กับดักนี้มีมานานพอๆ กับการทำธุรกิจ เมื่อคุณได้ลูกค้ามากขึ้น รายได้เพิ่มขึ้น และจู่ๆ คุณก็รู้สึกเหมือนกำลังจมกองงาน สัญชาตญาณของคุณ—และสัญชาตญาณของผู้ก่อตั้งแทบทุกคนที่ผมได้พูดคุยด้วย—คือการจ้างพนักงานธุรการระดับจูเนียร์หรือผู้ช่วยเสมือนเพื่อมาจัดการกับงานที่ล้นมือ แต่จะเป็นอย่างไรหากผมบอกคุณว่าการแก้ปัญหาคอขวดในการดำเนินงานด้วยการเพิ่มบุคลากรนั้นเป็นความผิดพลาดที่ล้าสมัย? เรากำลังอยู่ท่ามกลางการปฏิวัติเงียบ และการนำ AI สำหรับงานธุรการของธุรกิจขนาดเล็กในสหราชอาณาจักรมาใช้กำลังพลิกโฉมวิธีการขยายกิจการของบริษัทที่มีโครงสร้างแบบลีนอย่างสิ้นเชิง
ผมทราบเรื่องนี้ดี เพราะผมบริหารธุรกิจทั้งหมดของผมโดยไม่มีพนักงานที่รับเงินเดือนเลยแม้แต่คนเดียว ทุกอย่างตั้งแต่การหาลูกค้าไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลถูกจัดการด้วยระบบอัตโนมัติ ผมไม่ได้บอกเรื่องนี้เพื่อโอ้อวด แต่ผมบอกเพื่อพิสูจน์ให้เห็นถึงสิ่งที่เป็นไปได้อย่างแน่นอนสำหรับธุรกิจของคุณในขณะนี้ สูงถึง 70% ของงานธุรการที่น่าเบื่อหน่ายซึ่งกำลังกินเวลาพักผ่อนในช่วงเย็นของคุณ—หรือทำให้งบเงินเดือนของคุณบานปลาย—สามารถจัดการได้ด้วย AI แล้วในวันนี้ ไม่ใช่ในอีกห้าปีข้างหน้า แต่เป็นภายในวันจันทร์หน้านี้เลย
เรามาเจาะลึกกันว่าคุณจะหยุดจัดการกับงานจุกจิก และเริ่มปรับโครงสร้างระบบงานหลังบ้านของคุณเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้อย่างไร
ความเป็นจริงของ AI สำหรับงานธุรการของธุรกิจขนาดเล็กในสหราชอาณาจักร
เมื่อผู้ก่อตั้งส่วนใหญ่ได้ยินคำว่า "AI" พวกเขามักจะนึกถึงการเขียนโค้ดที่ซับซ้อน ซอฟต์แวร์ระดับองค์กรที่มีราคาแพง หรือแชทบอทที่ทำให้ลูกค้าหงุดหงิด แต่ความเป็นจริงของ AI ในระบบงานหลังบ้านนั้นเงียบเชียบกว่ามาก และสร้างผลกำไรได้มากกว่ามาก มันเปรียบเสมือนระบบท่อที่มองไม่เห็นซึ่งเชื่อมต่อเครื่องมือต่างๆ ของคุณ อ่านเอกสารของคุณ และทำการตัดสินใจตามกฎเกณฑ์ที่คุณกำหนดไว้
ต้นทุนของงานธุรการที่ทำโดยมนุษย์ไม่ได้มีแค่ค่าจ้างรายชั่วโมงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงประกันสังคม เงินสมทบกองทุนบำนาญ วันลาป่วย ค่าใช้จ่ายในการจัดการ และความผิดพลาดของมนุษย์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ในทางกลับกัน AI ทำงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน สามารถขยายขนาดได้ทันที และมีต้นทุนเพียงเศษเสี้ยวของเงินเดือนพนักงาน
นี่คือคำถามที่ผมมักจะถามผู้ก่อตั้งอยู่เสมอ: หากพรุ่งนี้ AI สามารถทำงานบางอย่างได้อย่างสมบูรณ์แบบ คุณยังจะยอมจ่ายเงินให้มนุษย์ทำหรือไม่? หากคำตอบคือไม่ งานนั้นก็คือตัวเลือกอันดับต้นๆ สำหรับการทำระบบอัตโนมัติ
เป้าหมายที่ 1: หลุมดำของการทำบัญชีและการป้อนข้อมูล
เริ่มต้นด้วยงานธุรการที่ทุกคนเกลียดมากที่สุด นั่นคือการป้อนข้อมูลและการทำบัญชี ธุรกิจ SME จำนวนมากยังคงจ่ายเงินให้พนักงาน £20 ถึง £30 ต่อชั่วโมง เพื่อดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ PDF จากอีเมล อ่านยอดรวม เปิดระบบ Xero หรือ QuickBooks และพิมพ์ตัวเลขเหล่านั้นลงไป
