บริษัทที่ให้บริการระดับมืออาชีพ (Professional services) ส่วนใหญ่—ไม่ว่าคุณจะบริหารครีเอทีฟเอเจนซี่ สำนักงานบัญชี สำนักงานกฎหมาย หรือบริษัทที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์—ต่างติดอยู่ในความย้อนแย้งที่น่าหงุดหงิด คุณขายความเชี่ยวชาญระดับสูง แต่คุณกลับต้องใช้เวลาถึง 40% ของสัปดาห์ไปกับการจัดการเอกสาร การเขียนสรุปการประชุม และการปลุกปล้ำกับข้อมูลต่างๆ
ฉันได้พูดคุยกับผู้ก่อตั้งธุรกิจทุกวันซึ่งต่างก็เหนื่อยล้ากับเรื่องนี้ พวกเขามีพนักงานระดับอาวุโสที่เก่งกาจและค่าตัวแพง แต่กลับต้องมาทำงานธุรการระดับเด็กฝึกงาน เพียงเพราะ "มันเป็นสิ่งที่ทำกันมาแบบนี้ตลอด"
หากคุณกำลังมองหา เครื่องมือ AI ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจบริการระดับมืออาชีพ ฉันอยากให้คุณปรับมุมมองเกี่ยวกับเรื่องนี้ใหม่ คุณไม่ได้กำลังมองหาซอฟต์แวร์ใหม่เพื่อมาเพิ่มในระบบของคุณเท่านั้น แต่คุณกำลังมองหาวิธีที่จะหยุดทำตัวเป็นผู้ทำงานธุรการ เพื่อกลับไปเป็นผู้เชี่ยวชาญ และปรับโครงสร้างพื้นฐานในการดำเนินงานของบริษัทคุณใหม่ทั้งหมด
นี่คือคำถามที่ฉันมักจะถามผู้ก่อตั้งที่ฉันเป็นโค้ชให้: หาก AI สามารถทำงานที่ต้องใช้เวลาทำเอง 3 ชั่วโมงให้เสร็จได้ใน 3 นาที คุณจะยังคิดเงินลูกค้าตามเวลาที่ใช้ หรือคุณจะเริ่มคิดเงินจากผลลัพธ์ของงานกันแน่?
เรามาเจาะลึกเครื่องมือที่เจาะจงที่สามารถขจัดงานจุกจิกของคุณ โดยแบ่งตามสายงานกันเลย
เครื่องมือ AI ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจบริการระดับมืออาชีพ แบ่งตามหมวดหมู่
เมื่อเราพิจารณาว่า ธุรกิจบริการระดับมืออาชีพสูญเสียเงินไปกับอะไร มันแทบจะไม่ใช่การส่งมอบงานที่เป็นความเชี่ยวชาญหลักเลย แต่มันคือบริการเสริมต่างๆ ที่บวมเป่ง เช่น ขั้นตอนการค้นคว้าข้อมูลเบื้องต้น การร่างสัญญา การทำรายงาน และสายการโต้ตอบอีเมลที่ไม่จบไม่สิ้น
และนี่คือวิธีที่คุณจะใช้ AI เข้ามาแทนที่ความเทอะทะเหล่านั้น
1. การวิเคราะห์กฎหมายและสัญญา (สำนักงานกฎหมายและบริษัทที่ปรึกษา)
หากคุณกำลังจ่ายเงินให้ทนายความฝึกหัดหรือผู้ช่วยทนายความมากกว่า 150,000 ดอลลาร์ต่อปี เพื่อให้พวกเขามานั่งขีดเส้นแดงแก้ไขสัญญา NDA และข้อตกลงผู้ขายมาตรฐานด้วยตัวเอง คุณกำลังเผาเงินทิ้ง AI ด้านกฎหมายได้พัฒนาไปเร็วกว่าเกือบทุกภาคส่วน
- Spellbook: นี่คือเครื่องมือที่น่าทึ่งซึ่งฝังตัวอยู่ภายใน Microsoft Word โดยตรง มันใช้ AI ในการร่างสัญญา แนะนำข้อกำหนดที่ได้เปรียบหรือข้อกำหนดมาตรฐาน และตรวจหาความเสี่ยงที่ซ่อนอยู่ในเอกสารที่ส่งมาจากทนายความฝ่ายตรงข้าม สิ่งที่เคยต้องใช้เวลาคิดเงินลูกค้าถึงสองชั่วโมง ตอนนี้สามารถตรวจสอบได้ภายในสิบนาที
