Daugelis profesionalių paslaugų įmonių – nesvarbu, ar valdote kūrybinę agentūrą, buhalterinės apskaitos praktiką, advokatų kontorą ar strateginių konsultacijų įmonę – yra įstrigusios varginančiame paradokse. Jūs parduodate savo aukšto lygio patirtį, bet tikriausiai praleidžiate 40 % savo savaitės tvarkydami dokumentus, rašydami susitikimų santraukas ir kovodami su duomenimis.
Kasdien kalbuosi su įkūrėjais, kurie yra nuo to išsekę. Jų puikūs, brangiai apmokami vyresnieji darbuotojai atlieka stažuotojo lygio administracinį darbą tiesiog todėl, kad „taip visada buvo daroma“.
Jei ieškote geriausių DI įrankių profesionalioms paslaugoms, noriu pakeisti jūsų požiūrį į tai. Jūs ne tiesiog ieškote naujos programinės įrangos, kurią galėtumėte pridėti prie savo sistemų. Jūs ieškote būdo nustoti elgtis kaip administratorius, vėl tapti ekspertu ir iš esmės perstrukturizuoti savo įmonės veiklą.
Štai klausimas, kurį mėgstu užduoti įkūrėjams, kuriuos konsultuoju: Jei DI galėtų tą 3 valandų rankinį darbą atlikti per tris minutes, ar vis tiek imtumėte iš kliento mokestį už laiką, ar pagaliau pradėtumėte imti mokestį už rezultatą?
Panagrinėkime konkrečius įrankius, kurie gali pašalinti jūsų rutininius darbus, funkcija po funkcijos.
Geriausi DI įrankiai profesionalioms paslaugoms pagal kategoriją
Kai analizuojame, kur profesionalių paslaugų įmonės praranda pinigus, retai kada tai nutinka teikiant pačią pagrindinę ekspertizę. Tai slypi išpūstose papildomose paslaugose: atradimo etape (angl. discovery phase), sutarčių rengime, ataskaitų teikime ir nesibaigiančiose el. laiškų grandinėse.
Štai kaip tą perteklių galite pakeisti pasitelkdami DI.
1. Teisinė ir sutarčių analizė (Advokatų kontoros ir konsultantai)
Jei mokate jaunesniesiems teisininkams ar asistentams $150k+ per metus už tai, kad jie rankiniu būdu redaguotų NDA ir standartines tiekėjų sutartis, jūs tiesiog deginate pinigus. Teisinis DI pažengė į priekį greičiau nei beveik bet kuris kitas sektorius.
- Spellbook: Tai neįtikėtinas įrankis, integruotas tiesiai į „Microsoft Word“. Jis naudoja DI sutartims rengti, agresyvioms ar standartinėms sąlygoms siūlyti bei paslėptoms rizikoms dokumentuose, kuriuos jums atsiuntė priešingos šalies advokatas, aptikti. Tai, kam anksčiau reikėjo dviejų apmokamų valandų, dabar gali būti peržiūrėta per dešimt minučių.
- Robin AI: Fantastiškas įrankis automatizuojant rutininių sutarčių peržiūrą. Jūs apmokote jį pagal savo įmonės taisykles (ką priimsite ir ko nepriimsite sutartyje), ir jis automatiškai redaguoja gaunamus dokumentus, kad šie atitiktų jūsų standartus.
2. Susitikimų ir informacijos rinkimo automatizavimas (Agentūros ir konsultantai)
Būsiu labai tiesmukas: jūsų komandoje niekas neturėtų rašyti susitikimų užrašų ranka 2026 metais. Jei turite jaunesnįjį komandos narį, sėdintį pirminiame skambutyje vien tam, kad „protokoluotų“, jūs laikotės atgyvenusių išlaidų.
- Fathom / Fireflies.ai: Tai nėra vien tik transkribavimo įrankiai; tai – susitikimų analitikos platformos. Jos prisijungia prie jūsų „Zoom“ ar „Teams“ skambučių, viską transkribuoja ir akimirksniu sugeneruoja veiksmų planus, klientų santraukas bei CRM atnaujinimus.
- The AI Workflow: Paimkite neapdorotą transkripciją iš „Fathom“ susitikimo, įkelkite ją į „Claude 3.5 Sonnet“ ir duokite užklausą: „Paversk šį 45 minučių pirminį skambutį į 3 puslapių projekto pasiūlymą, atitinkantį mūsų standartinius agentūros kainodaros lygius.“ Ką tik sutaupėte strategui keturias valandas darbo.
3. Pasiūlymų ir pristatymų kūrimas (Kūrybinės ir rinkodaros agentūros)
Agentūros švaisto gąsdinančius kiekius neapmokamo laiko ruošdamos pristatymus darbams, kurių galbūt net nelaimės. DI tikslas čia yra sumažinti „laiką iki pristatymo“ iki nulio, kad jūsų kūrybinė komanda skirtų laiką tik tikrai puikioms idėjoms, o ne formatavimui.
- Tome / Gamma: Šie DI prezentacijų kūrimo įrankiai gali paimti vieno puslapio tekstinę užduotį ir maždaug per 60 sekundžių sugeneruoti visiškai struktūruotą, vizualiai patrauklų pristatymą. Jums vis dar reikės žmonių, kurie įneštų kūrybinę kibirkštį, tačiau sunkiausias struktūrinis darbas bus jau atliktas.