นี่คือการจัดสรรเงินทุนที่ผิดพลาดอย่างร้ายแรง
เครื่องมือ AI สมัยใหม่สามารถตรวจสอบกล่องจดหมาย ดึงข้อมูลจาก PDF ที่ซับซ้อนหรือไม่มีโครงสร้างได้ทันที จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายตามพฤติกรรมในอดีต และส่งรายการบันทึกบัญชีฉบับร่างไปยังซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเพื่อให้คุณอนุมัติในขั้นตอนสุดท้าย เครื่องมืออย่าง Dext หรือ Hubdoc มีระบบ OCR (optical character recognition) พื้นฐานมาหลายปีแล้ว แต่คลื่นลูกใหม่ของเอเจนต์ AI นั้นสามารถเข้าใจบริบทได้อย่างแท้จริง
ก่อนที่คุณจะจ้างพนักงานเสมียนจูเนียร์อีกคน ผมขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณพิจารณาดูว่าซอฟต์แวร์ทางเลือกเหล่านี้มีประสิทธิภาพเทียบเท่าหรือเหนือกว่าอย่างไร คุณสามารถอ่านบทวิเคราะห์ฉบับเต็มของผมเกี่ยวกับ Penny เทียบกับพนักงานทำบัญชีแบบดั้งเดิม เพื่อดูความแตกต่างทางการเงินที่ชัดเจน การเปลี่ยนผ่านจาก "มนุษย์ผู้พิมพ์งาน" ไปสู่ "มนุษย์ผู้อนุมัติงาน" จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้หลายร้อยชั่วโมงต่อไตรมาส
เป้าหมายที่ 2: กับดักงานธุรการฝ่ายบุคคลและการจ่ายเงินเดือน
การจัดการใบบันทึกเวลา การคำนวณวันหยุดสะสม และการจัดการกับคำถามทั่วไปของฝ่ายทรัพยากรบุคคล เป็นอีกหนึ่งจุดที่ทำให้ธุรกิจ SME สูญเสียเงินจำนวนมาก ผมได้พูดคุยกับเจ้าของธุรกิจที่ต้องใช้เวลาถึงสองวันเต็มต่อเดือนเพียงเพื่อตรวจสอบใบบันทึกเวลาและจัดการเรื่องการจ่ายเงินเดือน
ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น? เพราะคุณกำลังทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมที่เป็นมนุษย์ระหว่างซอฟต์แวร์สองตัว AI สามารถจัดการกับตรรกะในการรับข้อมูลการลงเวลาเข้างาน นำกฎเกณฑ์ทางธุรกิจเฉพาะของคุณมาปรับใช้กับค่าล่วงเวลา และส่งข้อมูลนั้นเข้าสู่ระบบการจ่ายเงินเดือนได้โดยตรงอย่างง่ายดาย
ยิ่งไปกว่านั้น หากคุณกำลังจ้างหน่วยงานภายนอกแบบดั้งเดิมเพื่อทำสิ่งนี้ คุณอาจกำลังจ่ายเงินในราคาที่สูงกว่าเพื่อให้คนอื่นทำงานแบบแมนนวล เราต้องตั้งคำถามถึงต้นทุนที่ล้าสมัยเหล่านี้ หากคุณกำลังจ่ายค่าธรรมเนียมรายเดือนแบบคงที่ต่อพนักงานหนึ่งคนให้กับบริษัทเพียงเพื่อคลิกคำว่า "ประมวลผล" แสดงว่าคุณกำลังถูกคิดราคาแพงเกินจริง เจาะลึกบทวิเคราะห์ของผมเกี่ยวกับ บริการจัดการเงินเดือนแบบดั้งเดิม เพื่อดูว่าระบบอัตโนมัติกำลังเข้ามาลดทอนโมเดลธุรกิจที่ล้าสมัยนี้ได้อย่างไร
เป้าหมายที่ 3: การคัดกรองกล่องจดหมายและการสนับสนุนลูกค้าทั่วไป
ลองดูที่กล่องจดหมายฝ่ายสนับสนุนลูกค้าหรือที่อยู่อีเมล info@ ของคุณดูสิ ผมรับประกันได้เลยว่า 60% ถึง 70% ของอีเมลเหล่านั้นเป็นเพียงรูปแบบต่างๆ ของคำถามห้าข้อเดียวกัน ใบแจ้งหนี้ของฉันอยู่ที่ไหน? ฉันจะอัปเดตที่อยู่ได้อย่างไร? เวลาทำการของคุณคือช่วงไหน? ฉันขอสำเนาสัญญาของฉันได้ไหม?
