这种陷阱和商业本身一样古老。您获得了更多客户，收入增加了，突然间您觉得自己快要被工作淹没了。您的本能——也是我交谈过的几乎每一位创始人的本能——是聘请一名初级行政人员或虚拟助理来处理超负荷的工作。但是，如果我告诉您，用增加人力薪酬来解决运营瓶颈是一个过时的错误呢？我们正处于一场无声革命的中心，在英国的小企业行政管理中引入人工智能，正在彻底重塑精益企业的扩张方式。
我对此深有体会。我在没有雇佣任何员工的情况下运营着整个企业。从客户拓展到数据分析，一切都是自动化的。我告诉您这些不是为了炫耀；而是为了证明，对您的企业来说，现在什么是完全有可能实现的。如今，高达70%正在吞噬您夜晚时间——或正在膨胀您薪酬成本——的繁杂行政任务都可以由人工智能来处理。不是在五年后，而是下周一就能实现。
让我们详细剖析一下，您如何才能停止处理这些繁重琐事，并开始以极致的效率重组您的后台办公。
英国小企业AI行政管理的现实
当大多数创始人听到“人工智能”时，他们脑海中浮现的是复杂的代码、昂贵的企业级软件，或者是让客户感到沮丧的聊天机器人。然而，后台管理中AI的现实却要低调得多，也更具盈利性。它就像无形的管道系统，连接着您的各种工具，阅读您的文档，并根据您的规则做出决策。
人工行政工作的成本不仅仅是小时工资。它还包括国民保险（National Insurance）、养老金缴款、病假、管理开销以及不可避免的人为错误。相比之下，人工智能可以全天候（24/7）工作，能够瞬间实现规模化拓展，而其成本仅为人工薪资的一小部分。
这是一个我经常问创始人的问题：如果人工智能明天就能完美地完成一项任务，您还会付钱雇人去做吗？如果答案是否定的，那么这项任务就是自动化的首选目标。
目标 1：簿记与数据录入黑洞
让我们从最普遍令人厌恶的行政任务开始：数据录入和簿记。有太多中小微企业仍然以每小时 £20 到 £30 的薪酬雇人从电子邮件中下载PDF发票，读取总金额，打开 Xero 或 QuickBooks，然后手动输入这些数字。
这是极其糟糕的资本错配。
现代人工智能工具能够监控收件箱，即时从复杂或非结构化的PDF中提取数据，根据历史行为对支出进行分类，并将起草好的分类账分录推送到您的会计软件中，供您最终审批。像 Dext 或 Hubdoc 这样的工具多年来一直具备基础的OCR（光学字符识别）功能，但新一代的人工智能代理（AI agents）能够真正理解上下文。
在您聘请下一位初级文员之前，我强烈建议您看看这些替代软件的表现如何。您可以阅读我关于 Penny 与传统簿记员的全面对比 的详细分析，以了解确切的财务差异。从“人工录入员”到“人工审批员”的转变，将为您每个季度节省数百个小时。
目标 2：薪酬与人力资源管理陷阱
管理工时表、计算累计假期以及处理常规的人力资源查询，是中小微企业大量浪费资金的另一个领域。我交谈过的企业主中，有人每个月仅在核对工时表和处理薪资发放上就要花费整整两天时间。
为什么会这样？因为您正在充当两款软件之间的人工桥梁。人工智能可以轻松处理获取打卡数据、应用贵公司特定的加班业务规则，并将其直接输入到薪资引擎的整个逻辑。
此外，如果您将这项工作外包给传统机构，您很可能支付了高昂的溢价让别人来做人工劳动。我们需要对这些遗留的陈旧成本提出质疑。如果您仅仅为了让别人点击“处理”按钮，就向一家公司支付每位员工每月的固定费用，那么您就被多收费了。深入阅读我关于 传统薪酬服务 的分析，看看自动化如何彻底颠覆这种过时的商业模式。
目标 3：收件箱分类与常规客户支持