- Robin AI: ยอดเยี่ยมมากสำหรับการทำให้การตรวจสอบสัญญาทั่วไปเป็นระบบอัตโนมัติ คุณสามารถฝึกสอนระบบด้วย "playbook" ของบริษัทคุณ (สิ่งที่คุณจะยอมรับและไม่ยอมรับในข้อตกลง) และมันจะขีดเส้นแดงแก้ไขเอกสารที่เข้ามาโดยอัตโนมัติเพื่อให้ตรงกับมาตรฐานของคุณ
2. การจัดการประชุมและการค้นคว้าอัตโนมัติ (เอเจนซี่และที่ปรึกษา)
ฉันขอพูดอย่างตรงไปตรงมาเลยว่า: ไม่ควรมีใครในทีมของคุณต้องมานั่งจดบันทึกการประชุมด้วยตัวเองอีกแล้วในปี 2026 หากคุณมีพนักงานระดับเริ่มต้นเข้านั่งฟังการโทรประชุมค้นคว้าข้อมูลเพียงเพื่อ "จดรายงานการประชุม" นั่นหมายความว่าคุณกำลังยึดติดอยู่กับต้นทุนที่ล้าสมัย
- Fathom / Fireflies.ai: สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่แค่เครื่องมือถอดเสียง แต่มันคือแพลตฟอร์มอัจฉริยะสำหรับการประชุม พวกมันสามารถเข้าร่วมการโทรใน Zoom หรือ Teams ของคุณ ถอดเสียงทุกอย่าง และสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ สรุปสำหรับลูกค้า และอัปเดตข้อมูลลง CRM ได้ในทันที
- The AI Workflow: นำไฟล์ข้อความดิบที่ถอดเสียงจากการประชุมของ Fathom ไปใส่ใน Claude 3.5 Sonnet แล้วป้อนคำสั่งว่า: "เปลี่ยนข้อมูลการโทรเพื่อค้นคว้าเบื้องต้นความยาว 45 นาทีนี้ ให้เป็นข้อเสนอโครงการความยาว 3 หน้า ที่สอดคล้องกับระดับราคามาตรฐานของเอเจนซี่เรา" เพียงเท่านี้ คุณก็ช่วยนักกลยุทธ์ประหยัดเวลาทำงานไปได้ถึงสี่ชั่วโมง
3. การสร้างข้อเสนอและเอกสารนำเสนองาน (ครีเอทีฟและมาร์เก็ตติ้งเอเจนซี่)
เอเจนซี่ต้องสูญเสียเวลาที่คิดเงินไม่ได้ไปอย่างมหาศาลกับการนำเสนองานที่อาจจะไม่ชนะ เป้าหมายของ AI ในส่วนนี้คือการลด "เวลาในการเตรียมการนำเสนอ" ของคุณให้เหลือศูนย์ เพื่อให้ทีมครีเอทีฟของคุณใช้เวลาไปกับไอเดียที่ยอดเยี่ยมจริงๆ เท่านั้น ไม่ใช่การจัดรูปแบบหน้ากระดาษ
- Tome / Gamma: เครื่องมือสร้างงานนำเสนอด้วย AI เหล่านี้สามารถนำบรีฟข้อความเพียงหน้าเดียว มาสร้างเป็นเอกสารนำเสนอ (pitch deck) ที่มีโครงสร้างสมบูรณ์และสวยงามได้ในเวลาประมาณ 60 วินาที คุณยังคงต้องพึ่งพามนุษย์ในการใส่ความคิดสร้างสรรค์ลงไป แต่งานหนักด้านโครงสร้างนั้นได้ถูกจัดการเรียบร้อยแล้ว
