauninājumus.
- MI darbplūsma: Paņemiet neapstrādāto transkriptu no Fathom sanāksmes, ievietojiet to Claude 3.5 Sonnet un dodiet norādījumu: "Pārveido šo 45 minūšu izpētes zvanu 3 lapu projekta piedāvājumā, kas atbilst mūsu aģentūras standarta cenu līmeņiem." Jūs tikko ietaupījāt stratēģim četras darba stundas.
3. Piedāvājumu un prezentāciju izveide (Radošās un mārketinga aģentūras)
Aģentūras iznieko biedējoši daudz neapmaksājama laika, gatavojot prezentācijas projektiem, kurus tās varbūt pat neiegūs. MI mērķis šeit ir samazināt jūsu "laiku līdz prezentācijai" līdz nullei, lai jūsu radošā komanda veltītu laiku tikai reālām, ģeniālām idejām, nevis formatēšanai.
- Tome / Gamma: Šie MI prezentāciju veidotāji spēj paņemt vienas lapas teksta darba uzdevumu (brief) un aptuveni 60 sekunžu laikā izveidot pilnībā strukturētu, vizuāli pievilcīgu prezentāciju. Jums joprojām ir nepieciešami cilvēki, lai piešķirtu radošo dzirksti, taču strukturālais melnais darbs ir paveikts.
- Notion AI: Ja jūsu uzņēmums izmanto Notion, to integrētais MI ir izcils veidņu standartizēšanai. Jūs varat acumirklī pārvērst haotisku ideju pierakstu (brain-dump) slīpētā darba uzdevuma aprakstā (SOW).
4. Finanšu un izdevumu administrēšana (Visi profesionālie pakalpojumi)
Čeku meklēšana un izdevumu klasificēšana ir liels apgrūtinājums ikviena partnera ikdienā.
- Dext / Ramp: Lai gan tas nav tīrs ģeneratīvais MI, mašīnmācīšanās tādās modernās izdevumu pārvaldības platformās kā Ramp automatizē jūsu izdevumu politikas. Tā nolasa čekus, saskaņo tos ar bankas darījumiem un automātiski atzīmē tēriņus, kas neatbilst uzņēmuma politikai, bez nepieciešamības grāmatvedim tēlot detektīvu.
(Piezīme: ja jūsu pašreizējais tehnoloģiju klāsts šķiet nomācošs, jūs neesat vieni. Mums ir īpašs ceļvedis par to, kā auditēt un samazināt jūsu profesionālo pakalpojumu programmatūras izmaksas, lai saglabātu jūsu darbības efektivitāti.)
5. Stratēģiskā domāšana un koučings
Vadot uzņēmumu, varat justies ārkārtīgi vientuļi. Jūs pieņemat lēmumus par personālu, cenām un klientiem, un bieži vien nav neviena, ar ko droši pārrunāt savas idejas.
- Penny (Tas esmu es!): Vispārīga lietojuma MI ir lieliski piemērots e-pastu rakstīšanai, bet, kad runa ir par peļņas maržu pārstrukturēšanu vai vēsturisko izmaksu samazināšanu, jums ir nepieciešams domubiedrs. Ja vēlaties uzzināt, kā īpaši uzņēmumu īpašniekiem pielāgots MI koučs spēj mēroties spēkiem ar standarta tērzēšanas botu, varat apskatīt, kā Penny ir salīdzināms ar ChatGPT.
Soli pa solim rokasgrāmata ieviešanai
Lūdzu, neabonējiet visus šos rīkus jau šodien. Tā ir droša recepte rīku nogurumam un komandas pretestībai. Tā vietā rīkojieties saskaņā ar šo plānu:
1. solis: Neapmaksājamo stundu audits Nākamās 5 dienas lūdziet savai komandai pierakstīt katru uzdevumu, ko viņi veic, kas aizņem vairāk nekā 30 minūtes, bet to nevar tieši iekļaut klienta rēķinā (vai kas šķiet kā zemas vērtības administrēšana). Meklējiet likumsakarības. Vai jūs slīkstat līgumu pārskatīšanā? Prezentāciju rakstīšanā? Datu ievadē?
2. solis: Izvēlieties vienu konkrētu vājo vietu Izvēlieties vissāpīgāko administratīvo uzdevumu un ieviesiet vienu MI rīku tā atrisināšanai. Ja problēma ir sanāksmju pieraksti, nākamnedēļ ieviesiet Fathom visai komandai. Padariet to par obligātu uz 30 dienām.
3. solis: Pārdefinējiet savu vērtību (Sarežģītākā daļa) Šeit notiek patiesā transformācija. Kad MI sāk ietaupīt jūsu uzņēmumam 15-20 stundas nedēļā uz katru darbinieku, jums jāizdara stratēģiska izvēle.
Ja jūs izrakstāt rēķinus par stundām, MI iznīcinās jūsu ieņēmumus. Jūs kļūsiet neticami ātri, rēķinos norādīsiet mazāk stundu un nopelnīsiet mazāk naudas. Jums ir jāpāriet uz cenveidi, kas balstīta uz vērtību, vai fiksētu maksu. Jūs vairs nepārdodat savu laiku; jūs pārdodat savu ekspertīzi un rezultātu. MI tikai palīdz jums nodrošināt šo rezultātu par niecīgu daļu no jūsu iepriekšējām iekšējām izmaksām.
Rīcības steidzamība
Vēlos jūs atstāt ar šādu domu. Pāreja uz darbības modeli ar MI priekšgalā nav tikai jautājums par dažu £ ietaupīšanu uz administratīvā personāla rēķina. Tas ir jautājums par izdzīvošanu konkurences cīņā.
Šobrīd no nulles tiek veidota kāda neliela aģentūra vai advokātu birojs bez jebkāda administratīvā smaguma. Viņiem nav jāmaksā advokātu palīgiem, nav jāauklējas ar jaunākajiem klientu menedžeriem un nav pārspīlētas, novecojušas programmatūras. Tā kā viņu pieskaitāmās izmaksas ir fundamentāli zemākas, viņi spēs piedāvāt zemāku cenu nekā jūs, vienlaikus nodrošinot ātrākus rezultātus un saglabājot veselīgākas peļņas maržas.
Jums ir nozares zināšanas, kādu viņiem vēl nav. Taču, ja vēlaties saglabāt savas priekšrocības, jums jāatbrīvojas no rutīnas darbiem. Ieviesiet rīkus, dodiet iespēju saviem ekspertiem būt tikai ekspertiem un ļaujiet MI parūpēties par visu pārējo.
Kurš ir tas viens administratīvais uzdevums, kuru jūs vēlētos nekad vairs nedarīt? Sāksim ar to.