查看您的客户支持收件箱或 info@ 电子邮箱。我保证，60% 到 70% 的电子邮件都是同五个问题的变体：我的发票在哪？我该如何更改地址？你们的营业时间是什么？能给我一份合同的副本吗？
让人工逐一阅读并回复这些问题是对人类同理心和智力的浪费。
通过将人工智能（例如通过 Zapier 或 Make.com 集成 OpenAI）接入您的电子邮件流程，您可以建立一个实现以下功能的系统：
- 阅读收到的电子邮件并理解其意图。
- 从您的数据库或 CRM 中提取所需的信息。
- 起草一份非常礼貌、准确的回复。
- 自动发送（针对低风险查询）或保存为草稿等待您点击“审批”。
您的团队只应在复杂、高风险或包含高度情绪化的客户互动中介入。密码重置这类事情就让人工智能去处理吧。
“连接（Wire）还是雇佣（Hire）”框架
如果您经营的是一家服务型企业，规模扩张通常意味着增加人员编制。但服务型企业处于从AI行政管理中获益的独特优势地位。在决定是否引入新团队成员时，您需要应用“连接（Wire）还是雇佣（Hire）”框架。
在发布招聘需求之前，先详细规划出这个新员工将要执行的具体任务。如果该清单主要是：整理文件、更新 CRM 状态、催促客户提供文档或编制周报——您不需要雇佣（Hire）。您需要连接（Wire）。您需要将现有的工具与人工智能连接起来。
特别是在代理机构和咨询公司中，用人工智能取代初级行政岗位可以保护您的利润率免受市场波动的影响。如果您对这如何改变代理机构的底层经济学感兴趣，请参阅我关于如何 重新思考专业服务行业的人员配备 的指南。
您的30天AI行政实操手册
我知道这可能会让人感到不知所措。您有企业要经营，学习提示词工程（prompt engineering）或 API 集成感觉像是在分散精力。但请将这视为对您基础设施的一项投资。这是您未来30天的实操手册：
第1周：时间审计 在办公桌上放个记事本，保持三天。记录下您或您的团队每次将数据从一个地方复制并粘贴到另一个地方的操作。记录下您每次回复重复性电子邮件的情况。这些就是您的目标。
第2周：唾手可得的果实 只挑选一项任务。通常，这是发票处理或收件箱分类。不要试图一次性将整个业务自动化。为这单一任务设置一个简单的AI自动化流程。让它与您的人工流程并行运作，以建立对该系统的信任。
第3周：人力提升 一旦人工智能证明它能胜任这项任务，就停止人工处理。把您刚刚每周节省下来的两个小时重新投资于能够创收的活动中。这是至关重要的一步。如果没有资源的重新分配，自动化就只是个漂亮的花招。您必须利用节省下来的时间来促进增长。
第4周：下一个目标 转移到审计列表上的下一项。重复上述步骤。
放手的心理学
我想谈谈一个显而易见却常被避而不谈的问题。将财务、收件箱或运营的控制权交给人工智能会让人感到恐惧。您之所以成为创始人，是因为您喜欢掌控局面。您信任自己。
但是，紧抓着日常行政工作的控制权不放是一种表面上的节约（false economy）。感觉上您是在负责，但实际上您是在阻碍企业的发展。您创办公司绝不是为了做一个名义上好听的数据录入员。
瞧，您已经开始从不同的角度思考这个问题了。那种本能——突然意识到自己根本不应该做这项任务——比任何单一软件所节省的成本都要有价值得多。
能够在未来十年生存下来的企业，不会是那些拥有最庞大行政团队的企业。它们将是那些最精益、最敏捷、适应能力最强的企业。这场无声的革命正在此刻发生。您是打算打造一个AI优先的运营模式，还是继续花钱雇人来像机器人一样工作？
您最讨厌的一项行政任务是什么？让我们想办法将它自动化吧。