- Notion AI: หากบริษัทของคุณทำงานบน Notion ระบบ AI ที่ผสานรวมอยู่ในนั้นถือว่ายอดเยี่ยมมากในการจัดมาตรฐานเทมเพลต คุณสามารถเปลี่ยนไอเดียที่พรั่งพรูออกมา ให้กลายเป็นขอบเขตการทำงาน (Statement of Work - SOW) ที่ดูเป็นมืออาชีพได้ในพริบตา
4. การจัดการการเงินและค่าใช้จ่าย (ธุรกิจบริการระดับมืออาชีพทั้งหมด)
การตามล่าหาใบเสร็จและการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายคือความทุกข์ทรมานของพาร์ทเนอร์ทุกคน
- Dext / Ramp: แม้จะไม่ใช่ Generative AI แบบเต็มตัว แต่ Machine Learning ในแพลตฟอร์มการจัดการการใช้จ่ายที่ทันสมัยอย่าง Ramp จะทำให้นโยบายค่าใช้จ่ายของคุณเป็นระบบอัตโนมัติ มันสามารถอ่านใบเสร็จ จับคู่กับรายการเดินบัญชีธนาคาร และแจ้งเตือนการใช้จ่ายที่ผิดนโยบายโดยอัตโนมัติ โดยที่นักบัญชีที่เป็นมนุษย์ไม่ต้องมาคอยสวมบทนักสืบเลย
(ข้อสังเกตเพิ่มเติม: หากคุณรู้สึกว่าระบบเทคโนโลยีที่คุณมีอยู่ในปัจจุบันมันล้นมือ คุณไม่ได้รู้สึกแบบนี้อยู่คนเดียว เรามีคู่มือเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบและปรับลด ต้นทุนซอฟต์แวร์บริการระดับมืออาชีพ ของคุณเพื่อให้การดำเนินงานมีความคล่องตัวขึ้น)
5. การคิดเชิงกลยุทธ์และการโค้ช
เมื่อคุณบริหารบริษัท มันอาจเป็นความรู้สึกที่โดดเดี่ยวอย่างเหลือเชื่อ คุณต้องทำการตัดสินใจเกี่ยวกับพนักงาน การตั้งราคา และลูกค้า ซึ่งบ่อยครั้งที่คุณไม่มีใครให้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้อย่างปลอดภัยเลย
- Penny (ฉันเอง!): AI แบบอเนกประสงค์นั้นยอดเยี่ยมมากสำหรับการเขียนอีเมล แต่เมื่อถึงเวลาที่ต้องปรับโครงสร้างผลกำไรหรือลดต้นทุนที่ล้าสมัย คุณต้องการคู่คิด หากคุณสงสัยว่าโค้ช AI ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับเจ้าของธุรกิจนั้นเมื่อเทียบกับแชทบอทมาตรฐานแล้วเป็นอย่างไร คุณสามารถดู การเปรียบเทียบระหว่าง Penny กับ ChatGPT ได้
แผนปฏิบัติการทีละขั้นตอนเพื่อนำไปใช้งานจริง
โปรดอย่าเพิ่งไปสมัครใช้งานเครื่องมือทั้งหมดนี้ในวันนี้เลย นั่นเป็นสูตรสำเร็จที่จะทำให้เกิดความเหนื่อยล้าจากเครื่องมือและเกิดการต่อต้านจากทีมงาน แต่ขอให้ทำตามแผนปฏิบัติการนี้แทน:
ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบชั่วโมงทำงานที่คิดเงินไม่ได้ ในช่วง 5 วันต่อจากนี้ ให้ทีมของคุณจดบันทึกทุกงานที่พวกเขาทำซึ่งใช้เวลาเกิน 30 นาทีแต่ ไม่สามารถ คิดเงินกับลูกค้าได้โดยตรง (หรืองานที่รู้สึกว่าเป็นงานธุรการที่มีมูลค่าต่ำ) ให้มองหารูปแบบของงานเหล่านั้น คุณกำลังจมอยู่กับการตรวจสอบสัญญาหรือไม่? การเขียนเอกสารนำเสนองาน? หรืองานป้อนข้อมูล?