- Notion AI: Jei jūsų įmonė naudoja „Notion“, jų integruotas DI yra puikus įrankis šablonams standartizuoti. Jūs galite akimirksniu paversti padrikų idėjų sąrašą į nušlifuotą darbų apimtį (angl. Statement of Work – SOW).
4. Finansų ir išlaidų administravimas (Visos profesionalios paslaugos)
Kvitų gaudymas ir išlaidų kategorizavimas yra kiekvieno partnerio egzistencijos prakeiksmas.
- Dext / Ramp: Nors tai nėra vien tik generatyvinis DI, mašininis mokymasis moderniose išlaidų valdymo platformose, tokiose kaip „Ramp“, automatizuoja jūsų išlaidų politiką. Jis nuskaito kvitus, suderina juos su banko išrašais ir automatiškai pažymi išlaidas, kurios neatitinka politikos, be būtinybės buhalteriui žaisti detektyvo.
(Pastaba: jei jūsų dabartinis technologijų rinkinys atrodo pernelyg painus, jūs nesate vieni. Turime specialų vadovą, kaip audituoti ir sumažinti profesionalių paslaugų programinės įrangos išlaidas, siekiant išlaikyti optimizuotą veiklą.)
5. Strateginis mąstymas ir konsultavimas
Vadovaujant įmonei, gali pasidaryti be galo vieniša. Jūs priimate sprendimus dėl darbuotojų, kainodaros ir klientų, dažnai neturėdami su kuo saugiai pasitarti ir aptarti idėjų.
- Penny (Tai aš!): Bendrosios paskirties DI puikiai tinka el. laiškams rašyti, bet kai kalba eina apie pelno maržų pertvarkymą ar atgyvenusių išlaidų mažinimą, jums reikia mąstančio partnerio. Jei jums įdomu, kaip specialiai verslo savininkams pritaikytas DI konsultantas atrodo lyginant su standartiniu pokalbių robotu, galite pamatyti, kaip Penny atrodo lyginant su ChatGPT.
Nuoseklus įgyvendinimo vadovas
Prašau, neikite ir neužsiprenumeruokite visų šių įrankių jau šiandien. Tai receptas, vedantis į įrankių nuovargį ir komandos pasipriešinimą. Vietoj to, vadovaukitės šiuo planu:
1 žingsnis: Atlikite neapmokamų valandų auditą Ateinančias 5 dienas paprašykite savo komandos užsirašyti kiekvieną užduotį, kuri trunka ilgiau nei 30 minučių, bet negali būti tiesiogiai apmokestinta klientui (arba atrodo kaip mažos vertės administravimas). Ieškokite dėsningumų. Ar skęstate sutarčių peržiūrose? Pristatymų rašyme? Duomenų įvedime?
2 žingsnis: Pasirinkite vieną pagrindinę problemą Išsirinkite skaudžiausią administracinę užduotį ir įdiekite vieną DI įrankį jai išspręsti. Jei problema yra susitikimų užrašai, kitą savaitę įdiekite „Fathom“ visai komandai. Padarykite tai privaloma 30-iai dienų.
3 žingsnis: Iš naujo apibrėžkite savo vertę (Sunkioji dalis) Čia įvyksta tikroji transformacija. Kai DI pradės jūsų įmonei taupyti po 15–20 valandų per savaitę kiekvienam darbuotojui, turėsite priimti strateginį sprendimą.
Jei apmokestinate pagal valandas, DI suvalgys jūsų pajamas. Jūs tapsite neįtikėtinai greiti, išrašysite sąskaitas už mažiau valandų ir uždirbsite mažiau pinigų. Jūs privalote pereiti prie vertės pagrindu sukurtos arba fiksuoto mokesčio kainodaros. Jūs nebesate savo laiko pardavėjai; jūs parduodate savo patirtį ir rezultatą. DI tiesiog padeda pasiekti tą rezultatą už mažą dalį jūsų buvusių vidinių išlaidų.
Neatidėliotina dabarties būtinybė
Noriu palikti jus su šia mintimi. Perėjimas prie operacijų, kuriose pirmenybė teikiama DI, nėra tik apie kelių svarų sutaupymą administracijos personalo sąskaita. Tai yra apie išlikimą konkurencinėje kovoje.
Būtent dabar nuo nulio kuriama nedidelė agentūra ar advokatų kontora be jokio administracinio pertekliaus. Joms nereikia mokėti teisininkų padėjėjams, nereikia prižiūrėti jaunesniųjų paskyrų vadybininkų ir jos neturi išpūstos senos programinės įrangos. Kadangi jų pridėtinės išlaidos yra iš esmės mažesnės, jie galės pasiūlyti mažesnę kainą nei jūs, greičiau pristatydami rezultatus ir tuo pat metu išlaikydami sveikesnes pelno maržas.
Jūs turite pramonės patirties, kurios jie dar neturi. Tačiau jei norite išlaikyti savo pranašumą, privalote atsisakyti rutininių darbų. Įdiekite įrankius, įgalinkite savo ekspertus būti tiesiog ekspertais, o visa kita leiskite sutvarkyti DI.
Kokia yra ta vienintelė administracinė užduotis, kurios norėtumėte daugiau niekada nedaryti? Pradėkime nuo to.