Enamik professionaalsete teenuste ettevõtteid – olenemata sellest, kas juhite loovagentuuri, raamatupidamisbürood, advokaadibürood või strateegilist konsultatsioonifirmat – on lõksus masendavas paradoksis. Te müüte oma kõrgetasemelisi teadmisi, kuid kulutate tõenäoliselt 40% oma nädalast dokumentide haldamisele, koosolekute kokkuvõtete kirjutamisele ja andmetega maadlemisele.
Räägin iga päev asutajatega, kes on sellest kurnatud. Nende säravad ja kallid vanemspetsialistid teevad praktikandi haldustööd lihtsalt seetõttu, et "nii on alati tehtud".
Kui otsite parimaid tehisintellekti tööriistu professionaalsetele teenustele, tahan muuta teie vaatenurka. Te ei otsi lihtsalt uut tarkvara, mida oma süsteemidesse lisada. Te otsite viisi, kuidas lõpetada administraatorina käitumine, saada taas eksperdiks ja muuta fundamentaalselt seda, kuidas teie ettevõte tegutseb.
Siin on küsimus, mida mulle meeldib küsida asutajatelt, keda ma nõustan: Kui tehisintellekt suudaks selle kolm tundi nõudva käsitsitöö teha ära kolme minutiga, kas te küsiksite kliendilt endiselt tasu aja eest, või hakkaksite lõpuks küsima tasu tulemuse eest?
Vaatame funktsioonide kaupa üle täpsed tööriistad, mis suudavad teie rutiinse töö kaotada.
Parimad tehisintellekti tööriistad professionaalsetele teenustele kategooriate kaupa
Kui vaatame, kuhu professionaalsete teenuste ettevõtete raha kaob, siis harva on selleks põhiteadmiste tegelik pakkumine. See kaob hoopis ülepaisutatud tugiteenustele: avastamisfaasile, lepingute koostamisele, aruandlusele ja lõpututele e-kirjade jadadele.
Siit leiate lahenduse, kuidas see ülepaisutatus tehisintellektiga asendada.
1. Õigus- ja lepinguanalüüs (Advokaadibürood ja konsultatsioonifirmad)
Kui maksate nooremadvokaatidele või juristidele $150k+ aastas, et nad käsitsi konfidentsiaalsuslepinguid (NDA) ja standardseid hankijalepinguid toimetaksid, põletate lihtsalt raha. Õiguslik tehisintellekt on arenenud kiiremini kui peaaegu ükski teine sektor.
- Spellbook: See on uskumatu tööriist, mis asub otse Microsoft Wordis. See kasutab tehisintellekti lepingute koostamiseks, agressiivsete või standardsete klauslite soovitamiseks ja varjatud riskide tuvastamiseks vastaspoole saadetud dokumentides. See, mis varem nõudis kaks tundi arveldatavat aega, on nüüd ülevaadatav kümne minutiga.
- Robin AI: Suurepärane rutiinsete lepingute ülevaatamise automatiseerimiseks. Saate seda treenida oma ettevõtte "mänguraamatu" (mida te lepingus aktsepteerite ja mida mitte) põhjal ning see toimetab sissetulevaid dokumente automaatselt, et need vastaksid teie standarditele.
2. Koosolekute ja avastamisfaasi automatiseerimine (Agentuurid ja konsultandid)
Olen siinkohal väga otsekohene: keegi teie meeskonnast ei tohiks aastal 2026 koosoleku märkmeid käsitsi teha. Kui teil on nooremspetsialist, kes osaleb kliendikohtumisel ainult selleks, et "protokollida", hoiate kinni aegunud kuludest.
- Fathom / Fireflies.ai: Need ei ole lihtsalt transkribeerimistööriistad, vaid koosolekute analüüsi platvormid. Nad liituvad teie Zoomi või Teamsi kõnedega, transkribeerivad kõik ning loovad koheselt tegevuspunktid, kliendikokkuvõtted ja CRM-i uuendused.
- The AI Workflow: Võtke Fathomi koosoleku toortranskriptsioon, sisestage see Claude 3.5 Sonnetisse ja andke käsk: "Muuda see 45-minutiline tutvumiskõne 3-leheküljeliseks projektipakkumiseks, mis vastab meie standardsetele agentuuri hinnatasemetele." Te säästsite just strateegi neli tundi tööd.
3. Pakkumiste ja esitluste loomine (Loov- ja turundusagentuurid)
Agentuurid raiskavad hirmutavalt palju mittearveldatavat aega tööde esitlemisele (pitching), mida nad pruugi isegi võita. Tehisintellekti eesmärk on siin viia teie esitluse ettevalmistamise aeg nulli, et loovmeeskond kulutaks aega ainult tegelikele hiilgavatele ideedele, mitte vormindamisele.
- Tome / Gamma: Need tehisintellektil põhinevad esitluste loojad suudavad võtta üheleheküljelise tekstilise lühikokkuvõtte ja genereerida täielikult struktureeritud visuaalselt atraktiivse esitluse umbes 60 sekundiga. Teil on endiselt vaja inimesi, kes lisaksid loovat sädet, kuid struktuurne raske töö on tehtud.