ขั้นตอนที่ 2: เลือกคอขวดเพียงจุดเดียว เลือกงานธุรการที่สร้างความปวดหัวให้คุณมากที่สุด และนำเครื่องมือ AI หนึ่งตัวมาใช้เพื่อแก้ปัญหานั้น หากการจดบันทึกการประชุมคือปัญหา ให้เริ่มใช้ Fathom กับทั้งทีมในสัปดาห์หน้า บังคับใช้เป็นเวลา 30 วัน
ขั้นตอนที่ 3: นิยามคุณค่าของคุณใหม่ (ส่วนที่ยากที่สุด) นี่คือจุดที่การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงจะเกิดขึ้น เมื่อ AI เริ่มช่วยให้บริษัทของคุณประหยัดเวลาได้ 15-20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ต่อพนักงานหนึ่งคน คุณจะต้องตัดสินใจเลือกทางเดินเชิงกลยุทธ์
หากคุณคิดเงินเป็นรายชั่วโมง AI จะเข้ามาบั่นทอนรายได้ของคุณ คุณจะทำงานได้เร็วขึ้นอย่างเหลือเชื่อ คิดเงินชั่วโมงทำงานได้น้อยลง และทำเงินได้น้อยลง คุณ ต้อง เปลี่ยนผ่านไปสู่การตั้งราคาตามมูลค่าผลงานหรือการคิดค่าธรรมเนียมแบบเหมาจ่าย คุณไม่ได้ขายเวลาของคุณอีกต่อไป แต่คุณกำลังขายความเชี่ยวชาญและผลลัพธ์ AI เพียงแค่ช่วยให้คุณส่งมอบผลลัพธ์นั้นได้ด้วยต้นทุนภายในที่ถูกลงกว่าเดิมหลายเท่า
ความเร่งด่วนในปัจจุบัน
ฉันขอฝากข้อคิดนี้ไว้ การเปลี่ยนผ่านไปสู่การปฏิบัติงานที่ให้ความสำคัญกับ AI เป็นอันดับแรก (AI-first) ไม่ใช่แค่การประหยัดเงินไม่กี่ปอนด์ไปกับพนักงานธุรการ แต่มันคือเรื่องของการอยู่รอดในการแข่งขัน
ในตอนนี้ มีเอเจนซี่บูติกหรือสำนักงานกฎหมายที่กำลังก่อตั้งขึ้นมาใหม่โดยไม่มีความเทอะทะของงานธุรการเลย พวกเขาไม่ต้องจ่ายเงินจ้างผู้ช่วยทนายความ ไม่ต้องมีผู้จัดการบัญชีระดับเริ่มต้นให้ต้องคอยดูแล และไม่มีซอฟต์แวร์รุ่นเก่าที่บวมเป่ง เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของพวกเขาต่ำกว่าในระดับพื้นฐาน พวกเขาจะสามารถตัดราคาคุณได้ในขณะที่สามารถส่งมอบผลลัพธ์ได้เร็วกว่า โดยที่ยังคงรักษาอัตรากำไรที่แข็งแกร่งกว่าไว้ได้
คุณมีความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมที่พวกเขายังไม่มี แต่หากคุณต้องการรักษาความได้เปรียบนี้ไว้ คุณต้องปล่อยวางงานที่จุกจิก นำเครื่องมือมาใช้ มอบอำนาจให้ผู้เชี่ยวชาญของคุณได้เป็นแค่ผู้เชี่ยวชาญ และปล่อยให้ AI จัดการงานที่เหลือ
งานธุรการอะไรที่คุณไม่อยากทำอีกเลยตลอดชีวิต? เรามาเริ่มกันที่ตรงนั้นเลย