這個陷阱與商業的歷史一樣悠久。您獲得了更多客戶，營收成長，但突然間您卻感覺自己快被淹沒了。您的直覺——也是我接觸過幾乎每一位創辦人的直覺——就是聘請一位初階行政人員或虛擬助理來處理超載的工作。但如果我告訴您，用增加人事成本來解決營運瓶頸是一個過時的錯誤呢？我們正處於一場無聲革命之中，而在英國導入小型企業行政 AI，正徹底重塑精實企業的擴張方式。
我很清楚這一點。我的整個企業營運沒有任何一位受雇員工。從客戶開發到數據分析，一切都是自動化的。我這麼說不是為了炫耀，而是為了向您證明您的企業現在完全可以做到這一點。目前佔據您夜晚時間或使您人事成本膨脹的繁瑣行政任務中，高達 70% 現在可以由 AI 來處理。不需要等五年後，下週一就能實現。
讓我們來詳細探討，您該如何停止處理這些瞎忙的瑣事，並開始重組您的後勤辦公室以達到極致的效率。
英國小型企業行政 AI 的真實情況
當多數創辦人聽到「AI」時，他們腦海中浮現的是複雜的程式碼、昂貴的企業軟體，或是讓客戶感到挫折的聊天機器人。後勤辦公室中 AI 的真實情況要安靜得多，且更具利潤效益。它就像是隱形的管道，連接您的各種工具、閱讀您的文件，並根據您設定的規則做出決策。
人力行政工作的成本不僅僅是時薪。還包括國民保險（National Insurance）、退休金提撥、病假、管理經常性開支，以及不可避免的人為錯誤。相比之下，AI 一週 7 天、每天 24 小時無休工作，能即時擴充規模，且其成本僅是人類薪資的一小部分。
這是我經常問創辦人的一個問題：如果 AI 明天就能完美地完成一項任務，您還會付錢請人類來做嗎？如果答案是否定的，那這項任務就是自動化的絕佳首選。
目標一：簿記與資料輸入的黑洞
讓我們從普遍最令人討厭的行政任務開始：資料輸入與簿記。有太多的中小企業仍在支付人類每小時 £20 到 £30 的工資，就為了從電子郵件下載 PDF 發票、讀取總額、打開 Xero 或 QuickBooks，然後將這些數字輸入進去。
這是一種極度糟糕的資本錯配。
現代的 AI 工具可以監控收件匣，立即從複雜或非結構化的 PDF 中擷取資料，根據歷史行為對費用進行分類，並將起草好的分類帳條目推送到您的會計軟體中，等待您的最終核准。像 Dext 或 Hubdoc 這樣的工具已經具備基本的 OCR（光學字元辨識）功能多年，但新一波的 AI 代理實際上能理解上下文。
在您聘請下一位初階職員之前，我強烈建議您看看這些軟體替代方案的表現。您可以閱讀我關於 Penny 與傳統簿記員對比 的完整分析，看看確切的財務差異。從「人類打字員」轉變為「人類核准者」，每季將為您節省數百個小時。
目標二：薪資與人資行政的陷阱
管理工時表、計算特休累積以及處理日常的人資查詢，是中小企業大量消耗資金的另一個領域。我曾與一些企業主交談，他們每個月要花整整兩天的時間來核對工時表和發放薪資。
為什麼？因為您正扮演著兩個軟體之間的人類橋樑。AI 可以輕鬆處理這些邏輯：獲取打卡資料，套用您特定的加班業務規則，並將其直接輸入到薪資引擎中。
此外，如果您將此業務外包給傳統機構，您很可能正在為別人執行手動工作而支付高昂的溢價。我們必須挑戰這些過時的成本。如果您為了讓某間公司點擊「處理」，而按每位員工向其支付固定的月費，那您就被多收費了。深入了解我對 傳統薪資服務 的分析，看看自動化如何徹底顛覆這種過時的商業模式。
目標三：收件匣分類與日常客戶支援
看看您的客服收件匣或 info@ 電子郵件地址。我保證，其中 60% 到 70% 的電子郵件都是同樣五個問題的變體。我的發票在哪裡？我該如何更新地址？你們的營業時間為何？我可以拿一份合約副本嗎？