การให้มนุษย์มานั่งอ่านและตอบคำถามเหล่านี้ทีละฉบับถือเป็นการสิ้นเปลืองความเห็นอกเห็นใจและสติปัญญาของมนุษย์
ด้วยการผสานรวม AI (เช่น OpenAI ผ่าน Zapier หรือ Make.com) เข้ากับกระแสการทำงานของอีเมลของคุณ คุณสามารถตั้งค่าระบบที่:
- อ่านอีเมลที่เข้ามาระบบและทำความเข้าใจถึงเจตนาของอีเมลนั้น
- ดึงข้อมูลที่จำเป็นจากฐานข้อมูลหรือ CRM ของคุณ
- ร่างคำตอบที่สุภาพและแม่นยำอย่างสมบูรณ์แบบ
- ส่งโดยอัตโนมัติ (สำหรับข้อซักถามที่มีความเสี่ยงต่ำ) หรือบันทึกเป็นแบบร่างเพื่อให้คุณคลิก "อนุมัติ"
ทีมงานของคุณควรเข้ามามีบทบาทเฉพาะในกรณีที่มีความซับซ้อน มีเดิมพันสูง หรือเป็นการโต้ตอบกับลูกค้าที่มีอารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้องสูงเท่านั้น ปล่อยให้ AI จัดการกับการรีเซ็ตรหัสผ่านไปเถอะ
กรอบแนวคิด "Wire vs. Hire" (เชื่อมต่อระบบ หรือ จ้างคน)
หากคุณบริหารธุรกิจที่ให้บริการ การขยายกิจการมักจะหมายถึงการเพิ่มจำนวนพนักงาน แต่ธุรกิจบริการนั้นอยู่ในจุดที่ได้เปรียบเป็นพิเศษในการได้รับประโยชน์จากงานธุรการที่ใช้ AI เมื่อต้องตัดสินใจว่าจะรับสมาชิกทีมคนใหม่เข้ามาหรือไม่ คุณจำเป็นต้องนำกรอบแนวคิด "Wire vs. Hire" มาปรับใช้
ก่อนที่จะเปิดรับสมัครพนักงาน ให้ร่างรายการงานที่ชัดเจนที่บุคคลคนใหม่นี้จะต้องทำ หากรายการส่วนใหญ่ประกอบไปด้วย: การจัดระเบียบไฟล์ การอัปเดตสถานะใน CRM การตามเอกสารจากลูกค้า หรือการรวบรวมรายงานประจำสัปดาห์ คุณไม่จำเป็นต้องจ้างคน (Hire) คุณจำเป็นต้องเชื่อมต่อระบบ (Wire) คุณต้องเชื่อมต่อเครื่องมือที่คุณมีอยู่เข้ากับ AI
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทเอเจนซี่และบริษัทที่ปรึกษา การแทนที่บทบาทงานธุรการระดับเริ่มต้นด้วย AI จะช่วยปกป้องอัตรากำไรของคุณจากความผันผวนของตลาด หากคุณสนใจว่าสิ่งนี้จะเปลี่ยนแปลงระบบเศรษฐศาสตร์พื้นฐานของเอเจนซี่ได้อย่างไร ลองดูคู่มือของผมเกี่ยวกับวิธีการ ทบทวนเรื่องการจัดสรรบุคลากรในธุรกิจบริการระดับมืออาชีพใหม่
แผนปฏิบัติการ AI สำหรับงานธุรการใน 30 วันของคุณ
ผมทราบดีว่าเรื่องนี้อาจรู้สึกน่าหนักใจ คุณมีธุรกิจที่ต้องบริหาร และการเรียนรู้เรื่อง Prompt Engineering หรือการผสานรวม API อาจดูเหมือนเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว แต่ลองมองว่านี่คือการลงทุนในโครงสร้างพื้นฐานของคุณ และนี่คือแผนปฏิบัติการสำหรับ 30 วันข้างหน้าของคุณ:
สัปดาห์ที่ 1: การตรวจสอบการใช้เวลา (The Time Audit) วางสมุดจดไว้บนโต๊ะทำงานของคุณเป็นเวลาสามวัน จดบันทึกทุกครั้งที่คุณหรือทีมงานของคุณคัดลอกข้อมูลจากที่หนึ่งแล้วนำไปวางในอีกที่หนึ่ง จดบันทึกทุกครั้งที่คุณตอบอีเมลที่มีเนื้อหาซ้ำๆ นี่คือเป้าหมายของคุณ
สัปดาห์ที่ 2: เริ่มจากสิ่งที่ทำได้ง่ายที่สุด (The Lowest Hanging Fruit) เลือกมา "หนึ่ง" งาน โดยปกติแล้วมักจะเป็นการประมวลผลใบแจ้งหนี้หรือการคัดกรองกล่องจดหมาย อย่าพยายามทำระบบอัตโนมัติกับทั้งธุรกิจของคุณในคราวเดียว ให้ตั้งค่าระบบอัตโนมัติ AI ง่ายๆ สำหรับงานเพียงงานเดียวนี้ และให้ระบบทำงานควบคู่ไปกับกระบวนการแบบแมนนวลของคุณเพื่อสร้างความไว้วางใจในระบบ
สัปดาห์ที่ 3: การยกระดับศักยภาพมนุษย์ (The Human Elevation) เมื่อ AI พิสูจน์ได้ว่าสามารถจัดการกับงานนั้นได้ ให้หยุดทำด้วยตนเอง นำเวลาสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่คุณเพิ่งประหยัดไปได้นั้นกลับไปลงทุนในกิจกรรมที่สร้างรายได้ นี่คือขั้นตอนที่สำคัญมาก การทำระบบอัตโนมัติโดยไม่มีการจัดสรรเวลาใหม่ก็เป็นเพียงแค่ลูกเล่นเก๋ๆ เท่านั้น คุณต้องใช้เวลาที่ประหยัดได้มาพัฒนาธุรกิจให้เติบโต
สัปดาห์ที่ 4: เป้าหมายต่อไป (The Next Target) ขยับไปที่รายการถัดไปในรายชื่อการตรวจสอบของคุณ ทำซ้ำกระบวนการเดิมต่อไป
จิตวิทยาแห่งการปล่อยวาง
ผมต้องการพูดถึงปัญหาที่หลายคนมองข้ามแต่มีอยู่จริง การส่งมอบอำนาจควบคุมทางการเงิน กล่องจดหมาย หรือการดำเนินงานของคุณให้กับ AI อาจให้ความรู้สึกที่น่ากลัว คุณเป็นผู้ก่อตั้งเพราะคุณชอบที่จะควบคุม คุณไว้ใจตัวเอง
แต่การยึดติดอยู่กับการควบคุมงานธุรการที่แสนน่าเบื่อนั้นเป็นการประหยัดที่ไม่คุ้มเสีย มันอาจรู้สึกเหมือนคุณกำลังรับผิดชอบ แต่จริงๆ แล้วคุณกำลังทำให้ธุรกิจของคุณชะงักงัน คุณไม่ได้ตั้งบริษัทขึ้นมาเพื่อเป็นแค่เสมียนป้อนข้อมูลที่ดูดีมีระดับเท่านั้น
เห็นไหม ตอนนี้คุณเริ่มที่จะคิดต่างออกไปแล้ว สัญชาตญาณนั้น—การตระหนักขึ้นมาได้ในทันทีว่าคุณไม่ควรจะทำงานนี้—มีค่ามากกว่าเงินที่ประหยัดได้จากซอฟต์แวร์ใดๆ เสียอีก
ธุรกิจที่จะอยู่รอดในทศวรรษหน้าจะไม่ใช่ธุรกิจที่มีทีมธุรการขนาดใหญ่ที่สุด แต่จะเป็นธุรกิจที่มีโครงสร้างลีนที่สุด รวดเร็วที่สุด และปรับตัวได้ดีที่สุด การปฏิวัติเงียบกำลังเกิดขึ้นในขณะนี้ คุณจะสร้างการดำเนินงานแบบ AI-first หรือคุณจะยังคงจ่ายเงินให้มนุษย์เพื่อทำงานเหมือนหุ่นยนต์ต่อไป?
งานธุรการอะไรที่คุณเกลียดมากที่สุด? เรามาหาวิธีทำระบบอัตโนมัติให้กับมันกันเถอะ