- Notion AI: Kui teie ettevõte kasutab Notioni, on nende integreeritud tehisintellekt suurepärane mallide standardiseerimiseks. Saate ideede kogumist (brain-dump) koheselt vormistada viimistletud tööulatuse dokumendi (SOW).
4. Finants- ja kuluhaldus (Kõik professionaalsed teenused)
Kviitungite tagaajamine ja kulude kategoriseerimine on iga osaniku olemasolu nuhtlus.
- Dext / Ramp: Ehkki see pole puhtalt generatiivne tehisintellekt, automatiseerib kaasaegsete kuluhaldusplatvormide (nagu Ramp) masinõpe teie kulupoliitika. See loeb kviitungeid, sobitab need pangaväljavõtetega ja märgistab automaatselt poliitikavälised kulutused, ilma et inimraamatupidaja peaks detektiivi mängima.
(Ääremärkus: kui teie praegune tehnoloogiapakk tundub ülekoormav, ei ole te üksi. Meil on konkreetne juhend selle kohta, kuidas auditeerida ja kärpida professionaalsete teenuste tarkvarakulusid, et hoida oma tegevus kuluefektiivsena.)
5. Strateegiline mõtlemine ja nõustamine
Ettevõtte juhtimine võib olla uskumatult üksildane. Te langetate otsuseid personali, hinnakujunduse ja klientide kohta sageli nii, et teil pole kedagi, kellega turvaliselt ideid põrgatada.
- Penny (See olen mina!): Üldotstarbeline tehisintellekt sobib suurepäraselt e-kirjade kirjutamiseks, kuid kui tegemist on teie kasumimarginaalide ümberstruktureerimise või aegunud kulude kärpimisega, vajate mõttepartnerit. Kui mõtlete, kuidas spetsiaalselt ettevõtete omanikele kohandatud AI-treener on võrreldav tavalise vestlusrobotiga, saate vaadata, kuidas Penny on võrreldav ChatGPT-ga.
Samm-sammuline juhend rakendamiseks
Palun ärge minge ja tellige kõiki neid tööriistu täna. See on retsept tööriistaväsimuseks ja meeskonna vastuseisuks. Selle asemel järgige seda juhendit:
Samm 1: Auditeerige mittearveldatavaid tunde Paluge oma meeskonnal järgmise 5 päeva jooksul kirja panna iga ülesanne, milleks kulub üle 30 minuti, kuid mida ei saa otse kliendile arveldada (või mis tundub madala väärtusega haldustööna). Otsige mustreid. Kas upute lepingute ülevaatamisse? Pakkumiste kirjutamisse? Andmesisestusse?
Samm 2: Valige üks peamine kitsaskoht Valige kõige valusam haldusülesanne ja võtke selle lahendamiseks kasutusele üks tehisintellekti tööriist. Kui probleemiks on koosoleku märkmed, võtke Fathom kogu meeskonnas kasutusele järgmisel nädalal. Tehke selle kasutamine 30 päevaks kohustuslikuks.
Samm 3: Defineerige oma väärtus uuesti (Raske osa) Siin toimub tõeline transformatsioon. Kui tehisintellekt hakkab säästma teie ettevõttele iga töötaja kohta 15–20 tundi nädalas, seisate strateegilise valiku ees.
Kui esitate arveid tunnipõhiselt, siis hakkab tehisintellekt teie tulusid kannibaliseerima. Te muutute uskumatult kiireks, arveldate vähem tunde ja teenite vähem raha. Te peate üle minema väärtuspõhisele või fikseeritud tasuga hinnakujundusele. Te ei müü enam oma aega; te müüte oma teadmisi ja tulemust. Tehisintellekt aitab teil lihtsalt selle tulemuse saavutada murdosaga teie varasematest sisemistest kuludest.
Praeguse hetke pakilisus
Tahan teile jätta selle mõtte. Üleminek AI-esikohal tegevustele ei tähenda pelgalt mõne naela säästmist halduspersonali arvelt. Küsimus on konkurentsis ellujäämises.
Just praegu ehitatakse nullist üles mõnda butiikagentuuri või advokaadibürood, millel puudub igasugune halduskoormus. Neil ei ole vaja maksta juristi abidele, lapsehoidja kombel valvata nooremkliendihaldureid ega kasutada ülepaisutatud iganenud tarkvara. Kuna nende üldkulud on fundamentaalselt madalamad, suudavad nad pakkuda teist madalamat hinda, saavutades samal ajal kiiremaid tulemusi ja säilitades tervislikumaid kasumimarginaale.
Teil on valdkonna teadmised, mida neil veel pole. Kuid kui soovite oma eelist säilitada, peate lahti laskma rutiinsest tööst. Võtke tööriistad kasutusele, andke oma ekspertidele võimalus olla lihtsalt eksperdid ja laske tehisintellektil hoolitseda ülejäänu eest.
Mis on see üks haldusülesanne, mida te ei tahaks enam kunagi teha? Alustame sellest.