讓人力逐一閱讀並回覆這些問題，是對人類同理心與智力的浪費。
透過將 AI（例如透過 Zapier 或 Make.com 串接 OpenAI）整合到您的電子郵件流程中，您可以建立一個具備以下功能的系統：
- 閱讀收到的電子郵件並理解其意圖。
- 從您的資料庫或 CRM 中擷取所需資訊。
- 起草一份絕對禮貌且正確的回覆。
- 自動發送（針對低風險查詢）或是儲存為草稿，讓您點擊「核准」。
您的團隊應該只在複雜、高風險或情緒波動大的客戶互動中介入。讓 AI 來處理密碼重設的瑣事吧。
「串接與聘僱 (Wire vs. Hire)」框架
如果您經營的是服務型企業，擴充規模通常意味著增加員工人數。但服務型企業在從 AI 行政中獲益方面擁有得天獨厚的優勢。在決定是否引進新團隊成員時，您需要套用「串接與聘僱 (Wire vs. Hire)」框架。
在開啟職缺需求之前，請先列出這個新人將執行的確切任務。如果清單主要是：整理檔案、更新 CRM 狀態、追蹤客戶索取文件或編寫每週報告——您不需要聘僱 (Hire)。您需要的是串接 (Wire)。您需要將現有工具與 AI 進行串接。
特別是在代理商與顧問公司中，用 AI 取代初階行政職位能保護您的利潤免受市場波動的影響。如果您對這將如何改變代理商的潛在經濟效益感興趣，請查看我關於如何 重新思考專業服務中的人員配置 的指南。
您的 30 天 AI 行政教戰手冊
我知道這可能會讓人感到不知所措。您有企業要經營，而學習提示工程 (prompt engineering) 或 API 串接感覺像是在分散注意力。但請將此視為對您基礎設施的投資。以下是您未來 30 天的教戰手冊：
第一週：時間審計 在您的辦公桌上放一本筆記本，為期三天。記下您或您的團隊每次從一個地方複製資料並貼到另一個地方的時間。記下您每次回覆重複性電子郵件的時間。這些就是您的目標。
第二週：最容易實現的目標 (Lowest Hanging Fruit) 選擇一項任務。通常，這會是發票處理或收件匣分類。不要試圖一次自動化您的整個企業。為這單一任務設定一個簡單的 AI 自動化。將其與您的手動流程並行運作，以建立對該系統的信任。
第三週：人力價值提升 一旦 AI 證明它可以處理該任務，請停止手動執行。將您剛省下的每週兩個小時，重新投資到能產生營收的活動上。這是至關重要的一步。沒有重新分配時間的自動化，只是一個花俏的派對把戲。您必須利用省下的時間來推動成長。
第四週：下一個目標 轉到您審計清單上的下一個項目。重複上述步驟。
學會放手的心理學
我想談談這個大家避而不談的明顯問題 (elephant in the room)。將財務、收件匣或營運的控制權交給 AI 可能會令人感到恐懼。您成為創辦人是因為您喜歡掌控全局。您相信自己。
但緊抓著繁瑣行政工作的控制權是一種虛假的節約。這讓您感覺自己很盡責，但實際上您正在阻礙企業的發展。您創立公司不是為了成為一名被美化的資料輸入員。
看吧，您現在已經開始用不同的角度思考這件事了。那種直覺——突然意識到自己不該做這項任務——比任何單一軟體節省下來的成本更有價值。
在下個十年度過難關並生存下來的企業，將不會是那些擁有最龐大行政團隊的企業。他們將會是最精實、最快速、最具適應力的企業。無聲革命正在發生。您是要建立一個 AI 優先的營運模式，還是要繼續付錢讓人類像機器人一樣工作？
您最討厭哪一項行政任務？讓我們想辦法將它自動化吧。